Dicas práticas para captação de patrocínios

Depois de realizar mais de 50 captações de patrocínio nos últimos 10 anos, alcançando um faturamento global superior a 2MM e em um ticket-médio de cotas por volta de R$ 40.000,00, vim aqui compartilhar as boas práticas para você que está pensando prospectar patrocínio para algum projeto, ONG, produto ou evento.

Vou preparar esse guia prático em 3 momentos:

I) Preparação: etapa de planejamento e arrumar a casa;

II) Prospecção: ir atrás dos patrocinadores;

III) Gestão do patrocínio: entregar o que foi prometido e se relacionar com os patrocinadores.

Preparação

Gosto de começar falando que captar patrocínio geralmente envolve um jogo de:

Relacionamento - você já conhecia os patrocinadores, eles já confiam e acompanham você e tudo será mais fácil para fechar;

ou

Audiência - o tamanho da sua base, potencial de impacto e exposição desse patrocinador com você chamará muita atenção;

Dessa forma, o meu maior aprendizado com patrocínio é que geralmente é um jogo de médio e longo-prazo, as negociações que eu tive sucesso foram porque eles já me conheciam de experiências anteriores ou já haviam recusado alguma proposta.

Foque sempre em toda atividade de prospecção criar o relacionamento porque cedo ou tarde você pode fechar com aquele patrocinador.

O que é importante você levantar durante a etapa de preparação:

- Criar material institucional: apresentação sucinta e direta de no máximo 20 slides sobre a empresa;

- Levantar cases e exemplos práticos de ativações ou experiências com outros clientes / patrocinadores;

- Criação da proposta de valor: o por que compensa eu estar nessa com você que eu não encontro em nenhum outro lugar?;

- Definir quais serão os entregáveis do patrocínio: ativação de marca, base de contatos, construção de conteúdo, experiências imersivas, campanhas de comunicação, plataformas, etc;

- Mapear 100 potenciais iniciais patrocinadores: dando preferências empresas que você já conheça e tenha algum contato ou conhecido;

- Criar um pipeline: faça uma gestão de funil em alguma plataforma ou planilha, acredito que 4 estágios são ótimos como, abertura de contato, apresentação de proposta, formalização, encerramento.

Preparados esses materiais, é importante você começar a treinar com conhecidos e pessoas da própria empresa. E ai chegou a hora de ir para prática.

Prospecção

Chegou o momento de você iniciar as aberturas de contatos. E as melhores formas de se fazer isso são:

- Indicação: de preferência sempre de pegar conhecidos e pedir uma ponte, uma introdução quente;

- LinkedIn: para maioria das captações, será o meio profissional mais efetivo para abrir contatos mandando mensagens, mas faça isso de forma personalizada e com parcimônia. Tente encontrar a melhor pessoa e fazer uma abordagem direcionada;

- Atuais clientes ou parceiros: eles mesmos podem ser fontes de indicações de oportunidades;

- Fazer um evento ou estudo sobre o tema para atrair interessados e já começar a qualificar melhor as oportunidades.

Com os contatos abertos, tente trabalhar sempre um número de 20 contatos abertos com retorno para ter 1 fechamento. Ai você vai saber a quantidade de aberturas que precisa fazer.

E outro passo importante, é você qualificar esses contatos, então reflita?

- Você está falando com a pessoa certa? O decisor importante;

- O contato tem interesse? Não tente empurrar algo que alguém não esteja afim;

- O contato tem dinheiro? Importante entender a viabilidade no orçamento;

- O patrocínio está no momento certo para o parceiro?

- O parceiro tem banda suficiente para apoiar o projeto?

- O patrocínio complementa uma estratégia maior e já definida do parceiro, sendo que será um complemento muito bom no portfólio atual?

A partir do momento que você qualifica o potencial patrocinador com base nessas perguntas, é a hora de conectar a sua solução com a real dor e necessidade que ele possui.

Dessa forma, é importante você entender quais são as principais expectativas do patrocinador, qual é a sua noção de sucesso e o porque esse projeto faz sentido.

E chega uma das horas mais decisivas, a apresentação final da proposta.

