Existem, basicamente, três caminhos para quem precisa programar mensagens no WhatsApp: usar os recursos nativos do WhatsApp Business, apostar em aplicativos de terceiros ou, para quem busca escala, integrar uma API oficial a um CRM, como a plataforma da Pingback.
Cada um desses métodos tem seus prós e contras, indo desde uma solução mais simples e direta até uma automação completa e robusta.
Entendendo suas opções para programar mensagens no WhatsApp
A escolha do método ideal para agendar suas comunicações no WhatsApp depende totalmente do que você quer alcançar.
Para quem está começando, o próprio WhatsApp Business já quebra um galho, mas suas funções de agendamento são bem básicas. Já os aplicativos de terceiros oferecem um pouco mais de flexibilidade, mas é preciso ter cuidado — eles vêm com riscos de segurança e a possibilidade de violar os termos de serviço da plataforma, o que pode levar ao bloqueio da sua conta.
Por fim, a automação via API oficial é, sem dúvida, a solução mais profissional para escalar o marketing e as vendas. É aqui que o jogo muda. Essa abordagem permite uma integração profunda com os sistemas que você já usa, como seu CRM, garantindo personalização em massa, segurança total e conformidade com as regras do WhatsApp. Se você ainda não está familiarizado com o termo, vale a pena entender o que é uma API e o potencial que ela tem para transformar sua comunicação.
Para facilitar sua vida, montei uma tabela que resume tudo isso de forma bem direta.
Comparativo rápido dos métodos de agendamento
Esta tabela dá uma visão geral de cada abordagem, destacando a ferramenta usada, o principal ponto forte e a maior fraqueza. Assim, fica mais fácil decidir qual caminho faz mais sentido para o seu negócio.
| Método | Ferramenta | Vantagem | Limitação |
|---|---|---|---|
| Nativo | WhatsApp Business | Gratuito e oficial, ótimo para começar com mensagens de ausência e saudação. | Não permite agendar campanhas em massa ou com personalização avançada. |
| Apps de Terceiros | Extensões e Apps | Custo baixo e mais flexível para agendamentos simples e em maior quantidade. | Alto risco de ter a conta bloqueada e problemas de segurança com os dados. |
| API Oficial | Plataformas (Pingback) | Máxima escala, personalização de ponta e integração total com seu CRM. | Exige um investimento maior e uma plataforma parceira para funcionar. |
Depois de analisar a tabela, fica claro que a decisão vai depender do estágio do seu negócio.
Lembre-se, não existe um método "melhor" para todos. A escolha certa é aquela que se encaixa no seu volume de contatos, na complexidade das suas campanhas e, claro, no seu orçamento. Pense bem em cada opção antes de decidir.
Qual o melhor método para a sua necessidade?
Decidir como programar o envio de mensagens no WhatsApp não é só escolher um app. É uma decisão de negócio que vai definir o seu custo, a complexidade da sua operação e, o mais importante, o quanto você consegue crescer.
Cada método tem seu lugar ao sol. Entender qual deles se encaixa no seu momento atual é o primeiro passo para não ter dor de cabeça lá na frente.
Se você está só começando, o WhatsApp Business parece a escolha mais óbvia. É de graça, é oficial e quebra um galho com recursos como mensagens de saudação e ausência, que funcionam como agendamentos bem simples para situações específicas. O problema é que ele não foi feito para escalar. Campanhas para muitos contatos ou uma personalização mais profunda não são o seu forte.
Aí entram os aplicativos de terceiros. Geralmente são extensões de navegador ou apps que prometem agendar envios para vários contatos de uma vez. Onde mora o perigo? Eles operam numa área cinzenta, muitas vezes quebrando as regras do próprio WhatsApp. O risco de ter seu número banido é real, sem falar na segurança dos seus dados e dos seus clientes, que fica comprometida.
Custo, escala e personalização na prática
A coisa muda de figura quando a sua operação começa a exigir mais. Se a sua meta é integrar a comunicação com seu CRM, automatizar funis de venda ou nutrir leads com mensagens certas na hora certa, a única saída segura e profissional é a API oficial do WhatsApp. É essa a tecnologia por trás de plataformas como a Pingback.
