Saber como fazer um bom follow up de vendas é, sem rodeios, o que separa os vendedores amadores dos profissionais. A grande verdade é que a maioria das vendas não acontece por acaso, mas também não se perde por acaso: elas morrem por falta de persistência.
O segredo não é só mandar uma mensagem ou fazer uma ligação. É manter uma conversa viva, que agrega valor a cada novo contato. Isso transforma o acompanhamento de uma simples tarefa para uma ferramenta estratégica que constrói confiança e, claro, fecha negócios.
A arte da persistência inteligente no follow up
Muitos vendedores confundem persistência com chatice. Por medo de parecerem insistentes demais, eles simplesmente desistem. E essa mentalidade custa caro, muito caro.
Um follow up bem executado não tem nada a ver com cobrar uma resposta. O objetivo é se manter presente, ser útil e mostrar que você realmente entendeu o que o lead precisa.
Pense como se fosse um relacionamento. Você não some depois do primeiro encontro, certo? Pelo contrário, você cultiva a conexão, mostra interesse e tenta oferecer algo de bom em cada conversa. Em vendas, a lógica é a mesma. Cada toque é uma chance de fortalecer o relacionamento e ajudar o cliente a avançar na jornada de compra.
O custo real de desistir cedo demais
Abandonar um lead antes da hora é, literalmente, deixar dinheiro na mesa. A realidade do nosso mercado, aqui no Brasil, mostra uma lacuna de oportunidade gigantesca.
Você sabia que 48% dos vendedores no Brasil simplesmente não fazem follow up? É um erro monumental, principalmente quando olhamos os números que provam que a persistência é o que decide o jogo. Estudos mostram que impressionantes 80% das vendas acontecem apenas entre o quinto e o décimo segundo contato. Para se aprofundar, vale a pena conferir os insights sobre o poder do acompanhamento em vendas no blog da DNA de Vendas.
Essa estatística revela uma verdade que pode ser um pouco dura: a maioria dos vendedores desiste exatamente no momento em que o lead está começando a levar a proposta a sério.
A jornada de fechamento: quando as vendas realmente acontecem
Esta tabela ilustra a porcentagem de vendas fechadas em cada etapa de contato, destacando a importância da persistência no processo de vendas.
| Número de Contatos | Porcentagem de Vendas Fechadas |
|---|---|
| 1º contato | 2% |
| 2º contato | 3% |
| 3º contato | 5% |
| 4º contato | 10% |
| 5º ao 12º contato | 80% |
Os dados são claros: a paciência e a estratégia de longo prazo são recompensadas. Desistir após a segunda ou terceira tentativa significa ignorar onde a grande maioria das oportunidades se concretiza.
O verdadeiro desafio do follow up não é ser o mais insistente, mas sim o mais relevante. Cada e-mail, ligação ou mensagem precisa ter um propósito claro que beneficie o cliente, não apenas o vendedor.
Entender essa dinâmica muda tudo. O acompanhamento deixa de ser uma tarefa chata e repetitiva e se torna sua arma mais poderosa para construir um funil de vendas saudável e previsível.
Mudando a mentalidade sobre o acompanhamento
Para dominar a arte do follow up, a primeira mudança tem que acontecer dentro de você. Esqueça a ideia de que está "incomodando". Adote a mentalidade de que você está "ajudando". Essa simples troca de perspectiva tem um impacto direto no tom e na qualidade de cada interação.
Veja como isso funciona na prática:
- De cobrança para consultoria: Em vez de perguntar "E aí, já decidiu?", que tal oferecer um novo insight? Mande um case de sucesso de um cliente do mesmo setor ou um artigo que tenha a ver com os desafios dele.
- De transação para relacionamento: O foco é entender os problemas do lead e mostrar como sua solução pode, de fato, resolver esses problemas.
- De monólogo para diálogo: Faça perguntas abertas, que puxam conversa e mostram que você está genuinamente interessado em ouvir.
