O que \u00e9 gest\u00e3o de tempo?<\/h2>\n\n\n\n
Gest\u00e3o de tempo \u00e9 o processo de organizar e planejar como dividir seu tempo entre atividades diferentes. Uma boa gest\u00e3o de tempo te permite trabalhar e estudar de maneira mais inteligente, para que voc\u00ea fa\u00e7a mais em menos tempo, mesmo em situa\u00e7\u00f5es de prazos curtos.<\/p>\n\n\n\n
Gerenciar seu tempo requer, entretanto, uma mudan\u00e7a importante no foco de atividades para resultados: estar ocupado n\u00e3o \u00e9 a mesma coisa que ser eficiente. Ironicamente, o oposto est\u00e1 mais perto de ser verdadeiro.<\/p>\n\n\n\n
Passar o dia todo num frenesi de atividades geralmente d\u00e1 menos resultados, j\u00e1 que voc\u00ea est\u00e1 dividindo sua aten\u00e7\u00e3o entre muitas tarefas ao mesmo tempo. <\/p>\n\n\n\n
Por que realizar a gest\u00e3o de tempo?<\/h2>\n\n\n\n
A gest\u00e3o de tempo deve ser feita para que n\u00e3o haja mais procrastina\u00e7\u00e3o e nem abandono de tarefas. E, mais do que isso, para que tudo seja executado com tranquilidade e qualidade. Afinal, fazer as coisas com aquele \u201csenso de obriga\u00e7\u00e3o\u201d n\u00e3o \u00e9 nada positivo, concorda? Quando o tempo \u00e9 bem organizado, a produtividade \u00e9 uma consequ\u00eancia, assim como a disposi\u00e7\u00e3o dos colaboradores. Por outro lado, outros benef\u00edcios tamb\u00e9m est\u00e3o agregados. Veja os principais a seguir!<\/p>\n\n\n\n
Menos desperd\u00edcio de tempo<\/strong><\/h3>\n\n\n\nQuando se sabe exatamente o que deve ser feito, sobra menos tempo para a ociosidade. Voc\u00ea pode, por exemplo, organizar seu tempo em blocos de 15 minutos, que \u00e9 suficiente para come\u00e7ar algo e curto o bastante para que o dia fique bem dividido.<\/p>\n\n\n\n
Em uma reuni\u00e3o, por exemplo, calcule o seguinte prazo: toler\u00e2ncia de 15 minutos para que ela comece e o t\u00e9rmino com 15 minutos de anteced\u00eancia. Esses intervalos ser\u00e3o essenciais para que voc\u00ea converse, comente algo, se despe\u00e7a e fa\u00e7a network, mas n\u00e3o atrapalhar\u00e3o em nada seu objetivo central.<\/p>\n\n\n\n
Redu\u00e7\u00e3o do estresse<\/strong><\/h3>\n\n\n\nTer um tempo administrado corretamente evita in\u00fameras situa\u00e7\u00f5es de estresse<\/a>. At\u00e9 porque n\u00e3o \u00e9 novidade que qualquer coisa que sai do plano inicial acarreta preocupa\u00e7\u00e3o e muita irrita\u00e7\u00e3o. Sem a correria para cumprir prazos e a possibilidade de impasses de \u00faltima hora, voc\u00ea tem menos retrabalho<\/a>, menos erros e, ent\u00e3o, menos estresse.<\/p>\n\n\n\nAumento da produtividade<\/strong><\/h3>\n\n\n\nCom a gest\u00e3o correta de tempo, \u00e9 poss\u00edvel aumentar significativamente a produtividade. Isso porque a equipe se esfor\u00e7a menos e passa a ter maior disciplina para planejar e organizar todas as suas atividades, as quais rendem bem mais. Dessa forma, sobra tempo para se dedicar a algumas atividades extras, dar in\u00edcio com anteced\u00eancia a algum projeto e, at\u00e9 mesmo, descansar e fazer um brainstorming<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<!–[if lte IE 8]><\/div><![endif]–>![\"Brainstorming\"](\"https:\/\/mlgzkyrbq6eh.i.optimole.com\/cb:AiM1.588\/w:auto\/h:auto\/q:mauto\/f:best\/https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/27c9a5cf-05c4-45e1-b255-f643986e721e.png\")
<\/a><\/span> hbspt.cta.load(1728943, ’27c9a5cf-05c4-45e1-b255-f643986e721e’, {}); <\/span>\n\n\n\nCumprimento de prazos<\/strong><\/h3>\n\n\n\nO cumprimento de prazos \u00e9 algo essencial para uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o<\/a>. A gest\u00e3o de tempo ajuda, e muito, a fazer com que tudo aconte\u00e7a no momento certo e, por vezes, at\u00e9 mesmo antes do esperado. Por sua vez, isso deixa o cliente muito mais satisfeito e permite que a ag\u00eancia se dedique a outras atividades. O tempo bem distribu\u00eddo \u00e9 o segredo para que as atividades essenciais sejam sempre priorizadas.<\/p>\n\n\n\nFazer mais r\u00e1pido ou fazer melhor? \u00c9 poss\u00edvel conciliar?<\/h2>\n\n\n\n
A gest\u00e3o de tempo n\u00e3o \u00e9 simplesmente fazer uma atividade em menor tempo. Como vimos, essa gest\u00e3o envolve planejamento, concentra\u00e7\u00e3o, foco, software de gest\u00e3o<\/a> e muitos outros pontos, al\u00e9m da agilidade.<\/p>\n\n\n\nO grande problema a\u00ed \u00e9 que muitas pessoas acham que gerir melhor o tempo \u00e9 s\u00f3 pisar no acelerador! N\u00e3o \u00e9! Essa vis\u00e3o limitada pode fazer com que a qualidade do trabalho se perca e, pior ainda, que gere necessidades de retrabalho. Se isso acontece, a\u00ed sim a sua gest\u00e3o de tempo ser\u00e1 prejudicada, porque voc\u00ea ter\u00e1 que fazer uma mesma atividade mais de uma vez.<\/p>\n\n\n\n
Ent\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel sim conciliar a agilidade em fazer algo no menor tempo sem perder a qualidade \u2014 e at\u00e9 fazendo melhor. Para isso, devemos olhar como estamos utilizando nosso tempo hoje.<\/p>\n\n\n\n
Um \u00f3timo caso para analisarmos \u00e9 o trabalho remoto. Muitas ag\u00eancias j\u00e1 adotam esse tipo de trabalho, de home office. Por\u00e9m, para que isso d\u00ea certo, \u00e9 necess\u00e1rio que o profissional tenha uma boa organiza\u00e7\u00e3o e, principalmente, foco, al\u00e9m de uma boa gest\u00e3o de projetos<\/a> por parte da lideran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\nDentro de casa h\u00e1 diversas atividades que podem fazer com que a sua gest\u00e3o de tempo seja prejudicada. Trabalhar vendo televis\u00e3o, por exemplo, ou fazer mais de um atividade ao mesmo tempo pode ser bem prejudicial.<\/p>\n\n\n\n
Ent\u00e3o, nesses casos, o ideal \u00e9 organizar um ambiente de trabalho sem distra\u00e7\u00f5es, especificar um tempo em que voc\u00ea estar\u00e1 focado exclusivamente nessas atividades, reunir todas as ferramentas necess\u00e1rias e n\u00e3o desviar o foco.<\/p>\n\n\n\n
De uma forma geral, estude quais s\u00e3o as atividades que voc\u00ea deve desempenhar no dia e marque as prioridades, aquilo que n\u00e3o pode deixar para depois. \u00c9 interessante criar metas de produtividade, mesmo que seja somente para si. Isso pode te motivar ainda mais a otimizar o seu tempo e trabalho.<\/p>\n\n\n\n
Como priorizar o que realmente importa na sua rotina?<\/h2>\n\n\n\n