Usar a API eleva o nível do jogo. Você não está mais só agendando uma mensagem; você está construindo um sistema de comunicação inteligente. A personalização vai a fundo, permitindo usar variáveis dinâmicas (como nome do cliente, produto de interesse ou em qual etapa da compra ele está) para que cada mensagem soe como uma conversa um a um.
A escalabilidade é outro mundo. Dá para programar envios para milhares de contatos de uma vez, sem o trabalho manual de criar listas de transmissão e sem correr o risco de bloqueios que as ferramentas não oficiais trazem. Pense na diferença entre um vendedor lembrando de mandar follow-ups na agenda e um sistema que dispara mensagens automaticamente quando um lead preenche um formulário no seu site.
A escolha do método define o teto do seu crescimento. Soluções básicas resolvem problemas imediatos, mas só uma abordagem profissional com a API permite que sua comunicação cresça junto com o seu negócio, sem abrir mão da segurança e da qualidade.
Cenários do dia a dia
Para ficar mais claro, vamos imaginar algumas situações reais:
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Um pequeno negócio local: Pense numa barbearia que precisa enviar lembretes de agendamento um dia antes. O WhatsApp Business, com um pouco de organização manual, dá conta do recado. O volume é baixo e a necessidade é pontual.
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Um e-commerce em crescimento: Uma loja virtual que quer recuperar carrinhos abandonados. Aqui, a API é fundamental. A automação pode ser configurada para disparar uma mensagem personalizada 2 horas depois que o cliente largou os produtos, talvez até com um cupom de desconto para dar um empurrãozinho.
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Uma equipe de vendas B2B: Vendedores que precisam fazer follow-up com centenas de leads. Com a API integrada ao CRM, é possível criar uma sequência de mensagens programadas (dia 1, dia 3, dia 7), que para de ser enviada assim que o lead responde.
Antes de fechar, vamos colocar tudo lado a lado para facilitar a sua decisão.
Comparativo detalhado de métodos de agendamento
Análise de recursos, custo e escalabilidade entre as diferentes abordagens.
| Método | Disponibilidade | Custo | Escalabilidade |
|---|---|---|---|
| WhatsApp Business | Gratuito | R$ 0 | Baixa. Ideal para pequenos volumes e comunicação 1 a 1. |
| Apps de Terceiros | Baixo custo inicial | Variável | Média, mas com alto risco de bloqueio e violação de termos. |
| API Oficial (via Pingback) | Planos escaláveis | Investimento | Alta. Feita para grandes volumes, automação e integrações. |
Cada opção tem seu valor, mas a API Oficial é, sem dúvida, o caminho para quem leva a comunicação a sério e pensa no futuro.
O WhatsApp é uma potência no Brasil, e entender isso reforça a importância de escolher a ferramenta certa. Pesquisas mostram que 97% dos usuários brasileiros usam o app todo dia, e a taxa de abertura das mensagens bate impressionantes 98% — muito acima de qualquer e-mail marketing. Esses números provam que agendar o envio para o momento certo não é um luxo, é uma necessidade para fisgar a atenção do cliente. Se quiser se aprofundar, você pode explorar mais sobre os hábitos de uso dos brasileiros e ver como isso pode guiar sua estratégia.
Como usar o WhatsApp Business para agendar mensagens
Para muita gente, o WhatsApp Business é o primeiro passo para colocar a comunicação com o cliente em ordem. Embora ele não tenha uma função direta para programar o envio de mensagens do WhatsApp para campanhas futuras, ele oferece algumas ferramentas que funcionam como um agendamento mais simples. É perfeito para quem está começando.
O segredo aqui é usar os recursos que o próprio aplicativo já oferece de forma inteligente. As mensagens de saudação e de ausência são os melhores exemplos. Você pode configurá-las para disparar automaticamente sempre que um cliente entra em contato pela primeira vez ou manda uma mensagem fora do seu horário de atendimento. Assim, ninguém fica sem resposta e você já causa uma boa primeira impressão.
Configurar é bem fácil. Tudo fica dentro das "Ferramentas comerciais" do aplicativo. Lá, você define o texto, escolhe quem vai receber (todos, apenas contatos novos, etc.) e determina o horário em que as mensagens de ausência devem ser ativadas.