Quando você adota essa abordagem, o follow up vira uma conversa contínua e cheia de valor. Você deixa de ser "só mais um vendedor" e se posiciona como um parceiro estratégico.
A base de tudo: como estruturar seu processo de follow up
Um bom follow up não começa no primeiro e-mail que você dispara. Ele começa muito antes, na organização da casa. Sem um plano bem definido, a gente acaba gastando uma energia danada com leads que nunca vão comprar, enquanto as oportunidades de ouro esfriam no pipeline.
Para fazer um follow up que realmente funciona, você precisa ter a resposta para três perguntas na ponta da língua antes mesmo de pensar em pegar o telefone: com quem eu vou falar? O que eu quero com essa conversa? E por que eu deveria falar com essa pessoa agora?
Separe o joio do trigo: segmentação com base no seu ICP
O primeiro passo é óbvio, mas muita gente pula: nem todo lead é igual. Tratar todo mundo da mesma forma é a receita certa para o fracasso. O jeito mais inteligente de começar é usar seu Perfil de Cliente Ideal (ICP) como um grande filtro.
Pense no ICP como a descrição daquela empresa que tira o máximo proveito da sua solução. Olhe para a sua base de contatos e comece a agrupar os leads usando critérios que fazem a diferença para o seu negócio.
- Setor: Quais indústrias costumam ter mais sucesso com o que você vende?
- Porte da empresa: Seu produto é para startups, PMEs ou gigantes do mercado?
- Localização: Você atende uma região específica? Onde estão seus melhores clientes?
- Tecnologias que eles usam: Eles já têm ferramentas que se integram ou complementam a sua?
Fazer essa segmentação inicial já coloca seu jogo em outro nível. Em vez de mandar aquela mensagem genérica, você consegue criar uma abordagem que fala diretamente sobre os problemas e as dores de cada grupo. Essa clareza é um dos pilares de um processo comercial organizado e que traz resultado.
É muito melhor ter um follow up super direcionado para um único lead que é a cara do seu ICP do que disparar dez e-mails genéricos para qualquer um. Lembre-se sempre: qualidade ganha de quantidade.
Foco no que importa: priorização com lead scoring
Depois de agrupar seus leads, é hora de decidir quem atacar primeiro. É aí que entra o lead scoring, um sistema de pontos que mostra quais contatos estão mais "quentes" e prontos para conversar. A lógica é simples: você dá pontos com base em quem o lead é e, mais importante ainda, no que ele faz.
Vamos ver um exemplo prático de como isso funciona:
| Ação do Lead | Pontos Atribuídos |
|---|---|
| Visitou a página de preços | +15 pontos |
| Baixou um e-book sobre um problema específico | +10 pontos |
| Abriu 3 e-mails da sua newsletter | +5 pontos |
| Pediu uma demonstração | +50 pontos |
| A empresa não tem nada a ver com seu ICP | -20 pontos |
Um lead que acumula uma pontuação alta (digamos, mais de 70 pontos) está basicamente gritando por atenção e precisa ser prioridade total para o time de vendas. O bom é que CRMs e outras ferramentas de automação fazem esse cálculo para você, garantindo que sua equipe foque em quem tem mais chance de virar cliente.
Tenha um objetivo claro para cada interação
Por último, mas não menos importante: cada ligação, e-mail ou mensagem de WhatsApp precisa ter um propósito. Ligar só para "saber se está tudo bem" não leva a lugar nenhum, só desperdiça o seu tempo e o do lead.
Antes de qualquer contato, pergunte a si mesmo: o que eu quero conseguir com isso?
Seu objetivo pode ser algo bem concreto, como:
- Marcar uma demonstração: "Olá, [Nome]! Vi que você baixou nosso guia sobre [assunto]. Que tal uma conversa de 15 minutos na terça-feira? Posso te mostrar na prática como nossa ferramenta resolve isso."
