A timesheet \u00e9 uma ferramenta usada h\u00e1 muito tempo com esse prop\u00f3sito. No s\u00e9culo 19, quando sequer sonh\u00e1vamos com a digitaliza\u00e7\u00e3o de processos, esse modelo j\u00e1 era utilizado pela maioria das empresas em todo o mundo. <\/p>\n\n\n\n
Na \u00e9poca, claro, tratava-se de uma folha de papel especificando tarefas, cargas hor\u00e1rias<\/a> e outras atividades dos colaboradores<\/a>, que as preenchiam a cada dia de trabalho.<\/p>\n\n\n\n Mas como o timesheet \u00e9 usado atualmente?<\/strong> Ao longo deste artigo, vamos nos aprofundar em seu conceito e objetivos. Explicaremos como a ferramenta funciona, mostraremos suas vantagens e indicaremos algumas pr\u00e1ticas para sua melhor utiliza\u00e7\u00e3o. Confira!<\/p>\n\n\n\n Timesheet \u00e9 um sistema que tem como finalidade melhorar a gest\u00e3o de tempo ao registrar o tempo gasto para realizar determinada atividade. O termo tem o sentido de \u201cfolha de horas trabalhadas\u201d, no qual \u00e9 contabilizada as horas laborais dos profissionais em um projeto ou tarefa.<\/p>\n\n\n\n Provavelmente, a oferta de um servi\u00e7o \u00e9 realizada utilizando mais de uma m\u00e3o de obra. Por isso, \u00e9 necess\u00e1rio efetuar a an\u00e1lise de todos os funcion\u00e1rios envolvidos para obter um controle mais eficaz do fluxo de trabalho<\/a> da empresa, al\u00e9m, \u00e9 claro, dos demais custos, como \u00e1gua, frete, entre outros.<\/p>\n\n\n\n<!–[if lte IE 8]> No ambiente corporativo, os principais objetivos da timesheet t\u00eam liga\u00e7\u00e3o com recursos humanos, gest\u00e3o de projetos e contabilidade<\/strong>. Ela funciona como uma database que re\u00fane todas as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias sobre o fluxo de trabalho dentro da empresa. Dessa maneira, fica f\u00e1cil determinar a quantia a ser recebida por cada funcion\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n Essa caracter\u00edstica n\u00e3o \u00e9 unilateral. Assim como ajuda os gestores a calcular quest\u00f5es de contabilidade, providencia ao colaborador uma prova concreta da quantidade de horas trabalhadas. Al\u00e9m disso, sua equipe pode registrar o tempo gasto em cada projeto em que est\u00e1 inclu\u00edda, facilitando a pr\u00f3pria organiza\u00e7\u00e3o e fornecendo insights valiosos para os gestores.<\/p>\n\n\n\n Com esses registros, os gestores de projeto t\u00eam acesso a todos os dados necess\u00e1rios para avaliar a produtividade<\/a> de cada colaborador ou equipe. Assim, \u00e9 poss\u00edvel realizar ajustes a fim de melhorar o gerenciamento de projetos. <\/strong>Se um time gasta tempo demais em uma atividade que deveria ser conclu\u00edda brevemente, algo n\u00e3o est\u00e1 funcionando de maneira eficiente.<\/p>\n\n\n\n Para o setor de recursos humanos, as informa\u00e7\u00f5es registradas nas timesheets s\u00e3o fundamentais. Com elas, o controle individual das a\u00e7\u00f5es de cada funcion\u00e1rio fica facilitado. \u00c9 poss\u00edvel acessar rapidamente informa\u00e7\u00f5es como a quantidade de folgas, os dias de f\u00e9rias e at\u00e9 os intervalos feitos por cada integrante da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Timesheet \u00e9 um sistema que tem como finalidade melhorar a gest\u00e3o de tempo ao registrar o tempo gasto para realizar determinada atividade. O termo tem o sentido de \u201cfolha de horas trabalhadas\u201d, no qual \u00e9 contabilizada as horas laborais dos profissionais em um projeto ou tarefa.<\/p>\n\n\n\n Provavelmente, a oferta de um servi\u00e7o \u00e9 realizada utilizando mais de uma m\u00e3o de obra. Por isso, \u00e9 necess\u00e1rio efetuar a an\u00e1lise de todos os funcion\u00e1rios envolvidos para obter um controle mais eficaz do fluxo de trabalho<\/a> da empresa, al\u00e9m, \u00e9 claro, dos demais custos, como \u00e1gua, frete, entre outros.<\/p>\n\n\n\n A utiliza\u00e7\u00e3o da ferramenta por parte das empresas prestadoras de servi\u00e7os \u00e9 imprescind\u00edvel, visto que \u00e9 por meio dela que \u00e9 mantido o controle e realizada uma administra\u00e7\u00e3o baseada em dados, e n\u00e3o em \u201cachismos\u201d. Mas, al\u00e9m disso, existem outros bons motivos para que todo gestor se beneficie desse mecanismo. Conhe\u00e7a, a seguir, quais s\u00e3o eles.<\/p>\n\n\n\n Empresas prestadoras de servi\u00e7os, de forma geral, t\u00eam dificuldades de precificar<\/strong><\/a> e estimar o custo de um trabalho e de definir, ent\u00e3o, o lucro exato. Isso porque n\u00e3o necessariamente elas precisam investir em recursos materiais, mas, com certeza, despendem de receita para recursos humanos, o que \u00e9 dif\u00edcil de ser mensurado em reais.<\/p>\n\n\n\n Por\u00e9m, com esse m\u00e9todo, \u00e9 perfeitamente poss\u00edvel calcular e estimar um servi\u00e7o baseado em dados. Isso\u00a0acontece, pois\u00a0a ferramenta\u00a0oferece todos os recursos indispens\u00e1veis para a precifica\u00e7\u00e3o de um servi\u00e7o.