Organize seus contatos com etiquetas
Para tirar o máximo proveito do WhatsApp Business, organização é a palavra-chave. E as etiquetas são suas maiores aliadas nesse processo. Com elas, você consegue categorizar seus contatos usando critérios que fazem sentido para o seu negócio.
Pense nas etiquetas como se fossem pastas coloridas para organizar suas conversas. Você pode criar categorias como:
- Novo Cliente: Para identificar quem acabou de chegar.
- Pagamento Pendente: Para quem precisa de um lembrete amigável de cobrança.
- Interesse no Produto X: Para separar leads por interesse específico.
- Pós-venda: Para clientes que já compraram e podem precisar de suporte ou um contato de acompanhamento.
Essa organização torna tudo mais fácil na hora de mandar uma mensagem para um grupo específico de pessoas, mesmo que o envio não seja automático. Você simplesmente filtra pela etiqueta e envia a mensagem de uma vez só, economizando um tempo precioso.
Aqui está um exemplo visual da interface que você encontrará, mostrando como ela é simples e focada nas necessidades de pequenas empresas.
A imagem deixa claro que o WhatsApp Business foi desenhado para ser intuitivo. Qualquer empreendedor consegue começar a usar suas ferramentas comerciais sem dor de cabeça.
As limitações que você precisa conhecer
Apesar de ser uma mão na roda, o aplicativo tem seus limites. A principal barreira é não poder agendar envios em massa para uma data e hora específicas. Por exemplo, se você está planejando uma campanha de Black Friday para a semana que vem, não existe uma forma de programar essa mensagem para ser disparada automaticamente para sua lista.
O WhatsApp Business é reativo, não proativo. Ele responde a uma ação do cliente (como uma primeira mensagem), mas não permite que você inicie conversas programadas para o futuro com múltiplos contatos.
Outro ponto importante é a gestão de modelos de mensagem. Para iniciar conversas ativamente (as "Message Templates", no jargão da API), você precisa de aprovação da Meta. No aplicativo Business, esse processo é bem mais limitado e burocrático, totalmente diferente da flexibilidade que plataformas integradas à API oficial oferecem.
Para as mensagens de ausência, por exemplo, você pode criar textos personalizados, mas lembre-se de mantê-los claros e úteis. Se estiver sem ideias, nosso guia com modelos de mensagens de ausência temporária pode ajudar a criar a sua.
Considerando o cenário global, com o WhatsApp ultrapassando 3,3 bilhões de usuários ativos, fica claro que é preciso ir além do básico. No Brasil, onde o app tem 99% de penetração entre os usuários de internet, programar mensagens de forma escalável não é mais um luxo, é uma necessidade para se manter competitivo. Para aproveitar essa base gigantesca de usuários, você vai precisar de mais do que as ferramentas nativas podem oferecer. O WhatsApp Business é um ótimo começo, mas para escalar de verdade, você vai precisar de mais poder de fogo.
Usando aplicativos de terceiros para agendar mensagens
Quando o WhatsApp Business começa a ficar pequeno para as suas necessidades, o próximo passo natural é olhar para aplicativos e extensões de terceiros. Essas ferramentas surgem com a promessa de resolver a grande limitação da versão Business: a impossibilidade de programar o envio de mensagens no WhatsApp para campanhas maiores.
Na prática, a maioria funciona como uma extensão no seu navegador, conectada diretamente ao seu WhatsApp Web. A ideia é bem simples: você escreve sua mensagem, escolhe os contatos ou grupos, e define o dia e a hora do envio. Para uma equipe de vendas com um volume moderado de leads, parece a solução ideal para agendar lembretes ou disparar uma pequena promoção sem o custo de uma API.
Só que essa conveniência toda tem seu preço – e os riscos não são pequenos.
O que você ganha e o que você arrisca com essas ferramentas
A grande vantagem, sem dúvida, é o custo. Muitas dessas ferramentas têm planos bem em conta ou até versões gratuitas que já quebram um galho para agendamentos básicos. Elas trazem uma camada de automação que o app nativo não entrega, como programar envios recorrentes ou para vários contatos de uma vez.
Mas vamos ao que importa: a desvantagem principal é a falta de segurança e conformidade. Por não serem soluções oficiais da Meta, elas atuam numa zona cinzenta das regras do WhatsApp.
