Afinal, cada processo adotado na sua empresa requer uma s\u00e9rie de tarefas e, por isso, armar um workflow se faz t\u00e3o necess\u00e1rio.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Quando se fala de Marketing Digital<\/a>, por exemplo, devemos considerar que se trata de uma estrat\u00e9gia que envolve v\u00e1rios canais e cada um deles tem um planejamento pr\u00f3prio. Vejamos alguns casos.<\/p>\n\n\n\n Ao fazer uma a\u00e7\u00e3o de m\u00eddia paga no Facebook Ads<\/a> \u00e9 preciso criar uma campanha que tenha algum objetivo espec\u00edfico que pode ser gerar mais cliques num link, conseguir mais f\u00e3s\/seguidores, aumentar as convers\u00f5es em venda etc. <\/p>\n\n\n\n Em seguida, \u00e9 especificado qual p\u00fablico dever\u00e1 ser atingido e o conjunto de an\u00fancios que pertencer\u00e3o a essa campanha.<\/p>\n\n\n\n Como voc\u00ea pode ver, essa a\u00e7\u00e3o tem um fluxo de trabalho composto de cria\u00e7\u00e3o da campanha, escolha do p\u00fablico e cria\u00e7\u00e3o dos an\u00fancios da campanha. <\/p>\n\n\n\n Se essa ordem n\u00e3o for seguida \u00e0 risca, o fluxo ser\u00e1 quebrado, o trabalho n\u00e3o ser\u00e1 bem executado e, dificilmente, o objetivo ser\u00e1 atingido. Por essa raz\u00e3o, \u00e9 preciso ter um workflow.<\/strong><\/p>\n\n\n\n E, para que voc\u00ea saiba o que \u00e9 um workflow, quais s\u00e3o os tipos que voc\u00ea pode adotar na gest\u00e3o de uma empresa e tamb\u00e9m alguns exemplos que facilitem a compreens\u00e3o, redigimos este post e convidamos voc\u00ea a l\u00ea-lo at\u00e9 o fim.<\/p>\n\n\n[rock-convert-pdf id=”1977″]\n\n\n\n Workflows \u2014 tamb\u00e9m chamados de fluxos de trabalho \u2014 s\u00e3o a maneira como as pessoas realizam o trabalho e podem ser ilustradas como uma s\u00e9rie de etapas que precisam ser conclu\u00eddas sequencialmente em um diagrama ou lista de verifica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Basicamente, o workflow pode ser visto como um trabalho fluindo de um est\u00e1gio para o outro, seja por meio de uma ferramenta, seja por outro processo. <\/p>\n\n\n\n Voc\u00ea pode executar um workflow completo sozinho (tal como escrever, editar e publicar uma postagem no blog) ou pode envolver v\u00e1rias pessoas (como fazer uma venda complexa<\/a> para um cliente).<\/p>\n\n\n\n Contudo, o workflow n\u00e3o deve ser confundido com uma tarefa ou com v\u00e1rias tarefas juntas, pois, isso seria um projeto. <\/p>\n\n\n\n Workflow \u00e9 uma cadeia de tarefas que acontecem em uma sequ\u00eancia, al\u00e9m de ser algo que voc\u00ea faz regularmente.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Para ter uma ideia melhor de como isso funciona, vamos abordar um exemplo pr\u00e1tico: a inser\u00e7\u00e3o de funcion\u00e1rios. <\/p>\n\n\n\n Sempre que voc\u00ea contrata um novo funcion\u00e1rio para a sua equipe, \u00e9 necess\u00e1rio explicar como a empresa funciona, qual \u00e9 o papel deles e assim por diante.<\/p>\n\n\n\n Vejamos outro exemplo simples de um fluxo de trabalho presente no processo de vendarketing<\/a> no qual v\u00e1rias pessoas est\u00e3o envolvidas:<\/p>\n\n\n\n Ao criar um conte\u00fado para o blog da sua empresa, um workflow pode ser feito da seguinte forma:<\/p>\n\n\n\n Muitas vezes, nos neg\u00f3cios, os workflows s\u00e3o mais complicados. Algo como a inser\u00e7\u00e3o de funcion\u00e1rios pode envolver v\u00e1rias reuni\u00f5es, relat\u00f3rios, tarefas e departamentos. <\/p>\n\n\n\n \u00c9 nesse n\u00edvel que eles precisam ser monitorados, gerenciados e otimizados adequadamente para garantir que eles sejam t\u00e3o