No dia a dia temos v\u00e1rias atividades que devem ser feitas, sejam atividades pessoais ou aquelas ligadas aos nossos trabalhos. Por\u00e9m, o que deve ser feito primeiro? Se n\u00e3o houver tempo suficiente para tudo, o que pode ser deixado para depois e o que precisa vir primeiro? Essa an\u00e1lise pode te ajudar a priorizar aquilo que \u00e9 mais importante!<\/p>\n\n\n\n
Principalmente quando falamos de gest\u00e3o e lideran\u00e7a, a prioriza\u00e7\u00e3o das atividades ganha uma import\u00e2ncia tremenda. Afinal, o gestor precisa equilibrar muito bem o trabalho para toda a sua equipe.<\/p>\n\n\n\n
N\u00e3o adianta designar a\u00e7\u00f5es somente para um profissional, criando uma rotina extremamente carregada, e deixar outra pessoa com poucas atividades. O equil\u00edbrio deve ser buscado.<\/p>\n\n\n\n
Ent\u00e3o, para encontrarmos as prioridades corretas, podemos analisar as atividades nas seguintes perspectivas:<\/p>\n\n\n\n
- quanto tempo \u00e9 necess\u00e1rio para concluir essa atividade?<\/li>
- o que \u00e9 preciso para concluir essa atividade?<\/li>
- qual \u00e9 o n\u00edvel de urg\u00eancia?<\/li>
- qual \u00e9 o n\u00edvel de dificuldade\/facilidade para execu\u00e7\u00e3o dessa atividade?<\/li>
- essa tarefa \u00e9 independente ou est\u00e1 atrelada a outras ou outras pessoas?<\/li>
- quem deve fazer essa atividade? \u00c9 poss\u00edvel deleg\u00e1-la?<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Responder a essas perguntas para cada a\u00e7\u00e3o do dia vai te ajudar a mapear as prioridades e delegar aquilo que \u00e9 poss\u00edvel. \u00c9 importante lembrar que, como gestor de uma equipe, voc\u00ea deve utilizar todas as habilidades e todos os recursos da melhor forma, ganhando tempo e qualidade.<\/p>\n\n\n\n
Talvez um trabalho possa ser executado por uma pessoa de forma mais r\u00e1pida e com maior qualidade do que outra \u2014 e isso deve ser levado em considera\u00e7\u00e3o no momento de definir as tarefas.<\/p>\n\n\n\n
3 novas t\u00e9cnicas que ajudam na otimiza\u00e7\u00e3o do tempo<\/h2>\n\n\n\n
Agora, estudaremos 3 t\u00e9cnicas que podem te ajudar a otimizar o seu tempo e ser mais produtivo. Confira!<\/p>\n\n\n\n
1. Timeboxing<\/h3>\n\n\n\n
O timeboxing \u00e9 uma das t\u00e9cnicas em destaque no mundo todo. Ela prop\u00f5e que voc\u00ea defina quanto tempo ter\u00e1 dispon\u00edvel para executar cada atividade. \u00c9 como se voc\u00ea pegasse o seu dia e o divisisse em v\u00e1rios blocos ou caixas. Cada uma dessas caixas representa o tempo que voc\u00ea determinou para uma atividade.<\/p>\n\n\n\n
\u00c9 interessante analisarmos que o timeboxing prop\u00f5e certa invers\u00e3o de valores, uma vez que a prioridade aqui \u00e9 o tempo, n\u00e3o mais a atividade em si.<\/p>\n\n\n\n
Para colocar essa t\u00e9cnica em pr\u00e1tica, voc\u00ea deve:<\/p>\n\n\n\n
- fazer uma lista de todas as atividades que precisa desempenhar na semana, ou seja, um workflow<\/a>;<\/li>
- estipular um tempo para cada uma \u2014 lembre-se de que podem haver pausas, interrup\u00e7\u00f5es e imprevistos, ent\u00e3o \u00e9 necess\u00e1rio contabilizar isso tamb\u00e9m;<\/li>
- ao final do dia, avaliar se o tempo que voc\u00ea determinou para suas atividades foi ideal, maior ou menor que o necess\u00e1rio.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Voc\u00ea pode ajustar os tempos se estiver sobrando ou faltando muito, mas \u00e9 interessante tentar seguir o m\u00e9todo para que ele realmente tenha efici\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n
2. Task batching<\/h3>\n\n\n\n
O task batching \u00e9 um modelo de planejamento de atividades e gest\u00e3o de tempo que avalia os seus per\u00edodos de concentra\u00e7\u00e3o no dia, distribuindo os momentos em que h\u00e1 mais ou menos foco.<\/p>\n\n\n\n
Essa t\u00e9cnica estabelece que h\u00e1 tr\u00eas fases no dia: per\u00edodo de leve, m\u00e9dia e profunda concentra\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n
Geralmente, logo ao acordar de manh\u00e3, estamos em uma fase de concentra\u00e7\u00e3o leve. Esse n\u00edvel rapidamente sobe, chegando ao estado de concentra\u00e7\u00e3o profunda por volta de 10h.<\/p>\n\n\n\n
Depois da parada para o almo\u00e7o, a nossa concentra\u00e7\u00e3o j\u00e1 n\u00e3o \u00e9 a mesma at\u00e9 o meio da tarde, em que sobe novamente. E no final do dia de trabalho j\u00e1 h\u00e1 uma fadiga, que nos fazer estar menos concentrados.<\/p>\n\n\n\n
Ent\u00e3o, analisando o dia e os per\u00edodos de concentra\u00e7\u00e3o, o objetivo dessa t\u00e9cnica \u00e9 distribuir as atividades pela exig\u00eancia de concentra\u00e7\u00e3o, aumentando o rendimento.<\/p>\n\n\n\n
Tarefas que necessitam de maior aten\u00e7\u00e3o e foco s\u00e3o colocadas, geralmente, no meio da manh\u00e3 ou da tarde, por volta das 10 ou 15 horas.<\/p>\n\n\n\n
3. Matriz Eisenhower<\/h3>\n\n\n\n
A matriz Eisenhower \u00e9 uma t\u00e9cnica bem simples e eficiente de avaliar quais s\u00e3o as prioridades do seu dia.<\/p>\n\n\n\n
Basicamente, vemos um quadro dividido em quatro partes. As atividades ser\u00e3o posicionadas nesse quadro com base na an\u00e1lise de n\u00edvel de urg\u00eancia e a import\u00e2ncia da tarefa.<\/p>\n\n\n\n
Seguindo o crit\u00e9rio de urg\u00eancia, voc\u00ea vai posicionar a atividade mais urgente \u00e0 esquerda e a menos urgente \u00e0 direita. J\u00e1 pelo crit\u00e9rio de import\u00e2ncia, a mais relevante ficar\u00e1 na parte de cima, enquanto a menos ficar\u00e1 posicionada abaixo.<\/p>\n\n\n\n
Ao posicionar todas as suas atividades nesse quadro, elas poder\u00e3o se encaixar em quatro zonas: <\/p>\n\n\n\n
- esquerda superior: muito importante e muito urgente \u2014 ela \u00e9 sua prioridade e deve ser executada hoje;<\/li>
- esquerda inferior: \u00e9 urgente, mas n\u00e3o tanto importante \u2014 essa atividade deve ser delegada;<\/li>
- direita superior: \u00e9 importante, mas n\u00e3o urgente \u2014 as atividades desse setor devem ser agendadas;<\/li>
- direita inferior: n\u00e3o \u00e9 importante e tamb\u00e9m n\u00e3o \u00e9 urgente \u2014 essas tarefas n\u00e3o devem ser feitas por enquanto.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Afinal, quais estrat\u00e9gias podem auxiliar na gest\u00e3o de tempo da sua ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
Saber onde est\u00e3o alocadas as demandas atuais da ag\u00eancia, qual a prioridade de entrega dos trabalhos e qual \u00e9 o perfil produtivo de cada colaborador, s\u00e3o dados que trar\u00e3o o embasamento necess\u00e1rio para a tomada de decis\u00e3o<\/a>. Para seu conhecimento, selecionamos 6 dicas para um controle de tempo eficiente na sua ag\u00eancia. Vamos l\u00e1?<\/p>\n\n\n\nOrganize as demandas que chegam<\/h3>\n\n\n\n
A organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 a palavra de ordem quando o objetivo \u00e9 lidar com a constante falta de tempo na ag\u00eancia. Mais importante do que adotar ferramentas que auxiliem na gest\u00e3o de tarefas no decorrer do dia, \u00e9 colocar a casa em ordem, come\u00e7ando pelo pr\u00f3prio atendimento<\/a>. Mas como fazer isso?<\/p>\n\n\n\n- O primeiro passo \u00e9 instruir o seu atendimento a sinalizar, juntamente como o briefing<\/a>, o prazo solicitado pelo cliente, e a sequ\u00eancia ideal para cria\u00e7\u00e3o das pe\u00e7as;<\/li>
- Paralelamente, fa\u00e7a com que os alertas de Jobs novos cheguem rapidamente ao tr\u00e1fego da ag\u00eancia;<\/li>
- Oriente o tr\u00e1fego<\/a> a alocar as tarefas mais adequadas ao tempo dispon\u00edvel em cada pauta, levando em considera\u00e7\u00e3o o tipo de cria\u00e7\u00e3o e o perfil dos profissionais;<\/li>
- Fa\u00e7a um esbo\u00e7o de calend\u00e1rio, com todas as tarefas j\u00e1 distribu\u00eddas para que voc\u00ea avalie poss\u00edveis tarefas com per\u00edodos conflitantes ou sobrecarga de pe\u00e7as em algum dos funcion\u00e1rios.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Reduza o n\u00famero de reuni\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n
Dedicar longos per\u00edodos do dia em reuni\u00f5es \u00e9 uma pr\u00e1tica quase obrigat\u00f3ria em ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o. Mas ser\u00e1 que elas s\u00e3o, assim, t\u00e3o eficazes?<\/p>\n\n\n\n
Por mais que seja praticamente imposs\u00edvel abolir de vez as reuni\u00f5es na ag\u00eancia, otimiz\u00e1-las e aproveitar ao m\u00e1ximo o tempo dispon\u00edvel \u00e9 fundamental. Pensando nisso, existem algumas pr\u00e1ticas que podem ser empregadas para tornar esses momentos mais produtivos para voc\u00ea e para sua equipe. Confira algumas dicas:<\/p>\n\n\n\n
- Pense duas vezes antes de fazer uma reuni\u00e3o<\/strong>: ser\u00e1 que \u00e9 mesmo necess\u00e1rio marcar uma reuni\u00e3o? Com o aux\u00edlio da tecnologia, muitas reuni\u00f5es podem ser reduzidas a simples envios de e-mail. Assim, voc\u00ea e sua equipe poder\u00e3o dedicar o tempo em tarefas mais estrat\u00e9gicas.<\/li>
- Defina objetivos e metas<\/strong>: antes de reunir o time em prol da resolu\u00e7\u00e3o de um problema ou mesmo para captar novas ideias para um determinado projeto, \u00e9 indispens\u00e1vel que voc\u00ea delimite os objetivos desse encontro. Dessa forma, voc\u00ea evita que o bate-papo exceda o limite proposto e que o foco do tema central seja perdido.<\/li>
- Fa\u00e7a uma pauta com os temas que ser\u00e3o abordados<\/strong>: essa dica segue a mesma ideia da anterior, s\u00f3 que aqui voc\u00ea deve documentar os temas que ser\u00e3o abordados na reuni\u00e3o. Pensando nisso, tente estimar um tempo para cada assunto, levando em considera\u00e7\u00e3o os objetivos listados anteriormente.<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Saiba delegar<\/h3>\n\n\n\n
Saber delegar tarefas para toda a equipe \u00e9 fundamental para segmentar o trabalho do publicit\u00e1rio que agora se v\u00ea na fun\u00e7\u00e3o de gestor, com novas responsabilidades para dar conta e decis\u00f5es importantes para tomar.<\/p>\n\n\n\n
Nesse sentido, distribuir as atividades \u00e9 mais que uma forma de tirar o peso de in\u00fameras tarefas que se acumulam durante o dia, mas sobretudo um m\u00e9todo extremamente eficaz para depositar confian\u00e7a no time, reconhecendo suas habilidades e abrindo um leque para novas ideias.<\/p>\n\n\n\n
Fa\u00e7a pausas<\/h3>\n\n\n\n
Sabe aqueles momentos em que lidar com as diversas abas abertas no computador se torna um verdadeiro sacrif\u00edcio? E os temidos bloqueios criativos<\/a>, ent\u00e3o? Lidar com essas situa\u00e7\u00f5es pode at\u00e9 parecer uma tarefa dif\u00edcil, mas acredite, existe uma luz no fim do t\u00fanel: fazer pausas.<\/p>\n\n\n\nUma t\u00e9cnica muito utilizada \u00e9 a Getting Things Done<\/a><\/strong>. Ela foi criada para aqueles momentos em que \u00e9 dif\u00edcil saber por qual tarefa come\u00e7ar. O primeiro passo \u00e9 anotar absolutamente todas as atividades que voc\u00ea precisa fazer durante o dia ou ao longo semana. No final do dia, \u00e9 hora de rever o que voc\u00ea anotou e planejar as pr\u00f3ximas atividades que possuem certa similaridade, organizando-as por n\u00edveis de prioridade.<\/p>\n\n\n\n<!–[if lte IE 8]><\/div><![endif]–>![\"Baixar](\"https:\/\/no-cache.hubspot.com\/cta\/default\/355484\/6ed336c2-e3b0-4947-ba03-bf5946127222.png\")
<\/a><\/span> hbspt.cta.load(355484, ‘6ed336c2-e3b0-4947-ba03-bf5946127222’, {}); <\/span>\n\n\n\nMantenha uma rotina<\/h3>\n\n\n\n
Conseguir se organizar em meio a tantas demandas exige planejamento. Nesse sentido, \u00e9 recomendado que voc\u00ea mantenha uma rotina para n\u00e3o deixar nenhuma tarefa importante de lado.<\/p>\n\n\n\n
Sabemos que n\u00e3o \u00e9 f\u00e1cil se desviar daqueles jobs que surgem de \u00faltima hora, mas quando voc\u00ea gerencia o tempo de maneira eficiente, fica f\u00e1cil dar conta das atividades rotineiras e, ao mesmo tempo, atender \u00e0s demandas urgentes.<\/p>\n\n\n\n
A dica \u00e9: crie um cronograma com as atividades de rotina, dessa forma voc\u00ea conseguir\u00e1 se organizar melhor e nenhuma tarefa deixar\u00e1 de ser feita.<\/p>\n\n\n\n
Evite a procrastina\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Que a procrastina\u00e7\u00e3o<\/a> \u00e9 inimiga n\u00famero um da produtividade<\/a> n\u00f3s j\u00e1 sabemos. Normalmente, esse per\u00edodo de limbo produtivo \u00e9 ativado quando temos que executar tarefas mais complicadas e n\u00e3o t\u00e3o prazerosas assim.<\/p>\n\n\n\nMas c\u00e1 para n\u00f3s, dificilmente todas as atividades que surgir\u00e3o durante o dia ser\u00e3o totalmente compat\u00edveis com nossas prefer\u00eancias, n\u00e3o \u00e9 mesmo? Portanto, n\u00e3o h\u00e1 outra sa\u00edda: ou lidamos com esse vil\u00e3o de uma vez por todas ou o deixamos dominar a rotina.<\/p>\n\n\n\n
Sendo assim, procure listar a import\u00e2ncia das tarefas a serem realizadas, bem como os resultados de cada uma delas a curto, m\u00e9dio e longo prazo. Outra dica simples e funcional \u00e9 dividir uma \u00fanica atividade em pequenas tarefas e se preciso, deleg\u00e1-las para o colaborador respons\u00e1vel. Por fim, n\u00e3o hesite em pedir ajuda caso necess\u00e1rio!<\/p>\n\n\n\n