A verdade nua e crua é esta: usar aplicativos não autorizados para automatizar disparos é um dos principais motivos de banimento de contas. Os algoritmos do WhatsApp são afiados para detectar atividades suspeitas, como o envio rápido de mensagens idênticas, e essas ferramentas são um prato cheio para acionar esses gatilhos.
Além de correr o risco de perder seu número de uma hora para outra, pense na segurança dos dados. Você está, essencialmente, entregando acesso às suas conversas e contatos a um software externo. Isso pode abrir brechas de privacidade sérias para o seu negócio e, pior, para os seus clientes.
Como escolher um app de forma mais segura (se você realmente precisar)
Se, mesmo com os alertas, você acredita que essa é a melhor saída para o seu momento atual, pelo menos tome alguns cuidados para minimizar os danos. Escolher a ferramenta certa exige uma boa pesquisa.
O que você precisa avaliar antes de contratar:
- Reputação e avaliações: Dê uma boa olhada no que outros usuários estão falando. Se encontrar várias reclamações sobre contas bloqueadas, fuja. É o maior sinal de perigo.
- Controle da velocidade de envio: As melhores ferramentas permitem que você configure um intervalo aleatório entre o envio de cada mensagem. Isso imita o comportamento humano e diminui bastante a chance de o WhatsApp te marcar como spam.
- Personalização das mensagens: Procure por apps que permitam usar variáveis, como
{{nome_do_contato}}. Isso torna cada mensagem única e ajuda a passar por baixo do radar dos algoritmos. Mensagens genéricas são um alvo fácil. - Política de dados clara: Leia a política de privacidade. Se a empresa não for transparente sobre como seus dados (e os dos seus clientes) são usados e armazenados, é melhor não arriscar.
É bom reforçar: mesmo que um aplicativo pareça mais seguro que outro, o risco de bloqueio ao usar uma solução não oficial nunca será zero. Para quem pensa em crescer de forma segura e sustentável, o caminho mais inteligente a longo prazo é explorar os melhores aplicativos de marketing que trabalham de maneira oficial e dentro das regras.
Automação avançada com a API da Pingback
Quando os métodos manuais ou as ferramentas mais simples já não dão conta do recado, é hora de subir de nível. Para empresas que buscam escalar, personalizar a comunicação e integrar o WhatsApp de verdade nas operações, a automação via API é o único caminho profissional e seguro. E é exatamente aqui que plataformas como a Pingback entram em cena.
Esqueça aquele trabalho manual de agendar mensagens uma por uma. Com uma API, você conecta o WhatsApp direto no seu CRM e outras ferramentas, criando um ecossistema de comunicação que pensa por você. Isso permite programar envios de mensagem no WhatsApp com base em ações específicas do usuário, tornando cada interação relevante e no tempo certo.
Configurando fluxos de automação que realmente funcionam
A verdadeira mágica da API está na automação baseada em gatilhos. Em vez de só definir dia e hora, você cria regras que disparam mensagens quando algo importante acontece. Isso transforma o WhatsApp numa ferramenta proativa, que trabalha para o seu negócio 24 horas por dia.
Na prática, com a Pingback, você pode configurar gatilhos como estes:
- Novo lead no CRM: Assim que um contato preenche um formulário no seu site, ele já pode receber uma mensagem de boas-vindas minutos depois. Simples e eficaz.
- Carrinho abandonado: Se um cliente deixa produtos no carrinho sem fechar a compra, uma automação pode enviar um lembrete amigável depois de algumas horas. É uma forma sutil de recuperar uma venda quase perdida.
- Cliente inativo: Para clientes que não compram há algum tempo, dá para programar uma campanha de reativação que dispara automaticamente após 90 dias de inatividade.
Essa abordagem baseada em eventos garante que suas mensagens cheguem no momento exato, quando o cliente está mais receptivo. E isso, claro, aumenta bastante as chances de conversão.
A API não serve só para enviar mensagens; ela serve para criar conversas inteligentes. A automação permite que você esteja presente em todos os momentos cruciais da jornada do cliente, sem precisar de intervenção manual a cada passo.
Um exemplo prático: nutrindo leads com a Pingback
Vamos imaginar um cenário bem comum: uma empresa de software que captura leads com um e-book. Com a API da Pingback integrada ao CRM, todo o fluxo de nutrição pode rodar no piloto automático.