eficientes quanto poss\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n Organizar e controlar processos, pode ser uma tarefa mais f\u00e1cil do que voc\u00ea imagina. Tudo o que voc\u00ea precisa \u00e9 utilizar uma ferramenta que te auxilie nessa organiza\u00e7\u00e3o. Voc\u00ea pode conhecer um pouco mais sobre uma das melhores ferramentas para isso, clicando aqui<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Os processos consistem em uma sequ\u00eancia de atividades, que s\u00e3o subdivididas em tarefas, organizadas de uma maneira l\u00f3gica, tendo rela\u00e7\u00f5es de causa e efeito entre si. Aqui, o objetivo \u00e9 <\/strong>garantir a entrega<\/strong><\/a> de um produto, servi\u00e7o, decis\u00e3o, informa\u00e7\u00e3o ou outros tipos de sa\u00eddas de um cliente externo ou interno.<\/strong><\/p>\n\n\n\n A cadeia de processos de um neg\u00f3cio agrega valor \u00e0 entrega final, aumentando a sua percep\u00e7\u00e3o de valor pelo mercado em rela\u00e7\u00e3o aos custos despendidos para a sua produ\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Se a diferen\u00e7a positiva entre o valor percebido e os custos de produ\u00e7\u00e3o for grande, maior vai ser a lucratividade da companhia. Sendo assim, se preocupar em analisar, modelar e melhorar de forma cont\u00ednua os processos \u00e9 uma \u00f3tima alternativa para gerar mais lucros.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 nesse momento que o workflow e os processos se relacionam, uma vez que esse primeiro \u00e9 uma ferramenta que melhora os processos da organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Em suma, o fluxo de trabalho tem um conjunto de tecnologias e ferramentas que fazem com que os documentos, informa\u00e7\u00f5es e atividades sigam adequadamente pela ag\u00eancia para que os colaboradores sigam a sua sequ\u00eancia e realizem procedimentos que facilitem o alcance dos objetivos.<\/p>\n\n\n\n Adotar um workflow traz uma s\u00e9rie de benef\u00edcios para a sua empresa, apontamos aqui os principais deles:<\/p>\n\n\n\n Basicamente, o sistema de workflow pode ser dividido da maneira que listamos abaixo.<\/p>\n\n\n\n Trata-se de um processo manual feito de forma simples<\/strong> cujos itens podem ser alterados ou movidos de acordo com as regras e procedimentos estabelecidos pela empresa e quando houver necessidade.<\/p>\n\n\n\n Este tipo envolve processos mais burocr\u00e1ticos, pois est\u00e3o coordenados \u00e0s demais tarefas empresariais<\/strong> e podem ser simplificados a partir do workflow uma vez que ele possibilita a organiza\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Este \u00e9 referente aos processos que podem ter interven\u00e7\u00e3o humana ou n\u00e3o<\/strong>. Afinal, eles s\u00e3o mais repetitivos, t\u00eam complexidade maior, al\u00e9m de exigir n\u00edveis maiores de qualifica\u00e7\u00e3o e acesso a diversos sistemas de informa\u00e7\u00e3o<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Estes s\u00e3o os processos que envolvem o trabalho cooperativo executado por variados departamentos da empresa<\/strong>, mas com um objetivo em comum.<\/p>\n\n\n\n Como o fluxo de trabalho colaborativo \u00e9 mais independente, ele n\u00e3o oferece tanta agilidade por poder demandar a\u00e7\u00f5es repetidas de um mesmo processo at\u00e9 que o objetivo seja, finalmente, alcan\u00e7ado.<\/p>\n\n\n\n Contudo, este \u00e9 um processo mais completo, por envolver diversos times cujas habilidades podem ser exploradas de maneira colaborativa.