Implante o timesheet<\/h3>\n\n\n\n
J\u00e1 falamos aqui no blog sobre a import\u00e2ncia do timesheet para a produtividade<\/a> da equipe e o quanto essa ferramenta facilita a gest\u00e3o da ag\u00eancia como um todo, uma vez que as decis\u00f5es s\u00e3o tomadas com base em dados seguros. Sabemos o quanto a rotina das ag\u00eancias \u00e9 corrida e que os clientes est\u00e3o cada vez mais exigentes e dispostos a solicitar quantas altera\u00e7\u00f5es forem necess\u00e1rias para chegar ao resultado pretendido.<\/p>\n\n\n\n\u00c9 aqui que o timesheet faz toda a diferen\u00e7a, pois ele garante que as entregas n\u00e3o ultrapassem o tempo estimado, dando um maior direcionamento nas tarefas priorit\u00e1rias. Assim, \u00e9 garantia que o cliente receba a tarefa no prazo combinado. Al\u00e9m disso, o timesheet realiza a contagem das horas de trabalho em tempo real, ajudando a minimizar atrasos e a acompanhar todo o processo de produ\u00e7\u00e3o com mais facilidade.<\/p>\n\n\n\n
Priorize tarefas urgentes<\/h3>\n\n\n\n
\u00c9 bem prov\u00e1vel que voc\u00ea esteja pensando: \u201cMas todas as demandas s\u00e3o urgentes!\u201d disso n\u00e3o temos d\u00favidas, afinal, s\u00e3o in\u00fameras contas atendidas diariamente e o tempo faz quest\u00e3o de correr de forma proporcional \u00e0 quantidade de entregas, n\u00e3o \u00e9? No entanto, o importante aqui \u00e9 saber administr\u00e1-las de modo que nenhuma demanda seja deixada de lado. Dessa forma, procure fazer uma lista das tarefas que precisam ser finalizadas naquele dia.<\/p>\n\n\n\n
Perceba que nem tudo que precisa ser terminado no mesmo momento consome, necessariamente, mais horas do que aquilo que n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o urgente. Ou seja, ao finalizar essas tarefas, voc\u00ea vai ter tempo livre para dar conta dos jobs que est\u00e3o \u2018\u2019na fila\u2019\u2019. Procure fazer dessa pr\u00e1tica uma atividade de rotina, de prefer\u00eancia assim que chegar na ag\u00eancia. O cafezinho de cada dia pode esperar!<\/p>\n\n\n\n
Avalie os resultados<\/h3>\n\n\n\n
E finalmente chegamos \u00e0 \u00faltima, mas n\u00e3o menos importante dica: a avalia\u00e7\u00e3o de resultados. Para que todas as pr\u00e1ticas de gest\u00e3o de tempo sejam v\u00e1lidas, \u00e9 preciso fazer um comparativo de produtividade para identificar em que momento seus Jobs atrasam e se existe algum funcion\u00e1rio com uma curva de desempenho inadequada. <\/p>\n\n\n\n
Outra forma de analisar a produtividade da ag\u00eancia \u00e9 emitindo relat\u00f3rios detalhados de jobs. S\u00f3 assim voc\u00ea conseguir\u00e1 acompanhar o rendimento dos Jobs e categoriz\u00e1-los por prioridade, por cliente, pelo fee mensal<\/em>, entre outros.<\/p>\n\n\n\nUtilize t\u00e9cnicas de gest\u00e3o de tempo<\/strong><\/h3>\n\n\n\nAlgumas t\u00e9cnicas facilitam bastante o seu controle de gest\u00e3o de tempo e o envolvimento de toda a equipe nessa proposta. \u00c9 muito importante saber um pouco a respeito dessas possibilidades para encontrar aquela que mais se encaixa no m\u00e9todo de trabalho de sua ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n
Com toda certeza, a implementa\u00e7\u00e3o de alguma delas ter\u00e1 o funcionamento esperado para contribuir com o melhor uso do tempo e para entregas mais certeiras. <\/p>\n\n\n\n
Pomodoro<\/h4>\n\n\n\n
A t\u00e9cnica Pomodoro<\/a> consiste em trabalhar por um determinado tempo e fazer breves intervalos. Na pr\u00e1tica, essa metodologia diz que devemos trabalhar por 25 minutos (sem interrup\u00e7\u00f5es) e fazer uma pausa de 5 minutos. Ao completar 4 ciclos, \u00e9 recomendada uma pausa de 30 minutos.<\/p>\n\n\n\nGTD<\/h4>\n\n\n\n
O m\u00e9todo GTD parte do princ\u00edpio de que \u00e9 normal esquecer uma coisa ou outra, mas isso \u00e9 algo que pode ser facilmente evitado. Assim, a melhor forma \u00e9 tirar planos e ideias da mente e registr\u00e1-los em agendas, cadernos ou computadores.<\/p>\n\n\n\n
O segredo, nesse caso, \u00e9 fazer listas por meio de uma classifica\u00e7\u00e3o de prioridades e contextos. A ideia \u00e9 seguir a ordem, sem deixar as tarefas menos priorit\u00e1rias para outro momento, e fazer tudo conforme o organizado.<\/p>\n\n\n\n
Kanban<\/h4>\n\n\n\n
A metodologia Kanban<\/a>, por sua vez, usa cart\u00f5es e post-its em um quadro para indicar e acompanhar o fluxo de produ\u00e7\u00e3o da ag\u00eancia. \u00c9 uma maneira mais visual e pr\u00e1tica, com recursos acess\u00edveis, de ver as tarefas que podem ser executadas e as etapas de seu andamento.<\/p>\n\n\n\nNa medida em que os processos internos caminharem, elas podem ser alteradas. Vale tamb\u00e9m colocar o status de cada etapa, al\u00e9m do da tarefa geral, e o nome de cada respons\u00e1vel por desenvolv\u00ea-la.<\/p>\n\n\n\n
Matriz GUT<\/h4>\n\n\n\n
A sigla GUT significa Gravidade, Urg\u00eancia e Tend\u00eancia. Essa \u00e9 uma ferramenta muito utilizada para priorizar a resolu\u00e7\u00e3o de problemas. Nela, cada quest\u00e3o \u00e9 classificada por uma \u00f3tica diferente: da gravidade (do problema), da urg\u00eancia (de resolu\u00e7\u00e3o dele) e da tend\u00eancia (de piorar com rapidez ou de forma lenta).<\/p>\n\n\n\n
Ela pode ser montada em forma de gr\u00e1fico e atualizada de acordo com a execu\u00e7\u00e3o dos planos de a\u00e7\u00e3o e solu\u00e7\u00e3o. Nesse caso, \u00e9 essencial identificar tamb\u00e9m os prazos e os respons\u00e1veis por cada um dos problemas.<\/p>\n\n\n\n
Organize o ambiente de trabalho<\/strong><\/h3>\n\n\n\nTrabalhar em um ambiente desorganizado apenas atrapalha sua gest\u00e3o de tempo. Se voc\u00ea n\u00e3o consegue encontrar seus pr\u00f3prios materiais de trabalho e documentos importantes em cima da mesa, j\u00e1 vai perder minutos valiosos para procur\u00e1-los.<\/p>\n\n\n\n
Portanto, \u00e9 relevante se dedicar a manter um local tranquilo e clean para fazer suas atividades. Na medida do poss\u00edvel, evite tamb\u00e9m objetos que tragam distra\u00e7\u00f5es \u2014 o que acontece bastante se o local tem decora\u00e7\u00f5es muito chamativas e interativas. Logo, reserve isso para o tempo livre.<\/p>\n\n\n\n
Permita intervalos na rotina<\/strong><\/h3>\n\n\n\nDe nada adianta uma rotina sem qualquer intervalo. Por vezes, apenas uma pausa \u00e9 capaz de clarear a mente e permitir que novas oportunidades e solu\u00e7\u00f5es surjam. Vale fazer uma pausa para o caf\u00e9, um passeio r\u00e1pido na parte externa da ag\u00eancia ou uma troca de ideias com um colega. Relaxar muitas vezes \u00e9 a chave para que uma atividade traga mais resultados.<\/p>\n\n\n\n