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Com esse meio, \u00e9 poss\u00edvel compreender quais s\u00e3o os colaboradores mais produtivos<\/a>, quais t\u00eam a melhor rela\u00e7\u00e3o custo x benef\u00edcio, quais n\u00e3o est\u00e3o se pagando (recebendo mais do que produzem) etc.<\/p>\n\n\n\n Em um cen\u00e1rio inst\u00e1vel, em que a todo momento s\u00e3o realizados ajustes no quadro de profissionais de todos os departamentos, entender quais s\u00e3o os que conquistam maior receita para a empresa \u00e9 fator determinante para o gestor administrar o empreendimento de forma eficaz.<\/p>\n\n\n\n Com esse m\u00e9todo, \u00e9 poss\u00edvel realizar precifica\u00e7\u00f5es baseadas em dados. O gestor, ou profissional que estima o custo e o lucro de um determinado servi\u00e7o, tem clara certeza do real custo de um servi\u00e7o \u2014 caso tenha hist\u00f3rico para ofertas similares \u2014 e a capacidade de estimar um lucro real.<\/p>\n\n\n\n Com base nos dados gerados pelo mecanismo, o l\u00edder de uma equipe pode tomar decis\u00f5es mais acertadas <\/strong>sobre o gasto de tempo e sobre os recursos financeiros envolvidos na realiza\u00e7\u00e3o de um ou mais projetos. Isso permite priorizar atividades consideradas essenciais e estrat\u00e9gicas, al\u00e9m de redimensionar e redistribuir o tempo a ser gasto em cada etapa.<\/p>\n\n\n\n Um software de gest\u00e3o de projetos<\/a> com uma ferramenta pr\u00f3pria para isso, possibilita incluir dados em rela\u00e7\u00e3o a eventos futuros com anteced\u00eancia. Dessa forma, \u00e9 poss\u00edvel programar o tempo para reuni\u00f5es, execu\u00e7\u00e3o de trabalhos, f\u00e9rias e outros compromissos com anteced\u00eancia, facilitando o planejamento<\/strong><\/a> de atividades.<\/p>\n\n\n\n Tudo para que ele realmente mostre em que momento voc\u00ea e sua equipe estar\u00e3o dispon\u00edveis para novos projetos. Ali\u00e1s, muitas ferramentas permitem o compartilhamento dessa solu\u00e7\u00e3o com os integrantes de um time de colaboradores de um projeto. Isso possibilita, por exemplo, que todos saibam quando seus colegas est\u00e3o dispon\u00edveis para reuni\u00f5es ou visitas a clientes.<\/p>\n\n\n\n O c\u00e1lculo incorreto das horas trabalhadas nas fases de um projeto ou em um trabalho por completo pode acarretar a cobran\u00e7a de um valor inferior ao que se deveria \u2014 pior ainda se ele consumir mais recursos do que o previsto.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, uma produtividade<\/a> inferior ao estipulado por conta de algum transtorno tamb\u00e9m pode gerar a necessidade de mais tempo para a execu\u00e7\u00e3o e entrega de um servi\u00e7o que, em tese, era para ser realizado em menos horas de trabalho. Tudo isso gera gasto de tempo e tem chances de significar menor retorno financeiro.<\/p>\n\n\n\n Como esses sistemas t\u00eam como funcionalidade principal permitir um gerenciamento de tempo mais eficaz<\/strong>, \u00e9 poss\u00edvel prevenir esses problemas. Afinal, essas ferramentas contabilizam o tempo empregado pelos profissionais na execu\u00e7\u00e3o de suas atividades.<\/p>\n\n\n\n Elas permitem, ainda, administrar de forma mais eficiente os per\u00edodos de trabalho, pois ajuda na verifica\u00e7\u00e3o e identifica\u00e7\u00e3o das fun\u00e7\u00f5es e procedimentos que mais tomam horas de empenho. Gra\u00e7as a isso, fica mais f\u00e1cil lidar com elas e economizar per\u00edodos de trabalho.<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, d\u00e1 para descobrir quais atividades s\u00e3o mais bem executadas de manh\u00e3 ou de tarde, quais profissionais s\u00e3o mais eficientes com tarefas espec\u00edficas, que demandas \u201ccomem tempo\u201d mesmo sendo desnecess\u00e1rias, etc.<\/p>\n\n\n\n Como visto, os dados proporcionados por meio dessa ferramenta colaboram na otimiza\u00e7\u00e3o do gerenciamento do tempo. Gra\u00e7as ao compartilhamento das informa\u00e7\u00f5es referentes \u00e0s horas trabalhadas de cada colaborador, d\u00e1 para saber em que per\u00edodo do dia o tempo \u00e9 mal utilizado ou desperdi\u00e7ado e por que raz\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Tal recurso ajuda o l\u00edder na identifica\u00e7\u00e3o de falhas, erros e inefici\u00eancias na realiza\u00e7\u00e3o do projeto, al\u00e9m de contribuir para que cada colaborador consiga aprimorar a execu\u00e7\u00e3o de suas atribui\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n De certo modo, \u00e9 poss\u00edvel verificar at\u00e9 a\u00e7\u00f5es consideradas simples ou irrelevantes, mas que tomam tempo. Entre elas, os minutos gastos com telefonemas equivocados, as horas tentando resolver falhas em sistemas que deveriam ser corrigidos por profissionais da \u00e1rea de TI, os per\u00edodos de interrup\u00e7\u00e3o em atividades que dependam de outras equipes, etc.