<\/p>\n\n\n\n Estes s\u00e3o processos de trabalho cujas tarefas s\u00e3o efetivadas de maneira conjunta<\/strong>, por\u00e9m, em unidades diferentes, a fim de garantir uma maior confiabilidade e aplica\u00e7\u00e3o feita de forma exata.<\/p>\n\n\n\n Utilizar um sistema de workflow na ag\u00eancia \u00e9 uma \u00f3tima alternativa para o neg\u00f3cio porque ajuda a reduzir os desperd\u00edcios e os custos com processos operacionais \u2014 al\u00e9m de trazer mais efici\u00eancia e efic\u00e1cia para os procedimentos.<\/p>\n\n\n\n A ferramenta ajuda a aumentar a rentabilidade da empresa, pois torna poss\u00edvel a identifica\u00e7\u00e3o das pr\u00e1ticas que agregam mais valor aos processos da ag\u00eanci<\/strong>a. Com o workflow, a organiza\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m tem acesso a dados confi\u00e1veis e em tempo real, com mais transpar\u00eancia e agilidade para o dia a dia.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, o recurso facilita o trabalho em equipe, simplificando a comunica\u00e7\u00e3o e tornando a divis\u00e3o de tarefas mais pr\u00e1tica e clara. O workflow auxilia na tomada de decis\u00f5es e no planejamento estrat\u00e9gico, pois \u00e9 um elemento que reduz as falhas humanas.<\/p>\n\n\n\n Assim, a import\u00e2ncia de utilizar um workflow na ag\u00eancia \u00e9 evidente em toda a din\u00e2mica de trabalho. O programa ajuda a incentivar a equipe<\/a> e confere mais integra\u00e7\u00e3o e praticidade para o processo produtivo.<\/p>\n\n\n\n A corpora\u00e7\u00e3o ter\u00e1 melhores resultados, como a melhoria da gest\u00e3o do tempo<\/a>, o aumento da qualidade do trabalho e, consequentemente, a fideliza\u00e7\u00e3o de clientes<\/a>.<\/p>\n\n\n\n As ag\u00eancias t\u00eam muitos jobs<\/a> simult\u00e2neos para serem realizados. Por isso, \u00e9 fundamental providenciar medidas para que as tarefas fiquem bem ordenadas, do contr\u00e1rio, a corpora\u00e7\u00e3o corre o risco de perder o controle dos prazos.<\/p>\n\n\n\n Nesse sentido, o workflow \u00e9 uma das estrat\u00e9gias fundamentais para garantir que a produ\u00e7\u00e3o aconte\u00e7a no tempo apropriado e de forma adequada. Quer saber de que forma o workflow ajuda no controle dos jobs da ag\u00eancia? Continue a leitura deste conte\u00fado!<\/p>\n\n\n\n Embora o desempenho e a produtividade dos colaboradores sejam muito bons, erros podem acontecer em alguma etapa do processo. Assim, \u00e9 fundamental incluir momentos de revis\u00e3o das atividades feitas para identificar as eventuais falhas ocorridas.<\/p>\n\n\n\n Quando a empresa n\u00e3o tem um sistema de workflow, as fases do desenvolvimento de cada campanha ficam desordenadas, o que pode gerar imprevistos. Muitas vezes, uma determinada pr\u00e1tica pode passar sem revis\u00e3o em meio \u00e0 correria do trabalho.<\/p>\n\n\n\n Publicar um conte\u00fado com falhas de diagrama\u00e7\u00e3o, ortografia ou qualquer outro problema pode ser muito comprometedor para a imagem da sua ag\u00eancia e da empresa do cliente. Essa quest\u00e3o gerar\u00e1 custos adicionais com as refa\u00e7\u00f5es<\/a> e, ainda, reduzir\u00e1 a confian\u00e7a do cliente na equipe.<\/p>\n\n\n\n Com o workflow, as etapas de trabalho ficam bem estruturadas e as revis\u00f5es s\u00e3o realizadas nos momentos necess\u00e1rios. Assim, voc\u00ea evita falhas e alcan\u00e7a melhores resultados.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Sempre h\u00e1 formas de melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a efici\u00eancia dos processos<\/a>. Sendo assim, com a automa\u00e7\u00e3o das tarefas e monitoramento em tempo real do que est\u00e1 acontecendo com a empresa esse processo se torna ainda mais f\u00e1cil. O desafio dessa tarefa \u00e9 diagnosticar onde est\u00e3o os principais problemas.