Como voc\u00ea pode ver, gerir bem o tempo da ag\u00eancia, assim como em qualquer empresa, faz toda a diferen\u00e7a: tanto para colaboradores, que ser\u00e3o mais produtivos e se dedicar\u00e3o a suas atividades com maior motiva\u00e7\u00e3o, quanto para os clientes, que receber\u00e3o sempre trabalhos de qualidade \u00edmpar e dentro do prazo esperado.<\/p>\n\n\n\n
A ag\u00eancia, por sua vez, s\u00f3 tem a ganhar com isso. Afinal, o retorno financeiro ser\u00e1 muito maior e permitir\u00e1 novos investimentos e inova\u00e7\u00f5es para que o mercado continue a se interessar por tudo o que ela oferece.<\/p>\n\n\n\n
Quais as causas do aproveitamento ruim do tempo?<\/h2>\n\n\n\n
Muitos fatores t\u00eam impacto direto na forma como o tempo \u00e9 aproveitado. Se voc\u00ea consegue identific\u00e1-los, basta usar as ferramentas certas para solucionar, como essas que voc\u00ea viu at\u00e9 aqui. Veja a seguir o que pode ser a origem da sua dificuldade de administrar bem as horas do seu dia!<\/p>\n\n\n\n
Falta de organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Se voc\u00ea n\u00e3o se organiza, fica dif\u00edcil conseguir cumprir com tudo<\/strong>. S\u00e3o muitas informa\u00e7\u00f5es e compromissos, e uma hora a sua cabe\u00e7a n\u00e3o dar\u00e1 conta de tudo. Use a agenda do seu smartphone, anote em post-its ou em planilhas. O importante \u00e9 organizar tudo, distribuindo as demandas ao longo das horas do dia.<\/p>\n\n\n\nProcrastina\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Procrastina\u00e7\u00e3o<\/a> tem impacto direto na sua produtividade. Deixar para depois nunca \u00e9 uma boa ideia<\/strong>. Quanto mais voc\u00ea enrola, mais tempo gasta fazendo, geralmente, pouca coisa interessante. Seja din\u00e2mico e dedique-se \u00e0s tarefas, sem perder tempo. Isso vai otimizar seu dia e o resultado vai deix\u00e1-lo muito orgulhoso de si pr\u00f3prio!<\/p>\n\n\n\nFalta de foco<\/h3>\n\n\n\n
A falta de foco, muitas vezes, acontece na \u00e2nsia de querer resolver tudo, especialmente em dias mais cheios. Por mais que as inten\u00e7\u00f5es sejam boas, voc\u00ea n\u00e3o \u00e9 multi-task<\/strong>! Dedique-se a uma tarefa de cada vez, com foco e concentra\u00e7\u00e3o<\/a> total. Geralmente, 80% do dia de um gerente, por exemplo, \u00e9 gasto com coisas superficiais por causa da falta de foco<\/strong>. Esse \u00e9 um indicador que voc\u00ea precisa afastar!<\/p>\n\n\n\n Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe como efetuar uma gest\u00e3o de tempo inteligente na sua ag\u00eancia, continue seu estudo e confira nosso conte\u00fado sobre como o timesheet pode melhorar a produtividade da sua ag\u00eancia!<\/a> <\/p>\n\n\n\n<!–[if lte IE 8]>
Ter um tempo administrado corretamente evita in\u00fameras situa\u00e7\u00f5es de estresse<\/a>. At\u00e9 porque n\u00e3o \u00e9 novidade que qualquer coisa que sai do plano inicial acarreta preocupa\u00e7\u00e3o e muita irrita\u00e7\u00e3o. Sem a correria para cumprir prazos e a possibilidade de impasses de \u00faltima hora, voc\u00ea tem menos retrabalho<\/a>, menos erros e, ent\u00e3o, menos estresse.<\/p>\n\n\n\n Com a gest\u00e3o correta de tempo, \u00e9 poss\u00edvel aumentar significativamente a produtividade. Isso porque a equipe se esfor\u00e7a menos e passa a ter maior disciplina para planejar e organizar todas as suas atividades, as quais rendem bem mais. Dessa forma, sobra tempo para se dedicar a algumas atividades extras, dar in\u00edcio com anteced\u00eancia a algum projeto e, at\u00e9 mesmo, descansar e fazer um brainstorming<\/a>.<\/p>\n\n\n\n<!–[if lte IE 8]> O cumprimento de prazos \u00e9 algo essencial para uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o<\/a>. A gest\u00e3o de tempo ajuda, e muito, a fazer com que tudo aconte\u00e7a no momento certo e, por vezes, at\u00e9 mesmo antes do esperado. Por sua vez, isso deixa o cliente muito mais satisfeito e permite que a ag\u00eancia se dedique a outras atividades. O tempo bem distribu\u00eddo \u00e9 o segredo para que as atividades essenciais sejam sempre priorizadas.<\/p>\n\n\n\n A gest\u00e3o de tempo n\u00e3o \u00e9 simplesmente fazer uma atividade em menor tempo. Como vimos, essa gest\u00e3o envolve planejamento, concentra\u00e7\u00e3o, foco, software de gest\u00e3o<\/a> e muitos outros pontos, al\u00e9m da agilidade.<\/p>\n\n\n\n O grande problema a\u00ed \u00e9 que muitas pessoas acham que gerir melhor o tempo \u00e9 s\u00f3 pisar no acelerador! N\u00e3o \u00e9! Essa vis\u00e3o limitada pode fazer com que a qualidade do trabalho se perca e, pior ainda, que gere necessidades de retrabalho. Se isso acontece, a\u00ed sim a sua gest\u00e3o de tempo ser\u00e1 prejudicada, porque voc\u00ea ter\u00e1 que fazer uma mesma atividade mais de uma vez.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel sim conciliar a agilidade em fazer algo no menor tempo sem perder a qualidade \u2014 e at\u00e9 fazendo melhor. Para isso, devemos olhar como estamos utilizando nosso tempo hoje.<\/p>\n\n\n\n Um \u00f3timo caso para analisarmos \u00e9 o trabalho remoto. Muitas ag\u00eancias j\u00e1 adotam esse tipo de trabalho, de home office. Por\u00e9m, para que isso d\u00ea certo, \u00e9 necess\u00e1rio que o profissional tenha uma boa organiza\u00e7\u00e3o e, principalmente, foco, al\u00e9m de uma boa gest\u00e3o de projetos<\/a> por parte da lideran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n Dentro de casa h\u00e1 diversas atividades que podem fazer com que a sua gest\u00e3o de tempo seja prejudicada. Trabalhar vendo televis\u00e3o, por exemplo, ou fazer mais de um atividade ao mesmo tempo pode ser bem prejudicial.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, nesses casos, o ideal \u00e9 organizar um ambiente de trabalho sem distra\u00e7\u00f5es, especificar um tempo em que voc\u00ea estar\u00e1 focado exclusivamente nessas atividades, reunir todas as ferramentas necess\u00e1rias e n\u00e3o desviar o foco.<\/p>\n\n\n\n De uma forma geral, estude quais s\u00e3o as atividades que voc\u00ea deve desempenhar no dia e marque as prioridades, aquilo que n\u00e3o pode deixar para depois. \u00c9 interessante criar metas de produtividade, mesmo que seja somente para si. Isso pode te motivar ainda mais a otimizar o seu tempo e trabalho.