<\/p>\n\n\n\n Por exemplo, aquele colega mais lento em uma tarefa espec\u00edfica poder\u00e1 solicitar dicas a algu\u00e9m que \u00e9 mais r\u00e1pido na mesma categoria de atividade. Algu\u00e9m que fa\u00e7a um procedimento com mais qualidade conseguir\u00e1 instruir os demais a como conseguir esse mesmo n\u00edvel em suas atribui\u00e7\u00f5es equivalentes e por a\u00ed vai. As possibilidades de aprimoramento e melhor emprego do tempo s\u00e3o ampliadas pelo seu uso.<\/p>\n\n\n\n Com tantas vantagens para sua empresa, esse modelo deve ser complicado de implementar, correto? Errado! Gra\u00e7as a softwares especializados e t\u00e9cnicas cada vez mais eficientes, adotar as timesheets para otimiza\u00e7\u00e3o de processos \u00e9, na verdade, um procedimento bem simples<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Em uma tabela preestabelecida, funcion\u00e1rios adicionam exatamente todas as horas trabalhadas, dias de folga, intervalos e per\u00edodos de f\u00e9rias. Os dados s\u00e3o automaticamente disponibilizados ao setor de RH ou registrados no sistema operacional da empresa. Antes de serem arquivadas, as informa\u00e7\u00f5es precisar\u00e3o receber o aval do supervisor de cada \u00e1rea envolvida.<\/p>\n\n\n\n Existe ainda a possibilidade de excluir a adi\u00e7\u00e3o manual de dados pelos funcion\u00e1rios. <\/strong>As timesheets autom\u00e1ticas utilizam intelig\u00eancia artificial para rastrear tudo o que uma pessoa faz por dia, desde o uso de ferramentas no computador at\u00e9 liga\u00e7\u00f5es telef\u00f4nicas. <\/p>\n\n\n\n Tudo o que o colaborador precisa fazer \u00e9 ativar a ferramenta no in\u00edcio do expediente e desativ\u00e1-la ap\u00f3s encerr\u00e1-lo. O sistema, ent\u00e3o, sugere uma timesheet que pode ser revisada e editada antes de sua confirma\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Cabe \u00e0 companhia informar e educar os colaboradores sobre o uso das timesheets. \u00c9 importante que eles sejam treinados para a utiliza\u00e7\u00e3o da ferramenta e saibam exatamente quando e como devem inserir os dados. Algumas empresas exigem que as entradas sejam realizadas diariamente, enquanto outras adotam modelos com um intervalo maior de tempo.<\/p>\n\n\n\n Cada empresa pode adotar um tipo de gest\u00e3o. Assim, existem diferentes exig\u00eancias para o preenchimento de timesheets. Al\u00e9m das op\u00e7\u00f5es de registro manual e autom\u00e1tico, o per\u00edodo entre a submiss\u00e3o de um documento e outro tamb\u00e9m pode variar.<\/strong> Confira os principais modelos de timesheets:<\/p>\n\n\n\n Essa ferramenta relaciona a mensura\u00e7\u00e3o de horas \u00fateis \u00e0s que efetivamente foram trabalhadas com a receita do neg\u00f3cio. Isso porque, em grande parte das empresas, os custos dos projetos s\u00e3o medidos com base nas horas trabalhadas.<\/p>\n\n\n\n A quest\u00e3o por tr\u00e1s disso \u00e9 que um servi\u00e7o que requer 100 horas precisa valer mais que um que leva 20 horas. \u00c9 claro que existem outros fatores que interferem, como o grau de especializa\u00e7\u00e3o necess\u00e1rio, a periculosidade dos procedimentos, a oferta de profissionais que fazem o tipo de trabalho pretendido, entre outros itens. No entanto, essa regrinha costuma servir para boa parte dos c\u00e1lculos envolvendo horas trabalhadas.<\/p>\n\n\n\n Todavia, mesmo nesse sistema, sem a exist\u00eancia de um m\u00e9todo preciso para calcular efetivamente a quantidade de tempo despendida, tanto o cliente quanto o fornecedor podem ter dificuldades em verificar se o valor cobrado \u00e9 adequado.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 quando o mecanismo entra em cena como uma solu\u00e7\u00e3o que possibilita o registro mais preciso do tempo gasto. Tamb\u00e9m ajuda a melhorar a gest\u00e3o da produtividade<\/a><\/strong> de um time em um projeto espec\u00edfico. Afinal, o capital humano \u00e9 que gera maior custo nas organiza\u00e7\u00f5es de servi\u00e7os, em que o tempo de trabalho e os profissionais devem ser bem administrados.<\/p>\n\n\n\n O que uma ferramenta do tipo faz \u00e9 executar o rastreamento da quantidade de horas empregadas em cada tarefa dentro de um projeto, auxiliando, de modo objetivo, a se ter o custo total. Ao final do trabalho \u00e9 poss\u00edvel consolidar os dados do total de horas gastas no projeto por tipo\/fun\u00e7\u00e3o do colaborador (t\u00e9cnico, especialista, supervisor, etc.).<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s isso, basta pegar a quantidade de horas gastas e multiplic\u00e1-la pelo valor\/hora de cada profissional, bem como somar custos indiretos. Estes incluem, por trabalhador, a compra de materiais de trabalho, a alimenta\u00e7\u00e3o, as despesas com transporte e hospedagem (se for um projeto em outra cidade), entre outros. Com base nisso, temos a seguinte f\u00f3rmula:<\/p>\n\n\n\n custo total = (horas de trabalho x valor por hora) + custos indiretos.