Veja como o fluxo funcionaria:
- O gatilho: O usuário preenche o formulário para baixar o e-book. Ele acabou de entrar no seu funil.
- Primeira mensagem: Imediatamente, ele recebe uma mensagem no WhatsApp com o link para o material. O texto já vem personalizado: "Olá,
{{primeiro_nome}}! Aqui está o seu e-book sobre marketing digital. Aproveite a leitura!". - Segundo contato (2 dias depois): O sistema dispara uma mensagem programada perguntando se ele teve alguma dúvida sobre o conteúdo e oferecendo ajuda. Você mostra que se importa.
- Segmentação automática: Se o lead responde, ele é movido para um pipeline de "Leads Engajados" no CRM. Se não, continua no fluxo padrão. Sem esforço manual.
- Terceiro contato (5 dias depois): Apenas para os leads que engajaram, o sistema envia um convite exclusivo para um webinar sobre o tema do e-book.
Essa automação garante que cada lead receba a atenção certa, na hora certa. E o melhor é que, dentro da plataforma Pingback, você acompanha em tempo real as taxas de abertura, cliques e respostas, otimizando o fluxo para ter resultados cada vez melhores. Essa abordagem profissional é crucial para empresas que precisam de contas verificadas no WhatsApp para transmitir credibilidade em larga escala.
Os números no Brasil não mentem: o investimento em plataformas de automação se paga. O WhatsApp alcançou taxas de conversão até seis vezes maiores que o e-commerce, com 95,21% das interações digitais entre marcas e consumidores acontecendo no app. A taxa de conversão no WhatsApp varia entre 45% e 60%, um contraste enorme com os 2% a 5% de canais como e-mail. Programar sequências de follow-up automáticas pode, sem dúvida, acelerar o fechamento de muitos negócios. Se quiser se aprofundar nos dados do mercado brasileiro, confira os insights do Chat Commerce Report.
Como programar envios sem ser bloqueado ou marcado como spam
Agendar mensagens no WhatsApp é uma ferramenta poderosa, mas usá-la sem critério é a receita certa para o desastre. Já vi muitas empresas animadas com a automação acabarem com o número bloqueado e a reputação arranhada. A verdade é que a automação só funciona quando anda de mãos dadas com o bom senso.
Para que suas campanhas programadas realmente funcionem, o segredo é simples: trate cada contato como uma pessoa, não como um número numa lista. Ignorar as boas práticas não só coloca sua conta em risco, mas transforma suas mensagens de úteis para irritantes.
O pilar de tudo: consentimento explícito
A regra de ouro para programar envio de mensagem WhatsApp é esta: só fale com quem pediu para ouvir você. O famoso opt-in não é só uma formalidade, é a fundação de um relacionamento saudável. Comprar listas ou disparar mensagens para quem nunca interagiu com sua marca é o caminho mais curto para ser denunciado como spam.
Como conseguir essa permissão? Seja transparente. Use formulários no seu site, um pop-up bem pensado ou até um QR code na sua loja física. Deixe claro que, ao fornecer o número, a pessoa concorda em receber suas comunicações via WhatsApp.
Um fluxo de automação responsável sempre respeita essa lógica: começa com uma ação do cliente, passa por uma segmentação inteligente e só então a mensagem certa é enviada.
Veja, o envio é a última etapa. Antes dele, todo um trabalho de planejamento é feito para garantir que a mensagem seja relevante e bem-recebida.
Qualidade e relevância, não quantidade
Mesmo com a permissão em mãos, bombardear sua lista com mensagens genéricas é um erro fatal. A Meta monitora constantemente a qualidade do seu número de telefone (o quality rating). Se muitos usuários te bloqueiam ou denunciam, sua nota cai, o que leva a restrições e, no pior dos casos, ao bloqueio definitivo.
Para manter sua reputação em alta, o caminho é este:
- Segmente seu público: Nem todo mundo se interessa pela mesma coisa. Use as etiquetas do WhatsApp Business ou as ferramentas de segmentação de plataformas como a Pingback para direcionar ofertas e conteúdos apenas para o público certo.