<\/p>\n\n\n\n No dia a dia temos v\u00e1rias atividades que devem ser feitas, sejam atividades pessoais ou aquelas ligadas aos nossos trabalhos. Por\u00e9m, o que deve ser feito primeiro? Se n\u00e3o houver tempo suficiente para tudo, o que pode ser deixado para depois e o que precisa vir primeiro? Essa an\u00e1lise pode te ajudar a priorizar aquilo que \u00e9 mais importante!<\/p>\n\n\n\n Principalmente quando falamos de gest\u00e3o e lideran\u00e7a, a prioriza\u00e7\u00e3o das atividades ganha uma import\u00e2ncia tremenda. Afinal, o gestor precisa equilibrar muito bem o trabalho para toda a sua equipe.<\/p>\n\n\n\n N\u00e3o adianta designar a\u00e7\u00f5es somente para um profissional, criando uma rotina extremamente carregada, e deixar outra pessoa com poucas atividades. O equil\u00edbrio deve ser buscado.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, para encontrarmos as prioridades corretas, podemos analisar as atividades nas seguintes perspectivas:<\/p>\n\n\n\n Responder a essas perguntas para cada a\u00e7\u00e3o do dia vai te ajudar a mapear as prioridades e delegar aquilo que \u00e9 poss\u00edvel. \u00c9 importante lembrar que, como gestor de uma equipe, voc\u00ea deve utilizar todas as habilidades e todos os recursos da melhor forma, ganhando tempo e qualidade.<\/p>\n\n\n\n Talvez um trabalho possa ser executado por uma pessoa de forma mais r\u00e1pida e com maior qualidade do que outra \u2014 e isso deve ser levado em considera\u00e7\u00e3o no momento de definir as tarefas.<\/p>\n\n\n\n Agora, estudaremos 3 t\u00e9cnicas que podem te ajudar a otimizar o seu tempo e ser mais produtivo. Confira!<\/p>\n\n\n\n O timeboxing \u00e9 uma das t\u00e9cnicas em destaque no mundo todo. Ela prop\u00f5e que voc\u00ea defina quanto tempo ter\u00e1 dispon\u00edvel para executar cada atividade. \u00c9 como se voc\u00ea pegasse o seu dia e o divisisse em v\u00e1rios blocos ou caixas. Cada uma dessas caixas representa o tempo que voc\u00ea determinou para uma atividade.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 interessante analisarmos que o timeboxing prop\u00f5e certa invers\u00e3o de valores, uma vez que a prioridade aqui \u00e9 o tempo, n\u00e3o mais a atividade em si.<\/p>\n\n\n\n Para colocar essa t\u00e9cnica em pr\u00e1tica, voc\u00ea deve:<\/p>\n\n\n\n Voc\u00ea pode ajustar os tempos se estiver sobrando ou faltando muito, mas \u00e9 interessante tentar seguir o m\u00e9todo para que ele realmente tenha efici\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n O task batching \u00e9 um modelo de planejamento de atividades e gest\u00e3o de tempo que avalia os seus per\u00edodos de concentra\u00e7\u00e3o no dia, distribuindo os momentos em que h\u00e1 mais ou menos foco.<\/p>\n\n\n\n Essa t\u00e9cnica estabelece que h\u00e1 tr\u00eas fases no dia: per\u00edodo de leve, m\u00e9dia e profunda concentra\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Geralmente, logo ao acordar de manh\u00e3, estamos em uma fase de concentra\u00e7\u00e3o leve. Esse n\u00edvel rapidamente sobe, chegando ao estado de concentra\u00e7\u00e3o profunda por volta de 10h.<\/p>\n\n\n\n Depois da parada para o almo\u00e7o, a nossa concentra\u00e7\u00e3o j\u00e1 n\u00e3o \u00e9 a mesma at\u00e9 o meio da tarde, em que sobe novamente. E no final do dia de trabalho j\u00e1 h\u00e1 uma fadiga, que nos fazer estar menos concentrados.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, analisando o dia e os per\u00edodos de concentra\u00e7\u00e3o, o objetivo dessa t\u00e9cnica \u00e9 distribuir as atividades pela exig\u00eancia de concentra\u00e7\u00e3o, aumentando o rendimento.<\/p>\n\n\n\n Tarefas que necessitam de maior aten\u00e7\u00e3o e foco s\u00e3o colocadas, geralmente, no meio da manh\u00e3 ou da tarde, por volta das 10 ou 15 horas.<\/p>\n\n\n\n A matriz Eisenhower \u00e9 uma t\u00e9cnica bem simples e eficiente de avaliar quais s\u00e3o as prioridades do seu dia.<\/p>\n\n\n\n Basicamente, vemos um quadro dividido em quatro partes. As atividades ser\u00e3o posicionadas nesse quadro com base na an\u00e1lise de n\u00edvel de urg\u00eancia e a import\u00e2ncia da tarefa.<\/p>\n\n\n\n Seguindo o crit\u00e9rio de urg\u00eancia, voc\u00ea vai posicionar a atividade mais urgente \u00e0 esquerda e a menos urgente \u00e0 direita. J\u00e1 pelo crit\u00e9rio de import\u00e2ncia, a mais relevante ficar\u00e1 na parte de cima, enquanto a menos ficar\u00e1 posicionada abaixo.<\/p>\n\n\n\n Ao posicionar todas as suas atividades nesse quadro, elas poder\u00e3o se encaixar em quatro zonas: <\/p>\n\n\n\n Saber onde est\u00e3o alocadas as demandas atuais da ag\u00eancia, qual a prioridade de entrega dos trabalhos e qual \u00e9 o perfil produtivo de cada colaborador, s\u00e3o dados que trar\u00e3o o embasamento necess\u00e1rio para a tomada de decis\u00e3o<\/a>. Para seu conhecimento, selecionamos 6 dicas para um controle de tempo eficiente na sua ag\u00eancia. Vamos l\u00e1?<\/p>\n\n\n\n A organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 a palavra de ordem quando o objetivo \u00e9 lidar com a constante falta de tempo na ag\u00eancia. Mais importante do que adotar ferramentas que auxiliem na gest\u00e3o de tarefas no decorrer do dia, \u00e9 colocar a casa em ordem, come\u00e7ando pelo pr\u00f3prio atendimento<\/a>. Mas como fazer isso?<\/p>\n\n\n\n Dedicar longos per\u00edodos do dia em reuni\u00f5es \u00e9 uma pr\u00e1tica quase obrigat\u00f3ria em ag\u00eancias de comunica\u00e7\u00e3o. Mas ser\u00e1 que elas s\u00e3o, assim, t\u00e3o eficazes?<\/p>\n\n\n\n Por mais que seja praticamente imposs\u00edvel abolir de vez as reuni\u00f5es na ag\u00eancia, otimiz\u00e1-las e aproveitar ao m\u00e1ximo o tempo dispon\u00edvel \u00e9 fundamental. Pensando nisso, existem algumas pr\u00e1ticas que podem ser empregadas para tornar esses momentos mais produtivos para voc\u00ea e para sua equipe. Confira algumas dicas:<\/p>\n\n\n\n Saber delegar tarefas para toda a equipe \u00e9 fundamental para segmentar o trabalho do publicit\u00e1rio que agora se v\u00ea na fun\u00e7\u00e3o de gestor, com novas responsabilidades para dar conta e decis\u00f5es importantes para tomar.<\/p>\n\n\n\n Nesse sentido, distribuir as atividades \u00e9 mais que uma forma de tirar o peso de in\u00fameras tarefas que se acumulam durante o dia, mas sobretudo um m\u00e9todo extremamente eficaz para depositar confian\u00e7a no time, reconhecendo suas habilidades e abrindo um leque para novas ideias.