Minha recomendação é você não entrar de cara na reunião fazendo a mesma, procure amaciar bastante a carne, mas cuidado para não ficar dando muitas voltas. Tente ser objetivo, mas procure ir construindo e fazendo perguntas que vão ajudar no fechamento do patrocínio.

Durante a prospecção é importante você ir desenvolvendo interação, interesse e muito aprendizado.

A maioria dos patrocínios que dão certo é porque o patrocinador quer aprender algo com você. Ele quer ter acesso que atualmente não tem e você precisa ser a melhor forma para isso.

Procure usar o tempo da reunião com qualidade, respeite a agenda e o tempo estipulado.

O ano que eu tive mais sucesso prospectando patrocínio foi quando todos os prospects que recusaram no ano anterior toparam no ano seguinte. Com certeza, hoje eu focaria no relacionamento de médio-prazo.

E o que você pode inserir na proposta?

- Principais números e impacto da empresa

- O que é o patrocínio?

- Para quem serve?

- Por que precisamos de você?

- O que você receberá? (contra-partidas)

- Cases de aplicação

- Qual o cronograma?

- Quem é o time envolvido?

Envie a proposta por email posteriormente e tenha uma cadência de follow-ups semanais para verificar se evoluiu em algo.

Caso não avance, colete sempre o feedback do porque não foi possível viabilizar.

Tomar nãos vai fazer parte do processo, você só precisa ficar mais forte e motivado em melhorar. Uma porta nunca se fecha, sempre vai ficar lá para você voltar.

Dentro os principais motivos de recusa, você terá:

- Não temos orçamento: porque não se entendeu o real valor

- Não temos tempo disponível: porque já tem outros projetos com mais prioridade

- Não teremos os resultados que esperamos: porque não se entendeu os entregáveis e impactos

- Não temos o interesse: porque não se conectou com a dor do potencial patrocinador

- Não entendemos muito bem como funciona: porque o escopo não está bem definido

Você pode criar estratégias para contornar essas principais objeções ao longo da proposta. Como, por exemplo, parcelar o pagamento, usar palavras do potencial patrocinador na apresentação para conectar com a dor, mostrar como será a gestão do patrocínio para mostrar que não vai ter muito esforço envolvido.

E por fim, a última dica para prospecção: treine, treine, treine e treine.

É uma atividade que você nunca pode parar de aperfeiçoar. Procure sempre prospectar em duplas, porque uma pessoa pode te dar feedbacks muito ricos e no final do dia você vai querer mandar bem a partir do momento que tem alguém te acompanhando.

Procure sempre responder no máximo em 24h qualquer grande dúvida e demanda do potencial patrocinador que isso mostrará muito engajamento e comprometimento.

Gestão do patrocínio

Após o fechamento e comemorações, minha dica é você realizar um kickoff do patrocinador, fazendo algumas perguntas norteadoras:

- Qual é a sua noção de sucesso para esse projeto?

- Quais são os pontos de atenção que precisamos ter?

- Quem será o ponto focal de vocês?

- Quais são as principais necessidades que vocês possuem?

- O que poderia fazer esse projeto dar de errado?

Com base nisso, você pode criar um escopo e cronograma em alguma planilha e compartilhar uma pasta na nuvem para dar acesso às informações aos patrocinadores.

Procure definir uma cadência semanal ou quinzenal de acompanhamento do projeto e sempre trazendo os status.

Foque em fazer relatórios parciais ou finais da entrega pelo menos mensais para que os mesmos possam ser circulados internamente.

Sempre vá pegando feedbacks do patrocinador, ajustando a rota e procurando encantar o mesmo.

Recomendo que você tenha um responsável por atender aquele patrocinador e consiga ter uma dedicação para alcançar a noção de sucesso que ele estipulou.

Procure aplicar uma melhoria contínua, mostrar evolução e progresso.

De prioridade a pequenas entregas e parciais, validando ao longo do processo e evitando grandes surpresas apenas na entrega final.

Rode uma pesquisa de satisfação para mensurar a qualidade do serviço prestado e seja realmente um parceiro do patrocinador, fazendo com que o projeto em questão, ajude-o a alcançar os seus objetivos.

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