- Qualificar melhor o lead: "Para eu entender se a gente consegue te ajudar, você pode me contar qual é seu maior desafio hoje com [área]?"
- Avançar no processo: "Conforme combinamos, estou te enviando a proposta. Podemos marcar um papo rápido na quinta para eu tirar qualquer dúvida que aparecer?"
Com esses três pilares bem firmes — segmentação, priorização e objetivos claros — seu follow up deixa de ser algo feito no susto e se torna uma estratégia intencional. Você passa a saber exatamente com quem falar, quando falar e o que dizer. E isso, no final do dia, é o que vai te fazer fechar mais negócios.
Criando uma cadência de vendas multicanal que funciona
No mundo real das vendas, depender de um único canal para fazer follow up é como tentar pescar em alto mar com uma varinha de bambu.## Criando uma cadência de vendas multicanal que realmente funciona
No mundo real das vendas, depender de um único canal para fazer follow up é como pescar em alto mar com uma varinha de bambu. Simplesmente não funciona. Aquele lead que nunca abre seus e-mails pode ser super ativo no WhatsApp. O outro, que não atende o telefone, pode responder na hora a uma mensagem bem pensada.
O segredo, então, é criar uma cadência de vendas multicanal.
Pense nisso como um roteiro de comunicação inteligente. Uma cadência é uma sequência planejada de contatos, espalhados ao longo de um período, usando diferentes canais. O objetivo não é ser chato ou insistente, mas criar um fluxo de conversa natural que mantém sua marca na mente do lead, sem forçar a barra.
Este fluxo simplifica bem a ideia. Antes de sair disparando mensagens, o trabalho de casa é essencial.
Como o diagrama mostra, tudo começa com a estratégia: segmentar os leads, priorizar quem tem mais potencial e definir um objetivo claro para cada interação.
O papel de cada canal no seu jogo
Cada canal de comunicação tem sua própria "personalidade" e funciona melhor em momentos específicos. Entender isso é o que separa uma cadência amadora de uma profissional.
- E-mail: É o seu porto seguro. Ideal para o primeiro contato mais formal, para enviar propostas detalhadas, compartilhar cases de sucesso robustos ou materiais mais densos. É versátil e esperado no mundo dos negócios.
- WhatsApp: É o canal da agilidade e da proximidade. Com uma taxa de abertura que pode chegar a 98%, é perfeito para mensagens rápidas, lembretes de reunião, ou aquele "oi" rápido depois de uma ligação. A regra de ouro aqui é o bom senso para não parecer invasivo.
- Ligação: Nada supera a conexão humana de uma boa conversa. É insubstituível para qualificar um lead a fundo, tirar dúvidas complexas, negociar e, principalmente, construir um relacionamento de confiança.
Juntar esses canais de forma inteligente e fluida é o que chamamos de abordagem omnichannel. O lead não deve sentir que está falando com "o vendedor do e-mail" e "o vendedor do WhatsApp", mas sim com uma única pessoa que o ajuda por onde for mais conveniente. Se quiser se aprofundar no assunto, temos um guia completo que mostra como uma estratégia omnichannel pode turbinar seus resultados.
Desenhando sua cadência na prática
Não existe uma fórmula mágica que sirva para todas as empresas. O segredo é ter um ponto de partida sólido e ir adaptando para o seu público. O mais importante é dosar a persistência, dando tempo para o lead respirar entre um contato e outro.
Para te dar uma ideia de como isso funciona na prática, montei um exemplo de cadência mista para os primeiros 10 dias com um lead qualificado.