<\/p>\n\n\n\n Para ilustrar, digamos que \u00e9 preciso elaborar um material publicit\u00e1rio para um cliente em outra cidade, sendo necess\u00e1rio o deslocamento de um profissional da ag\u00eancia para estudar esse mercado e produzir o solicitado l\u00e1 mesmo. Tudo isso leva apenas um dia, em uma jornada de 8 horas exatas de trabalho. Os gastos indiretos e diretos do colaborador enviado s\u00e3o os seguintes:<\/p>\n\n\n\n Seguindo a f\u00f3rmula acima, temos o seguinte c\u00e1lculo:<\/p>\n\n\n\n Esse ser\u00e1 o custo total do trabalho. Al\u00e9m dele, \u00e9 preciso acrescentar a porcentagem do lucro da ag\u00eancia, caso isso j\u00e1 n\u00e3o esteja incluso no valor cobrado por hora pelo profissional.<\/p>\n\n\n\n Tamb\u00e9m \u00e9 necess\u00e1rio considerar os tributos e contribui\u00e7\u00f5es ao governo na equa\u00e7\u00e3o, para que n\u00e3o reduzam demais o valor obtido tanto pela empresa quanto pelo colaborador. \u00c9 indicado j\u00e1 levar em considera\u00e7\u00e3o os impostos no pre\u00e7o cobrado por hora, para que o valor resultante ap\u00f3s a dedu\u00e7\u00e3o seja satisfat\u00f3rio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Se o servi\u00e7o \u00e9 realizado na ag\u00eancia, outros itens devem ser inclu\u00eddos no custo indireto ou posteriormente em contratos de presta\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os fechados por ela com os clientes. Entre eles, temos os passivos de infraestrutura, os pr\u00f3prios tributos, as comiss\u00f5es, etc. Isso garante um faturamento l\u00edquido positivo para o neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n Entendidos o conceito de timesheet e seus principais objetivos, vamos nos inclinar agora sobre os benef\u00edcios que podem ser alcan\u00e7ados com esse modelo.<\/p>\n\n\n\n Voc\u00ea alguma vez j\u00e1 teve d\u00favida sobre a necessidade de uma tarefa ser realizada? Esse sentimento \u00e9 comum, mas tomar uma decis\u00e3o a respeito pode ser um desafio, ainda mais quando n\u00e3o existem dados que comprovem sua intui\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Com o modelo de timesheets, esses dados se tornam completamente acess\u00edveis. Ao se debru\u00e7ar sobre o registro de horas utilizadas em uma tarefa e observar seus resultados, voc\u00ea ter\u00e1 as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para concluir se o projeto \u00e9 importante o suficiente<\/strong> para continuar recebendo os esfor\u00e7os de seus funcion\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n Vamos imaginar, por exemplo, que uma atividade exige duas horas do tempo de trabalho de um determinado profissional. Voc\u00ea observa que ele est\u00e1 cumprindo as exig\u00eancias, mas que o retorno n\u00e3o \u00e9 significativo. Ao eliminar essa tarefa, o gestor pode realocar o funcion\u00e1rio em outros projetos que ser\u00e3o otimizados com uma for\u00e7a extra.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m de eliminar tarefas desnecess\u00e1rias, outro benef\u00edcio \u00e9 o remanejamento dos projetos entre os times. Conforme progridem em dire\u00e7\u00e3o ao objetivo, as tarefas podem precisar de mais ou menos colaboradores, algumas necessitando de refor\u00e7os e outras apresentando peso extra.<\/p>\n\n\n\n Com o uso das timesheets, os gestores t\u00eam a no\u00e7\u00e3o exata da necessidade de cada uma das tarefas<\/strong>. Assim, sabendo quais colaboradores est\u00e3o livres e quais est\u00e3o sobrecarregados, \u00e9 poss\u00edvel redistribuir as tarefas. Dessa maneira, o equil\u00edbrio da for\u00e7a de trabalho se torna muito mais eficiente.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 muito inc\u00f4modo para um trabalhador notar que est\u00e1 se dedicando mais que os colegas sem receber o devido reconhecimento. Ao permitir que o gestor controle o fluxo de trabalho, as timesheets colaboram diretamente para a melhoria da satisfa\u00e7\u00e3o dos empregados<\/strong>. Como isso acontece?<\/p>\n\n\n\n Suponha que em uma equipe de tr\u00eas pessoas apenas uma esteja cumprindo as exig\u00eancias do projeto, enquanto as outras duas fazem menos que o necess\u00e1rio. Com esse desbalanceamento identificado, a gest\u00e3o pode tomar as medidas cab\u00edveis para garantir que todos desempenhem sua fun\u00e7\u00e3o, evitando sobrecargas e at\u00e9 desentendimentos.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m de melhorar a produtividade, esse tipo de supervis\u00e3o aumenta o moral e a motiva\u00e7\u00e3o da equipe. Afinal, todos sabem que est\u00e3o sendo cobrados \u2014 e reconhecidos \u2014 de maneira clara e justificada.