- Personalize de verdade: Chame a pessoa pelo nome usando variáveis como
{{primeiro_nome}}. Mensagens que soam robóticas e genéricas são ignoradas e aumentam a chance de bloqueio. - Dê uma saída fácil: Sempre inclua uma opção clara para o usuário se descadastrar, como "Responda 'PARAR' se não quiser mais receber nossas novidades". Respeitar a decisão de quem quer sair é fundamental para a saúde da sua conta.
A automação não serve para enviar mais mensagens. Serve para enviar a mensagem certa, para a pessoa certa, na hora certa. O valor que você entrega em cada contato é o que protege sua conta e constrói a confiança do cliente.
Respeite os limites e as políticas da plataforma
O WhatsApp tem limites de quantas conversas uma conta pode iniciar em 24 horas, principalmente para números novos. Tentar disparar milhares de mensagens de uma vez é um alerta vermelho para a plataforma. Comece com volumes menores e vá aumentando aos poucos, conforme a qualidade do seu número melhora.
Além disso, ao usar a API oficial, todos os modelos de mensagem (Message Templates) precisam ser aprovados pela Meta antes do uso. Fuja de textos muito agressivos ou de conteúdo que viole as políticas comerciais. Mantenha a comunicação útil e direta para garantir que seus modelos passem pela aprovação sem dor de cabeça.
Dúvidas mais comuns sobre agendar mensagens no WhatsApp
Depois de mergulhar nos métodos e nas melhores práticas, é natural que algumas dúvidas ainda estejam no ar. Vamos direto ao ponto e responder às perguntas mais frequentes sobre como programar mensagens no WhatsApp, para que você possa automatizar sua comunicação sem dor de cabeça.
Dá pra agendar mensagens para vários contatos de graça?
Sim, mas é preciso ter muito cuidado. Existem ferramentas por aí, como extensões para navegador, que prometem fazer isso de graça. O problema é que elas não são oficiais e operam numa área cinzenta, o que pode violar os termos de serviço do WhatsApp. O risco de ter seu número banido usando essas soluções é bem alto.
Se você precisa de uma alternativa gratuita e 100% segura, o WhatsApp Business é o melhor começo. Ele não agenda mensagens em massa para uma data futura, mas oferece recursos como mensagens de saudação e ausência, que são uma forma de automação básica e totalmente permitida.
Qual a diferença entre lista de transmissão e mensagem programada?
A grande diferença está na automação e na personalização. A lista de transmissão é uma função manual do WhatsApp. Você cria a lista, escreve a mensagem e dispara na hora para todo mundo. Simples, mas com um detalhe crucial: a mensagem só chega para quem tem seu número salvo na agenda. É um envio em massa, mas sem agendamento e com essa barreira de entrega.
Já o envio programado via API, por outro lado, é totalmente automatizado. Você prepara a mensagem, escolhe o público e define o horário, e a plataforma cuida do resto. O melhor de tudo é que a entrega é garantida para qualquer pessoa que tenha autorizado o contato (opt-in), mesmo que ela não tenha seu número salvo.
Em resumo: a lista de transmissão é reativa e limitada. O agendamento via API, com uma plataforma como a Pingback, é proativo, escalável e infinitamente mais eficaz para qualquer estratégia de marketing ou vendas.
Como personalizar mensagens enviadas em grande escala?
Personalização é o que separa uma mensagem relevante de um spam. E com uma plataforma conectada à API oficial do WhatsApp, isso fica fácil. O segredo está no uso de variáveis dinâmicas, que são como "atalhos" que puxam informações direto do seu CRM ou da sua lista de contatos.
É bem simples de usar. Você pode inserir códigos como:
{{primeiro_nome}}para chamar cada cliente pelo nome.{{nome_do_produto}}para citar um item específico que ele viu.{{data_agendamento}}para confirmar uma data e hora.
Assim, mesmo disparando uma campanha para milhares de pessoas, cada mensagem parece única e pessoal. É essa capacidade de personalizar em escala que realmente diferencia o uso de uma API das tentativas de envios manuais.
Automatizar sua comunicação não precisa ser um bicho de sete cabeças. Com a Pingback, você integra seu WhatsApp a um CRM poderoso, cria automações inteligentes e lança campanhas personalizadas em minutos, tudo com segurança e dentro das regras. Veja como levar sua comunicação para o próximo nível sem perder o toque humano em https://pingback.com.