Modelo de cadência de follow up para 10 dias
Um exemplo prático de cronograma multicanal para guiar seus esforços de follow up, combinando diferentes pontos de contato de forma estratégica.
| Dia | Canal de Contato | Objetivo da Ação |
|---|---|---|
| Dia 1 | Apresentação e entrega de valor inicial, conectando com a dor do lead. | |
| Dia 3 | Ligação | Primeira tentativa de conexão real para qualificar e entender o cenário. |
| Dia 4 | Envio de um case de sucesso relevante, mostrando prova social. | |
| Dia 6 | Mensagem curta e pessoal: "Oi, viu o case que te mandei?". | |
| Dia 8 | Ligação | Segunda tentativa, talvez em um horário diferente. Persistência inteligente. |
| Dia 10 | Envio de um conteúdo útil (artigo, guia) sem pedir nada em troca. |
Este modelo é um guia, não uma regra inflexível. O contexto do seu negócio e o comportamento do seu lead devem sempre ditar os próximos passos.
O melhor de ter uma cadência bem estruturada é que ela acaba com a ansiedade do "e agora, o que eu faço?". Você não precisa mais inventar a roda a cada follow up. O próximo passo já está definido, liberando sua energia para o que realmente importa: personalizar a mensagem e criar uma conexão genuína.
Scripts e templates para te inspirar
Uma cadência só funciona se a mensagem for boa. Ninguém gosta de receber texto de robô. Aqui vão alguns pontos de partida para você adaptar.
Exemplo de E-mail (Dia 1)
Assunto: Uma ideia sobre [Desafio do Lead]
"Olá, [Nome do Lead],
Vi que você baixou nosso guia sobre [tópico]. Dei uma olhada no site de vocês e, atuando no setor de [setor do lead], imagino que [desafio comum] seja um tema recorrente por aí.
Ajudamos empresas como a [Nome de um Cliente Similar] a resolver exatamente isso. Você teria 15 minutos na terça ou quinta para eu te mostrar como fizemos?
Abraço,"
Exemplo de Mensagem de WhatsApp (Dia 6)
"Oi, [Nome do Lead], tudo bem? Aqui é [Seu Nome] da [Sua Empresa]. Te enviei um e-mail há uns dias com um case bem legal de um cliente nosso. Acho que faz todo o sentido para o que vocês buscam. Quando puder, dá uma olhada lá! Abraço!"
Lembre-se: a alma de um bom follow up é ser consistentemente útil. Varie os canais, personalize a mensagem e, acima de tudo, foque em agregar valor real a cada novo contato.
Use a tecnologia a seu favor para escalar o follow up
Tentar fazer o acompanhamento de dezenas, ou até centenas, de leads na mão é a receita certa para o fracasso. Fica simplesmente impossível manter a personalização e a consistência quando tudo depende da sua memória ou de planilhas gigantes. A verdade é que a tecnologia é a sua maior aliada para escalar o processo de como fazer follow up de vendas de um jeito inteligente.
O ponto aqui não é substituir o vendedor, mas sim dar superpoderes a ele. A ideia é automatizar as tarefas repetitivas para que a equipe possa focar no que realmente importa: as conversas que fecham negócios.
O seu CRM é o cérebro da operação
Um bom sistema de CRM (Customer Relationship Management) é o ponto de partida de tudo. É ele que vai centralizar cada pedacinho de informação dos seus leads, desde o primeiro "oi" até o contrato assinado. Em vez de se perder em anotações espalhadas, você tem um histórico completo de cada interação, não importa o canal.
Com um CRM como o da Pingback, por exemplo, você consegue configurar lembretes automáticos. Se um lead não responde a um e-mail em três dias, o sistema já cria uma tarefa para o vendedor ligar. Simples assim. Isso garante que nenhum contato quente seja esquecido no limbo do seu funil.
Fora isso, a organização do pipeline fica muito mais visual e intuitiva. Você arrasta os leads entre as etapas (Qualificação, Proposta, Negociação) e tem uma visão clara de onde precisa focar sua energia a cada dia.
A automação não existe para desumanizar o contato. Pelo contrário, ela existe para garantir que o contato humano aconteça na hora certa. Ela elimina o trabalho braçal e libera o vendedor para ser estratégico e pessoal quando realmente faz a diferença.