<\/p>\n\n\n\n Sabe aqueles momentos em que lidar com as diversas abas abertas no computador se torna um verdadeiro sacrif\u00edcio? E os temidos bloqueios criativos<\/a>, ent\u00e3o? Lidar com essas situa\u00e7\u00f5es pode at\u00e9 parecer uma tarefa dif\u00edcil, mas acredite, existe uma luz no fim do t\u00fanel: fazer pausas.<\/p>\n\n\n\n Uma t\u00e9cnica muito utilizada \u00e9 a Getting Things Done<\/a><\/strong>. Ela foi criada para aqueles momentos em que \u00e9 dif\u00edcil saber por qual tarefa come\u00e7ar. O primeiro passo \u00e9 anotar absolutamente todas as atividades que voc\u00ea precisa fazer durante o dia ou ao longo semana. No final do dia, \u00e9 hora de rever o que voc\u00ea anotou e planejar as pr\u00f3ximas atividades que possuem certa similaridade, organizando-as por n\u00edveis de prioridade.<\/p>\n\n\n\n<!–[if lte IE 8]> Conseguir se organizar em meio a tantas demandas exige planejamento. Nesse sentido, \u00e9 recomendado que voc\u00ea mantenha uma rotina para n\u00e3o deixar nenhuma tarefa importante de lado.<\/p>\n\n\n\n Sabemos que n\u00e3o \u00e9 f\u00e1cil se desviar daqueles jobs que surgem de \u00faltima hora, mas quando voc\u00ea gerencia o tempo de maneira eficiente, fica f\u00e1cil dar conta das atividades rotineiras e, ao mesmo tempo, atender \u00e0s demandas urgentes.<\/p>\n\n\n\n A dica \u00e9: crie um cronograma com as atividades de rotina, dessa forma voc\u00ea conseguir\u00e1 se organizar melhor e nenhuma tarefa deixar\u00e1 de ser feita.<\/p>\n\n\n\n Que a procrastina\u00e7\u00e3o<\/a> \u00e9 inimiga n\u00famero um da produtividade<\/a> n\u00f3s j\u00e1 sabemos. Normalmente, esse per\u00edodo de limbo produtivo \u00e9 ativado quando temos que executar tarefas mais complicadas e n\u00e3o t\u00e3o prazerosas assim.<\/p>\n\n\n\n Mas c\u00e1 para n\u00f3s, dificilmente todas as atividades que surgir\u00e3o durante o dia ser\u00e3o totalmente compat\u00edveis com nossas prefer\u00eancias, n\u00e3o \u00e9 mesmo? Portanto, n\u00e3o h\u00e1 outra sa\u00edda: ou lidamos com esse vil\u00e3o de uma vez por todas ou o deixamos dominar a rotina.<\/p>\n\n\n\n Sendo assim, procure listar a import\u00e2ncia das tarefas a serem realizadas, bem como os resultados de cada uma delas a curto, m\u00e9dio e longo prazo. Outra dica simples e funcional \u00e9 dividir uma \u00fanica atividade em pequenas tarefas e se preciso, deleg\u00e1-las para o colaborador respons\u00e1vel. Por fim, n\u00e3o hesite em pedir ajuda caso necess\u00e1rio!<\/p>\n\n\n\n J\u00e1 falamos aqui no blog sobre a import\u00e2ncia do timesheet para a produtividade<\/a> da equipe e o quanto essa ferramenta facilita a gest\u00e3o da ag\u00eancia como um todo, uma vez que as decis\u00f5es s\u00e3o tomadas com base em dados seguros. Sabemos o quanto a rotina das ag\u00eancias \u00e9 corrida e que os clientes est\u00e3o cada vez mais exigentes e dispostos a solicitar quantas altera\u00e7\u00f5es forem necess\u00e1rias para chegar ao resultado pretendido.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 aqui que o timesheet faz toda a diferen\u00e7a, pois ele garante que as entregas n\u00e3o ultrapassem o tempo estimado, dando um maior direcionamento nas tarefas priorit\u00e1rias. Assim, \u00e9 garantia que o cliente receba a tarefa no prazo combinado. Al\u00e9m disso, o timesheet realiza a contagem das horas de trabalho em tempo real, ajudando a minimizar atrasos e a acompanhar todo o processo de produ\u00e7\u00e3o com mais facilidade.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 bem prov\u00e1vel que voc\u00ea esteja pensando: \u201cMas todas as demandas s\u00e3o urgentes!\u201d disso n\u00e3o temos d\u00favidas, afinal, s\u00e3o in\u00fameras contas atendidas diariamente e o tempo faz quest\u00e3o de correr de forma proporcional \u00e0 quantidade de entregas, n\u00e3o \u00e9? No entanto, o importante aqui \u00e9 saber administr\u00e1-las de modo que nenhuma demanda seja deixada de lado. Dessa forma, procure fazer uma lista das tarefas que precisam ser finalizadas naquele dia.<\/p>\n\n\n\n Perceba que nem tudo que precisa ser terminado no mesmo momento consome, necessariamente, mais horas do que aquilo que n\u00e3o \u00e9 t\u00e3o urgente. Ou seja, ao finalizar essas tarefas, voc\u00ea vai ter tempo livre para dar conta dos jobs que est\u00e3o \u2018\u2019na fila\u2019\u2019. Procure fazer dessa pr\u00e1tica uma atividade de rotina, de prefer\u00eancia assim que chegar na ag\u00eancia. O cafezinho de cada dia pode esperar!<\/p>\n\n\n\n E finalmente chegamos \u00e0 \u00faltima, mas n\u00e3o menos importante dica: a avalia\u00e7\u00e3o de resultados. Para que todas as pr\u00e1ticas de gest\u00e3o de tempo sejam v\u00e1lidas, \u00e9 preciso fazer um comparativo de produtividade para identificar em que momento seus Jobs atrasam e se existe algum funcion\u00e1rio com uma curva de desempenho inadequada. <\/p>\n\n\n\n Outra forma de analisar a produtividade da ag\u00eancia \u00e9 emitindo relat\u00f3rios detalhados de jobs. S\u00f3 assim voc\u00ea conseguir\u00e1 acompanhar o rendimento dos Jobs e categoriz\u00e1-los por prioridade, por cliente, pelo fee mensal<\/em>, entre outros.<\/p>\n\n\n\n Algumas t\u00e9cnicas facilitam bastante o seu controle de gest\u00e3o de tempo e o envolvimento de toda a equipe nessa proposta. \u00c9 muito importante saber um pouco a respeito dessas possibilidades para encontrar aquela que mais se encaixa no m\u00e9todo de trabalho de sua ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Com toda certeza, a implementa\u00e7\u00e3o de alguma delas ter\u00e1 o funcionamento esperado para contribuir com o melhor uso do tempo e para entregas mais certeiras. <\/p>\n\n\n\n A t\u00e9cnica Pomodoro<\/a> consiste em trabalhar por um determinado tempo e fazer breves intervalos. Na pr\u00e1tica, essa metodologia diz que devemos trabalhar por 25 minutos (sem interrup\u00e7\u00f5es) e fazer uma pausa de 5 minutos. Ao completar 4 ciclos, \u00e9 recomendada uma pausa de 30 minutos.<\/p>\n\n\n\n O m\u00e9todo GTD parte do princ\u00edpio de que \u00e9 normal esquecer uma coisa ou outra, mas isso \u00e9 algo que pode ser facilmente evitado. Assim, a melhor forma \u00e9 tirar planos e ideias da mente e registr\u00e1-los em agendas, cadernos ou computadores.<\/p>\n\n\n\n O segredo, nesse caso, \u00e9 fazer listas por meio de uma classifica\u00e7\u00e3o de prioridades e contextos. A ideia \u00e9 seguir a ordem, sem deixar as tarefas menos priorit\u00e1rias para outro momento, e fazer tudo conforme o organizado.