<\/p>\n\n\n\n O simples fato de rastrear o tempo de trabalho de cada um dos integrantes da equipe faz com que eles se esforcem para mostrar produtividade. Fora isso, bons trabalhadores se automotivam a serem eficientes.<\/p>\n\n\n\n Quando est\u00e3o concentrados na forma como usam o pr\u00f3prio tempo, esses colaboradores se distraem menos, j\u00e1 que est\u00e3o focados em otimizar sua for\u00e7a de trabalho. Desse modo, o caminho natural leva \u00e0 maior efici\u00eancia na conquista das<\/strong> metas estabelecidas<\/strong><\/a>.<\/p>\n\n\n\n Qualquer rela\u00e7\u00e3o profissional bem estabelecida deve contar com a confian\u00e7a de todas as partes envolvidas. Isso inclui as rela\u00e7\u00f5es dentro do corpo de funcion\u00e1rios e aquelas que envolvem os colaboradores e seus gestores.<\/p>\n\n\n\n Pense na gera\u00e7\u00e3o de relat\u00f3rios, por exemplo. Ao avaliar a performance de algu\u00e9m, o supervisor pode, inconscientemente, ser mais duro com uns do que com outros. Esse problema, al\u00e9m de afetar a confian\u00e7a dos subordinados na gest\u00e3o, pode gerar conflitos internos causados por aqueles que se sentem injusti\u00e7ados.<\/p>\n\n\n\n Qual \u00e9, ent\u00e3o, a melhor forma de eliminar opini\u00f5es subjetivas? A resposta \u00e9 simples: <\/strong>an\u00e1lise de dados<\/strong><\/a>. Ao basear seus relat\u00f3rios em dados concretos, os gestores eliminam impress\u00f5es pessoais e garantem total transpar\u00eancia no processo.<\/p>\n\n\n\n J\u00e1 sabemos que um dos principais objetivos das timesheets \u00e9 otimizar a gest\u00e3o de tarefas. Mas como isso acontece?<\/p>\n\n\n\n Tudo passa pela facilita\u00e7\u00e3o do processo de an\u00e1lise e corre\u00e7\u00e3o de pontos problem\u00e1ticos. Ou seja, o gestor ter\u00e1 em suas m\u00e3os todas as informa\u00e7\u00f5es sobre cada tarefa. Ent\u00e3o, cabe a ele analisar seu andamento, identificar poss\u00edveis melhorias e aplic\u00e1-las de forma eficiente.<\/p>\n\n\n\n Sua empresa cobra seus servi\u00e7os por hora trabalhada? Paga seus funcion\u00e1rios de acordo com o tempo de contribui\u00e7\u00e3o? Nos dois casos, a utiliza\u00e7\u00e3o de timesheets colabora para que a <\/strong>precifica\u00e7\u00e3o<\/strong><\/a> seja feita de forma clara e correta<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m da exatid\u00e3o proporcionada, adotar esse modelo tamb\u00e9m significa contar com esclarecimentos transparentes sobre o valor combinado. Isso evita qualquer motivo de desconfian\u00e7a das partes envolvidas.<\/p>\n\n\n\n Adotar o modelo digital de timesheets evita a acumula\u00e7\u00e3o de pilhas de documentos contendo informa\u00e7\u00f5es importantes de forma desorganizada. Com softwares especializados, todos os dados s\u00e3o digitalmente armazenados e podem ser acessados de qualquer lugar. <\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m de otimizar a organiza\u00e7\u00e3o<\/a> e trazer todos os benef\u00edcios j\u00e1 citados, voc\u00ea ainda vai diminuir os danos ao meio ambiente!<\/p>\n\n\n\n Para essa pergunta, a resposta \u00e9 \u2018sim\u2019. A ferramenta timesheet pode ajudar e muito no dia a dia de sua ag\u00eancia de marketing. Veja como:<\/p>\n\n\n\n Sabemos o quanto \u00e9 corrido o dia a dia de uma ag\u00eancia de marketing, n\u00e3o \u00e9 mesmo? E, para que esse trabalho se torne mais produtivo e eficiente, essa ferramenta de gest\u00e3o de tempo \u00e9 ideal para ajudar o gestor a conseguir que suas demandas fiquem em ordem<\/strong> e controladas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Por isso, hoje, \u00e9 quase imposs\u00edvel pensar em ter uma ag\u00eancia de marketing que n\u00e3o fa\u00e7a uso do timesheet. Ele ajuda muito na gest\u00e3o do tempo de uma empresa. Al\u00e9m disso, voc\u00ea sabia que existem softwares<\/a> que auxiliam a melhorar outras \u00e1reas do seu neg\u00f3cio? Pois \u00e9 verdade. Veja alguns deles:<\/p>\n\n\n\n Como voc\u00ea pode imaginar, as timesheets n\u00e3o funcionam por m\u00e1gica. Por isso, para tirar maior proveito de seus benef\u00edcios, \u00e9 preciso empregar boas pr\u00e1ticas na sua utiliza\u00e7\u00e3o. Vamos a algumas dicas:<\/p>\n\n\n\n Adotar o modelo de timesheet \u00e9 uma decis\u00e3o que pode trazer muitos benef\u00edcios para sua companhia. <\/strong>Independentemente do objetivo que voc\u00ea tiver em mente, o fato \u00e9 que a ferramenta ajuda a otimizar um dos recursos mais valiosos e importantes para um empreendimento: o tempo.<\/p>\n\n\n\n Um ambiente de trabalho onde a gest\u00e3o do tempo<\/a> \u00e9 feita de forma eficiente tende a contar com profissionais mais proativos, o que aumenta a produtividade geral da equipe. Al\u00e9m disso, a empresa elimina custos causados por problemas como precifica\u00e7\u00f5es imprecisas e execu\u00e7\u00e3o de tarefas desnecess\u00e1rias.