Crie fluxos de automação que trabalham por você
A verdadeira mágica começa quando você cria fluxos de automação que reagem ao comportamento do lead. Isso significa que suas ações de follow up são disparadas por gatilhos específicos, garantindo um contato relevante e no timing perfeito.
Vamos a um exemplo prático. Imagine que um lead visitou sua página de preços pela segunda vez. Em vez de esperar que um vendedor perceba isso por sorte, você pode ter um fluxo que:
- Aumenta a pontuação do lead (lead scoring): O sistema entende essa ação como um sinal claro de alto interesse.
- Notifica o vendedor responsável: O vendedor recebe um alerta na mesma hora para priorizar esse contato.
- Envia um e-mail personalizado: Um e-mail automático pode ser disparado, algo como: "Olá, [Nome]! Vi que você estava dando uma olhada nos nossos planos. Que tal conversarmos por 15 minutos para eu te ajudar a entender qual se encaixa melhor para você?".
Outro fluxo clássico é o e-mail de "término". Depois de uma sequência de 5 ou 6 contatos sem resposta, o sistema pode enviar um último e-mail avisando que, para não incomodar, este será o último contato. Pode parecer contra-intuitivo, mas essa tática costuma gerar muitas respostas de quem estava apenas adiando a decisão.
Usar as ferramentas certas é o que vai permitir que você construa essa máquina. Se você quer entender melhor como integrar marketing e vendas de forma eficiente, nosso guia sobre automação de marketing e vendas tem um roteiro completo.
No fim das contas, automatizar seu follow up não é um luxo, é uma necessidade para qualquer empresa que quer crescer. Você ganha escala, consistência e, o mais importante, libera seu time para fazer o que eles fazem de melhor: construir relacionamentos e fechar mais vendas.
Medir e otimizar: a chave para um follow up que realmente funciona
Vamos ser sinceros: um processo de follow up, por mais caprichado que seja no papel, é só um tiro no escuro se não for guiado por dados. Aquela velha máxima "o que não se mede, não se gerencia" é a pura verdade aqui. Sem analisar o que está acontecendo, você está apenas seguindo um roteiro, torcendo para dar certo.
O objetivo é simples: trocar o "eu acho que isso funciona" pelo "eu sei que isso funciona, e os números provam". Quando você mede cada passo da sua cadência, fica fácil encontrar os gargalos, descobrir o que realmente chama a atenção dos leads e, o mais importante, tornar suas vendas mais previsíveis.
As métricas que você precisa ter na ponta do lápis
Deixe as métricas de vaidade de lado. Para realmente otimizar seu processo, o foco deve ser nos indicadores que mostram o impacto real das suas ações no resultado final. Uma taxa de abertura de e-mails nas alturas não significa nada se ninguém responde ou avança na conversa.
Fique de olho nestes KPIs:
- Taxa de Resposta: Simples e direto. Qual a porcentagem de leads que de fato responde a um e-mail, mensagem ou ligação? Se essa taxa estiver baixa, pode ser um sinal de que sua mensagem não está conectando ou o canal escolhido não é o ideal para aquele público.
- Tentativas de Contato por Venda: Na prática, quantos "toques" (e-mails, ligações, etc.) você precisa fazer, em média, para fechar um negócio? Esse número é o seu termômetro para saber se sua cadência está muito curta ou longa demais.
- Tempo do Ciclo de Vendas: Do primeiro "oi" ao "contrato assinado", quanto tempo se passa? Acompanhar essa métrica ajuda a entender se suas ações de follow up estão, de fato, acelerando o processo.
Claro, existem outras métricas para vendas que completam o cenário, como a conversão em cada etapa do funil e quantos leads retornam o contato por conta própria. Se quiser se aprofundar, nosso guia completo sobre as principais métricas para vendas e como analisá-las é um ótimo ponto de partida.