<\/p>\n\n\n\n A metodologia Kanban<\/a>, por sua vez, usa cart\u00f5es e post-its em um quadro para indicar e acompanhar o fluxo de produ\u00e7\u00e3o da ag\u00eancia. \u00c9 uma maneira mais visual e pr\u00e1tica, com recursos acess\u00edveis, de ver as tarefas que podem ser executadas e as etapas de seu andamento.<\/p>\n\n\n\n Na medida em que os processos internos caminharem, elas podem ser alteradas. Vale tamb\u00e9m colocar o status de cada etapa, al\u00e9m do da tarefa geral, e o nome de cada respons\u00e1vel por desenvolv\u00ea-la.<\/p>\n\n\n\n A sigla GUT significa Gravidade, Urg\u00eancia e Tend\u00eancia. Essa \u00e9 uma ferramenta muito utilizada para priorizar a resolu\u00e7\u00e3o de problemas. Nela, cada quest\u00e3o \u00e9 classificada por uma \u00f3tica diferente: da gravidade (do problema), da urg\u00eancia (de resolu\u00e7\u00e3o dele) e da tend\u00eancia (de piorar com rapidez ou de forma lenta).<\/p>\n\n\n\n Ela pode ser montada em forma de gr\u00e1fico e atualizada de acordo com a execu\u00e7\u00e3o dos planos de a\u00e7\u00e3o e solu\u00e7\u00e3o. Nesse caso, \u00e9 essencial identificar tamb\u00e9m os prazos e os respons\u00e1veis por cada um dos problemas.<\/p>\n\n\n\n Trabalhar em um ambiente desorganizado apenas atrapalha sua gest\u00e3o de tempo. Se voc\u00ea n\u00e3o consegue encontrar seus pr\u00f3prios materiais de trabalho e documentos importantes em cima da mesa, j\u00e1 vai perder minutos valiosos para procur\u00e1-los.<\/p>\n\n\n\n Portanto, \u00e9 relevante se dedicar a manter um local tranquilo e clean para fazer suas atividades. Na medida do poss\u00edvel, evite tamb\u00e9m objetos que tragam distra\u00e7\u00f5es \u2014 o que acontece bastante se o local tem decora\u00e7\u00f5es muito chamativas e interativas. Logo, reserve isso para o tempo livre.<\/p>\n\n\n\n De nada adianta uma rotina sem qualquer intervalo. Por vezes, apenas uma pausa \u00e9 capaz de clarear a mente e permitir que novas oportunidades e solu\u00e7\u00f5es surjam. Vale fazer uma pausa para o caf\u00e9, um passeio r\u00e1pido na parte externa da ag\u00eancia ou uma troca de ideias com um colega. Relaxar muitas vezes \u00e9 a chave para que uma atividade traga mais resultados.<\/p>\n\n\n\n Como voc\u00ea pode ver, gerir bem o tempo da ag\u00eancia, assim como em qualquer empresa, faz toda a diferen\u00e7a: tanto para colaboradores, que ser\u00e3o mais produtivos e se dedicar\u00e3o a suas atividades com maior motiva\u00e7\u00e3o, quanto para os clientes, que receber\u00e3o sempre trabalhos de qualidade \u00edmpar e dentro do prazo esperado.<\/p>\n\n\n\n A ag\u00eancia, por sua vez, s\u00f3 tem a ganhar com isso. Afinal, o retorno financeiro ser\u00e1 muito maior e permitir\u00e1 novos investimentos e inova\u00e7\u00f5es para que o mercado continue a se interessar por tudo o que ela oferece.<\/p>\n\n\n\n Muitos fatores t\u00eam impacto direto na forma como o tempo \u00e9 aproveitado. Se voc\u00ea consegue identific\u00e1-los, basta usar as ferramentas certas para solucionar, como essas que voc\u00ea viu at\u00e9 aqui. Veja a seguir o que pode ser a origem da sua dificuldade de administrar bem as horas do seu dia!<\/p>\n\n\n\n Se voc\u00ea n\u00e3o se organiza, fica dif\u00edcil conseguir cumprir com tudo<\/strong>. S\u00e3o muitas informa\u00e7\u00f5es e compromissos, e uma hora a sua cabe\u00e7a n\u00e3o dar\u00e1 conta de tudo. Use a agenda do seu smartphone, anote em post-its ou em planilhas. O importante \u00e9 organizar tudo, distribuindo as demandas ao longo das horas do dia.<\/p>\n\n\n\n Procrastina\u00e7\u00e3o<\/a> tem impacto direto na sua produtividade. Deixar para depois nunca \u00e9 uma boa ideia<\/strong>. Quanto mais voc\u00ea enrola, mais tempo gasta fazendo, geralmente, pouca coisa interessante. Seja din\u00e2mico e dedique-se \u00e0s tarefas, sem perder tempo. Isso vai otimizar seu dia e o resultado vai deix\u00e1-lo muito orgulhoso de si pr\u00f3prio!<\/p>\n\n\n\n A falta de foco, muitas vezes, acontece na \u00e2nsia de querer resolver tudo, especialmente em dias mais cheios. Por mais que as inten\u00e7\u00f5es sejam boas, voc\u00ea n\u00e3o \u00e9 multi-task<\/strong>! Dedique-se a uma tarefa de cada vez, com foco e concentra\u00e7\u00e3o<\/a> total. Geralmente, 80% do dia de um gerente, por exemplo, \u00e9 gasto com coisas superficiais por causa da falta de foco<\/strong>. Esse \u00e9 um indicador que voc\u00ea precisa afastar!<\/p>\n\n\n\n Agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe como efetuar uma gest\u00e3o de tempo inteligente na sua ag\u00eancia, continue seu estudo e confira nosso conte\u00fado sobre como o timesheet pode melhorar a produtividade da sua ag\u00eancia!<\/a> <\/p>\n\n\n\n<!–[if lte IE 8]>Aumento da produtividade<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
<\/a><\/span> hbspt.cta.load(1728943, ’27c9a5cf-05c4-45e1-b255-f643986e721e’, {}); <\/span>\n\n\n\nCumprimento de prazos<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Fazer mais r\u00e1pido ou fazer melhor? \u00c9 poss\u00edvel conciliar?<\/h2>\n\n\n\n
Como priorizar o que realmente importa na sua rotina?<\/h2>\n\n\n\n
3 novas t\u00e9cnicas que ajudam na otimiza\u00e7\u00e3o do tempo<\/h2>\n\n\n\n
1. Timeboxing<\/h3>\n\n\n\n
2. Task batching<\/h3>\n\n\n\n
3. Matriz Eisenhower<\/h3>\n\n\n\n
Afinal, quais estrat\u00e9gias podem auxiliar na gest\u00e3o de tempo da sua ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
Organize as demandas que chegam<\/h3>\n\n\n\n
Reduza o n\u00famero de reuni\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n
Saiba delegar<\/h3>\n\n\n\n
Fa\u00e7a pausas<\/h3>\n\n\n\n
<\/a><\/span> hbspt.cta.load(355484, ‘6ed336c2-e3b0-4947-ba03-bf5946127222’, {}); <\/span>\n\n\n\nMantenha uma rotina<\/h3>\n\n\n\n
Evite a procrastina\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Implante o timesheet<\/h3>\n\n\n\n
Priorize tarefas urgentes<\/h3>\n\n\n\n
Avalie os resultados<\/h3>\n\n\n\n
Utilize t\u00e9cnicas de gest\u00e3o de tempo<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Pomodoro<\/h4>\n\n\n\n
GTD<\/h4>\n\n\n\n
Kanban<\/h4>\n\n\n\n
Matriz GUT<\/h4>\n\n\n\n
Organize o ambiente de trabalho<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Permita intervalos na rotina<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Quais as causas do aproveitamento ruim do tempo?<\/h2>\n\n\n\n
Falta de organiza\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Procrastina\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Falta de foco<\/h3>\n\n\n\n
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