<\/p>\n\n\n\n Assim como qualquer outra novidade, a implementa\u00e7\u00e3o do timesheet<\/a> pode deixar os seus colaboradores apreensivos. Por isso, \u00e9 imprescind\u00edvel prepar\u00e1-los para lidar com essa ferramenta. Descubra como isso pode ser feito.<\/p>\n\n\n\n Antes de qualquer coisa, \u00e9 crucial apresentar os benef\u00edcios dessa ferramenta para a sua equipe<\/a>. Isso porque o monitoramento n\u00e3o \u00e9 importante apenas para o gestor, mas ao funcion\u00e1rio tamb\u00e9m. Afinal, os dados contabilizados pela ferramenta revelam a sua energia, esfor\u00e7o e dedica\u00e7\u00e3o despendidos para a finaliza\u00e7\u00e3o das tarefas.<\/p>\n\n\n\n Sem falar que o profissional poder\u00e1 identificar oportunidades e per\u00edodos improdutivos, podendo melhorar a sua performance.<\/p>\n\n\n\n Portanto, ao introduzir a plataforma no ambiente de trabalho, reforme o potencial do seu time, deixando claro que confia nele e os motivos que justificam a ado\u00e7\u00e3o do timesheet para o gestor e colaboradores.<\/p>\n\n\n\n Caso opte por uma plataforma online<\/a> para gerenciar as horas, antes de come\u00e7ar a utiliz\u00e1-la \u00e9 recomendado treinar a sua equipe, apresentando quais s\u00e3o as suas funcionalidades e recursos. Aproveite esse momento para esclarecer todas as d\u00favidas.<\/p>\n\n\n\n Ainda que a ferramenta seja intuitiva, o treinamento \u00e9 indispens\u00e1vel para incentivar o uso do timesheet<\/a> e evidenciar que essa mudan\u00e7a exige o comprometimento de todos para que seja satisfat\u00f3ria. <\/p>\n\n\n\n Para comprovar para a sua equipe o quanto a ferramenta \u00e9 importante, uma boa dica \u00e9 compartilhar com ela os relat\u00f3rios obtidos, apresentando como as informa\u00e7\u00f5es sobre o apontamento das horas<\/a> s\u00e3o \u00fateis para a gest\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Diante disso, a sua gest\u00e3o torna-se mais transparente e colaborativa. Dependendo dos dados mostrados, pode-se convidar os colaboradores a criar solu\u00e7\u00f5es que eliminem os gargalos e per\u00edodos de improdutividade.<\/p>\n\n\n\n Os relat\u00f3rios tamb\u00e9m auxiliam no reconhecimento de oportunidades, o que significa que o time poder\u00e1 entender melhor como o recurso faz a diferen\u00e7a e simplifica o seu dia de trabalho.<\/p>\n\n\n\n A maneira mais f\u00e1cil de implementar o timesheet na ag\u00eancia \u00e9 a partir de planilhas, que permitem descrever os projetos e tarefas associadas e determinar um colaborador respons\u00e1vel por cada uma.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 poss\u00edvel escolher a forma como voc\u00ea deseja gerenciar a sua equipe e projetos, e a mais simples de todas se inicia com uma reuni\u00e3o com o objetivo de definir as tarefas associadas e os seus respons\u00e1veis. Para iniciar a sua organiza\u00e7\u00e3o, \u00e9 indicado preencher uma planilha master de onde as atividades a serem realizadas ser\u00e3o distribu\u00eddas.<\/p>\n\n\n\n Durante a reuni\u00e3o, voc\u00ea, no seu papel de gestor, tem que deixar bem claro como o timesheet vai beneficiar a equipe, pois muitos colaboradores podem se sentir vigiados e pressionados a diminuir o tempo de execu\u00e7\u00e3o das tarefas, o que pode comprometer a ader\u00eancia ao registro de horas. Ressalte que o sistema melhora a distribui\u00e7\u00e3o de demandas e ajuda no reconhecimento dos trabalhos bem feitos.<\/p>\n\n\n\n Ao usar o timesheet, a ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o<\/a> pode extrair dados valiosos sobre a sua organiza\u00e7\u00e3o e produ\u00e7\u00e3o, pois com os dados registrados h\u00e1 a possibilidade de saber quantos recursos foram canalizados e o tempo gasto no cumprimento das atividades. Veja quais s\u00e3o os KPIs<\/a> que podem ser fomentados com essa ferramenta.<\/p>\n\n\n\n Considerado um dos principais indicadores de equipes, esse KPI aponta os esfor\u00e7os que cada profissional fez para finalizar uma tarefa. Devido a isso, \u00e9 muito utilizada para estimar o custo de um projeto.<\/p>\n\n\n\n 1 hora por pessoa = trabalho finalizado no per\u00edodo de uma hora de esfor\u00e7o sem que haja interrup\u00e7\u00f5es para o trabalhador m\u00e9dio. <\/p>\n\n\n\n O c\u00e1lculo do custo total de cada projeto deve considerar tarifas hor\u00e1rias diferentes para cada especialista. A hora do redator pode ser diferente da do diretor de arte, por exemplo.<\/p>\n\n\n\n Assim sendo, no c\u00e1lculo com hora\/colaborador, \u00e9 preciso multiplicar o custo levando em considerando as categorias:<\/p>\n\n\n\n Custo total: (CH1 X HH1) + \u2026 + (CHn+HHn)<\/strong><\/p>\n\n\n\n O CH1 representa o custo por hora de cada categoria profissional 1 e o HH1 diz respeito ao total de colaborador-horas estimadas para cada categoria profissional 1.