Analisar dados não é sobre achar culpados para o que deu errado. É sobre encontrar o que funciona e fazer mais daquilo. Cada número é uma pista valiosa sobre o comportamento do seu cliente.
Testar, aprender e ajustar o rumo sem parar
Coletar dados é só o primeiro passo. A mágica acontece quando você usa esses insights para testar novas abordagens em um ciclo constante de melhoria. É aqui que os testes A/B viram seus melhores aliados.
E dá pra testar praticamente tudo:
- Assuntos de e-mail: "Uma ideia para a [Empresa]" contra "Ajuda com [Desafio]".
- CTAs (Chamadas para Ação): "Agende uma demo" versus "Que tal 15 min para um bate-papo?".
- Intervalos entre contatos: Esperar 2 dias ou 4 dias para o próximo toque?
Criar essa disciplina de rodar pequenos testes e agir com base nos resultados é o que transforma um bom processo de follow up em um processo espetacular. A persistência, aliás, é um fator crucial, principalmente no mercado brasileiro. Um dado da Thunderbit que sempre me chama a atenção é que 80% das vendas B2B precisam de 5 a 12 contatos para acontecer.
O problema? Pasme: 92% dos vendedores desistem depois de apenas 4 tentativas. Isso deixa claro que, sem medir e entender a necessidade de ser persistente (e inteligente), a grande maioria das oportunidades é simplesmente deixada na mesa.
Dúvidas comuns sobre o follow up de vendas
Mesmo com um processo bem alinhado, as dúvidas do dia a dia sempre aparecem. É normal. Por isso, separei aqui as perguntas mais comuns que escuto e as respostas diretas que costumo dar.
Com que frequência devo entrar em contato?
Não existe uma fórmula mágica, mas uma boa prática é começar com um intervalo de 2 a 3 dias entre os primeiros contatos. Se o lead não responder, você vai aumentando esse espaçamento aos poucos.
Agora, se o lead está superengajado, visitando sua página de preços ou baixando um material, aí sim vale a pena ser mais próximo. O segredo é sempre agregar valor a cada toque. Ninguém gosta de receber um e-mail de "e aí, já decidiu?". Em vez disso, envie um insight novo, um case de sucesso que tenha a ver com o negócio dele ou um conteúdo útil.
O que fazer quando um cliente simplesmente não responde?
Silêncio total. Acontece. Depois de umas 4 ou 5 tentativas em canais diferentes (e-mail, WhatsApp, telefone) sem nenhum retorno, a melhor saída é o que chamamos de "e-mail de término".
É uma cartada final, mas que funciona muito bem. Você simplesmente avisa, de forma educada, que aquele será seu último contato para não lotar a caixa de entrada da pessoa. Isso cria um senso de urgência e, acredite, muitas vezes é o que faz o lead responder.
Pode ser algo simples como: "Olá [Nome], tentei falar com você algumas vezes, mas não tive sucesso. Para não te incomodar, este será meu último e-mail. Se ainda tiver interesse em [solução], é só me responder aqui."
A virada de chave acontece quando você para de pensar "eu quero vender" e começa a pensar "eu quero ajudar". Sua persistência deixa de ser vista como insistência e passa a ser percebida como consultoria.
Qual a melhor ferramenta para não me perder no follow up?
Pra ontem: um bom CRM (Customer Relationship Management). Tentar gerenciar isso em planilhas é a receita para o caos e para perder oportunidades.
Ferramentas como o CRM nativo da Pingback são essenciais para escalar. Elas automatizam o envio de e-mails, agendam lembretes para você não esquecer de ligar e te dão uma visão clara de onde cada negociação está.
É o que garante que nenhum lead seja esquecido no limbo e, de quebra, ainda te entrega dados para você entender o que está funcionando e otimizar seu processo.
A Pingback tem uma plataforma completa que une automação de marketing, WhatsApp e um CRM nativo, tudo pensado para simplificar e escalar seu processo de vendas. Comece a usar gratuitamente e transforme seu follow up.