<\/p>\n\n\n\n Com essa m\u00e9trica e esta f\u00f3rmula voc\u00ea ter\u00e1 mais facilidade para precificar corretamente. Depois de conhecer o valor hora por funcion\u00e1rio e o tempo gasto para concluir a tarefa, saber\u00e1 com exatid\u00e3o o valor ideal para cobrar por um servi\u00e7o, al\u00e9m de compreender a rentabilidade financeira da \u00e1rea com clareza.<\/p>\n\n\n\n Mais do que o valor hora\/colaborador, \u00e9 preciso verificar como a equipe administra o tempo. O gestor tem que saber qual \u00e9 o tempo e a energia empregados em cada projeto, tarefas e subtarefas do seu fluxo de produ\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Nesse contexto, o timesheet \u00e9 altamente indicado, j\u00e1 que mensura as horas despendidas por cada funcion\u00e1rio para as suas atividades, ajudando no acompanhamento e desempenho individual e coletivo do time. Isso traz facilidade para ficar a par do potencial e capacidade de resposta da equipe.<\/p>\n\n\n\n Atualmente, voc\u00ea sabe quais clientes internos ou externos mais solicitam ajustes? Qual pe\u00e7a necessita de mais tempo da equipe? Todas essas d\u00favidas ficam para tr\u00e1s com o timesheet.<\/p>\n\n\n\n Fazendo a rela\u00e7\u00e3o de valor hora\/colaborador x tempo gasto no projeto, o gestor conhece todos os recursos que est\u00e3o sendo empregados, podendo comparar os resultados com os lucros obtidos. Tais informa\u00e7\u00f5es ajudam a manter a equipe mais produtiva e alavancam a sua lucratividade.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Garantir a entrega de jobs<\/a> no trabalho combinado \u00e9 fundamental para manter um bom relacionamento com os clientes. Da\u00ed surge a necessidade de monitorar o processo de produ\u00e7\u00e3o de perto, preferencialmente em tempo real.<\/p>\n\n\n\n No timesheet, uma das telas mostra ao administrador o cron\u00f4metro de cada usu\u00e1rio girando, o tempo que foi cumprido e o que ainda falta para a conclus\u00e3o da entrega.<\/p>\n\n\n\n Mediante isso, voc\u00ea consegue acompanhar a produ\u00e7\u00e3o e at\u00e9 mesmo intervir, quando necess\u00e1rio, para excluir gargalos na gest\u00e3o de tarefas e, consequentemente, otimizar o processo de produ\u00e7\u00e3o. O resultado dessa mudan\u00e7a s\u00e3o entregas feitas dentro do prazo e com a qualidade exigida.<\/p>\n\n\n\n Considerando que o timesheet \u00e9 de suma import\u00e2ncia para uma precifica\u00e7\u00e3o correta, qual seria a melhor forma de relacionar o tempo de trabalho com o pre\u00e7o final de um projeto? A resposta \u00e9 simples: planejando.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s elencar todas as pe\u00e7as que v\u00e3o ser produzidas, estime as horas de trabalho para a conclus\u00e3o de cada uma delas. <\/strong><\/p>\n\n\n\n \u00c9 poss\u00edvel utilizar outras alternativas de planejamento. Uma possibilidade \u00e9 escolher profissionais com perfis hier\u00e1rquicos diversificados ou que apresentem um valor\/hora mais apropriado para cada job. Assim voc\u00ea pode formular o custo ideal, assegurando a qualidade final das entregas para os clientes.<\/p>\n\n\n\n Depois de precificar, acompanhe atentamente a realiza\u00e7\u00e3o dos trabalhos. De nada adianta estimar as horas, se, no cen\u00e1rio real, os colaboradores extrapolam o previsto. Ent\u00e3o, use o recurso de monitoramento da ferramenta dos colaboradores em tempo real para visualizar o desenrolar das tarefas.<\/p>\n\n\n\n Para que a precifica\u00e7\u00e3o realmente fa\u00e7a sentido e voc\u00ea obtenha lucro, o ideal \u00e9 que o trabalho esteja compat\u00edvel com o planejado.<\/p>\n\n\n\n A produtividade e a colabora\u00e7\u00e3o dentro da atividade est\u00e3o diretamente relacionadas com o r\u00e1pido acesso e compartilhamento de informa\u00e7\u00f5es. Para tanto, um timesheet online e integrado<\/a> a um sistema de gest\u00e3o \u00e9 um grande aliado.<\/p>\n\n\n\n A partir da integra\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es, voc\u00ea conecta os dados entre as planilhas e permite a rastreabilidade e atualiza\u00e7\u00e3o autom\u00e1tica dos dados. Assim, acompanha informa\u00e7\u00f5es corretas e pode tomar decis\u00f5es mais assertivas.<\/p>\n\n\n\n Para facilitar a rotina dos gestores e profissionais de servi\u00e7os \u2014 principalmente nas \u00e1reas financeiras<\/strong><\/a> \u2014 foram criadas solu\u00e7\u00f5es automatizadas e otimizadas como softwares. Alguns sistemas t\u00eam uma gama de outros benef\u00edcios \u2014 o Studio<\/a>, por exemplo, al\u00e9m dessa ferramenta, oferece aos seus parceiros a integra\u00e7\u00e3o de todos os departamentos da empresa criativa e alinha a estrutura da companhia.<\/p>\n\n\n\n Os softwares s\u00e3o as melhores op\u00e7\u00f5es para a implementa\u00e7\u00e3o<\/strong><\/a> desse m\u00e9todo, visto que a organiza\u00e7\u00e3o n\u00e3o precisar\u00e1 conferir manualmente os dados, existir\u00e1 maior credibilidade das informa\u00e7\u00f5es e ser\u00e1 poss\u00edvel gerar relat\u00f3rios para an\u00e1lise.<\/p>\n\n\n\n Entretanto, \u00e9 necess\u00e1rio que a empresa despenda de uma receita pr\u00e9via para conseguir utilizar esses sistemas. Contudo, \u00e9 percept\u00edvel que esse investimento \u00e9 algo que trar\u00e1 retornos significativos para empresa.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s compreender o seu significado e sua aplica\u00e7\u00e3o em ag\u00eancias criativas, ficou f\u00e1cil imaginar o porqu\u00ea de tantas empresas adotarem a ferramenta a fim de tornar o seu desempenho o mais eficaz poss\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n Mais do que possibilitar um controle positivo da produtividade da equipe, esse item \u00e9 capaz de melhorar o desempenho das tarefas com base nos resultados obtidos, o que acaba eliminando atividades desnecess\u00e1rias do dia a dia, j\u00e1 que ser\u00e1 poss\u00edvel ter uma no\u00e7\u00e3o muito mais ampla da produtividade de sua equipe.<\/p>\n\n\n\n E ent\u00e3o, ficou claro o que \u00e9 timesheet? Deu para entender como esse modelo pode otimizar sua gest\u00e3o de tempo e beneficiar sua empresa de v\u00e1rias formas? Que tal aproveitar que est\u00e1 por aqui e conhecer a nossa central de ferramentas para marketing, vendas e gest\u00e3o<\/a>!<\/p>\n\n\n\n O timesheet \u00e9 um sistema utilizado para otimizar a gest\u00e3o do fluxo de trabalho e do tempo gasto em cada tarefa da empresa. Para usufruir de seus benef\u00edcios, \u00e9 necess\u00e1rio entender como ele funciona e adotar as melhores pr\u00e1ticas.<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":14900,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[21],"tags":[],"class_list":["post-1967","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-agencias"],"yoast_head":"\nO que \u00e9 timesheet?<\/h2>\n\n\n\n
![\"Baixe](\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/355484\/751145eb-b956-4895-ba66-7d084c266b83.png\")
<\/a><\/span> hbspt.cta.load(355484, ‘751145eb-b956-4895-ba66-7d084c266b83’, {}); <\/span>\n\n\n\nQuais s\u00e3o seus objetivos?<\/h3>\n\n\n\n
![\"Times](\"https:\/\/marketingdeconteudo.com\/wp-content\/uploads\/2018\/03\/banner-1.png\")
<\/a>\n\n\n\nO que \u00e9 timesheet?<\/h2>\n\n\n\n
Por que usar o timesheet?<\/h2>\n\n\n\n
Precifica\u00e7\u00e3o e estimativa<\/h3>\n\n\n\n
\n[rock-convert-cta id=”51735″]\n\n\n\nRelat\u00f3rios de desempenho e produtividade de colaboradores<\/h3>\n\n\n\n
Impedimento de poss\u00edveis preju\u00edzos<\/h3>\n\n\n\n
Aux\u00edlio para o gestor na tomada de decis\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Suporte para o planejamento de atividades<\/h3>\n\n\n\n
Economia de recursos<\/h3>\n\n\n\n
An\u00e1lise de tempo gasto<\/h3>\n\n\n\n
Como funciona o timesheet?<\/h2>\n\n\n\n
Quais s\u00e3o os principais tipos?<\/h3>\n\n\n\n
Como o c\u00e1lculo de horas \u00e9 feito no timesheet?<\/h2>\n\n\n\n
Confira as f\u00f3rmulas<\/h3>\n\n\n\n
Fique atento aos resultados<\/h3>\n\n\n\n
Quais s\u00e3o as vantagens de sua utiliza\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n
Elimina\u00e7\u00e3o de tarefas desnecess\u00e1rias<\/h3>\n\n\n\n
Redistribui\u00e7\u00e3o de tarefas entre times<\/h3>\n\n\n\n
Aumento da satisfa\u00e7\u00e3o no trabalho<\/h3>\n\n\n\n
Maior efici\u00eancia na conquista de metas<\/h3>\n\n\n\n
Expans\u00e3o da confian\u00e7a e da transpar\u00eancia<\/h3>\n\n\n\n
Otimiza\u00e7\u00e3o do tempo gasto com tarefas<\/h3>\n\n\n\n
Aux\u00edlio na correta precifica\u00e7\u00e3o de servi\u00e7os<\/h3>\n\n\n\n
Redu\u00e7\u00e3o de documentos em papel<\/h3>\n\n\n\n
A ferramenta pode ajudar no dia a dia de uma ag\u00eancia de marketing?<\/h2>\n\n\n\n
Como tirar o melhor proveito das timesheets?<\/h2>\n\n\n\n
Como preparar a equipe para receber o timesheet?<\/h2>\n\n\n\n
Explique as vantagens de usar timesheet<\/h3>\n\n\n\n
Treine o time para come\u00e7ar a contabilizar as horas<\/h3>\n\n\n\n
Compartilhe os dados obtidos pelo timesheet<\/h3>\n\n\n\n
Quais s\u00e3o os primeiros passos para instalar o timesheet na ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
Quais KPIs podem receber dados do timesheet?<\/h2>\n\n\n\n
Valor hora\/colaborador<\/h3>\n\n\n\n
Tempo gasto em atividades<\/h3>\n\n\n\n
Rentabilidade de jobs<\/h3>\n\n\n\n
Produ\u00e7\u00e3o em tempo real<\/h3>\n\n\n\n
Como a ferramenta ajuda na precifica\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n
Quais os benef\u00edcios de um timesheet online e integrado a um sistema de gest\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n
Onde encontrar o timesheet?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
![\"Central](\"https:\/\/marketingdeconteudo.com\/wp-content\/uploads\/2018\/05\/Planilha_marketing_vendas-04.png\")
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