<\/p>\n\n\n\n O workflow \u00e9 um recurso que fornece uma estrutura\u00e7\u00e3o objetiva, clara e concisa de toda a produ\u00e7\u00e3o. Isso fornece o panorama ideal para a realiza\u00e7\u00e3o de reuni\u00f5es para melhoramento da qualidade do servi\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n O esquema ajuda nas discuss\u00f5es e se torna uma \u00f3tima estrat\u00e9gia para prever consequ\u00eancias de poss\u00edveis altera\u00e7\u00f5es. Modifica\u00e7\u00f5es em uma fase do processo podem gerar encadeamentos variados e, por isso, \u00e9 preciso fazer um bom planejamento para n\u00e3o prejudicar nenhuma das etapas de trabalho.<\/p>\n\n\n\n Com o workflow, o desenvolvimento de propostas para aperfei\u00e7oar os procedimentos ser\u00e1 muito mais \u00e1gil e efetivo. Assim, voc\u00ea promove uma \u00f3tima gest\u00e3o estrat\u00e9gica<\/a> na empresa.<\/p>\n\n\n\n Problemas de comunica\u00e7\u00e3o e de circula\u00e7\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es na empresa podem gerar diversos erros e mal-entendidos. Isso prejudica a efici\u00eancia e a efic\u00e1cia dos processos e pode trazer muitos problemas para a ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n O workflow serve como estrat\u00e9gia para minimizar esses preju\u00edzos.<\/strong> Afinal, ele consegue reunir um grande fluxo de informa\u00e7\u00f5es em uma p\u00e1gina. Essa ferramenta mostra todos os processos que est\u00e3o em execu\u00e7\u00e3o \u2014 e vamos combinar que facilmente mensagens importantes da empresa poderiam se perder em chats, grupos do WhatsApp e\/ou e-mails lotados.<\/p>\n\n\n\n Levando isso em considera\u00e7\u00e3o, seria uma pena se voc\u00ea conseguisse estabelecer quais devem ser a prioridades no trabalho, mas as informa\u00e7\u00f5es n\u00e3o chegassem para quem vai execut\u00e1-la, certo? Com o sistema de workflow \u00e9 poss\u00edvel estabelecer uma comunica\u00e7\u00e3o oficial de modo organizado e desburocratizado.<\/p>\n\n\n\n Assim, os profissionais t\u00eam mais facilidade em acompanhar as tarefas e saber exatamente o que est\u00e1 faltando cumprir para finalizar a campanha. Dessa forma, a equipe fica bem informada e a par dos procedimentos \u2014 a medida minimiza problemas e otimiza o cumprimento das tarefas.<\/p>\n\n\n\n Aprender como funciona o fluxo de trabalho na empresa \u00e9 sempre um desafio para os novatos, n\u00e3o \u00e9 mesmo? S\u00e3o muitas informa\u00e7\u00f5es para armazenar de uma s\u00f3 vez. At\u00e9 que a pessoa entenda tudo o que deve ser feito, muitos erros e problemas acontecem.<\/p>\n\n\n\n Com o workflow, os novos membros t\u00eam mais facilidade para assimilar os processos. A tecnologia fornece as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para o colaborador localizar-se em meio aos prazos e procedimentos, o que traz melhores resultados para a ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Empresas que usam o sistema de workflow conseguem reduzir a m\u00e3o de obra e o volume do material. Dessa forma, os custos operacionais caem muito e a efic\u00e1cia da gest\u00e3o \u00e9 garantida, j\u00e1 que a tecnologia foi acrescentada ao fluxo de trabalho.<\/p>\n\n\n\n Bom, se a efici\u00eancia de uma empresa aumenta, caem as chances de erros e retrabalhos. Soma-se \u00e0 diminui\u00e7\u00e3o de erros tamb\u00e9m a agiliza\u00e7\u00e3o dos processos, j\u00e1 que uma tarefa que antes seria realizada com o preenchimento de planilhas com as horas trabalhadas, por exemplo, agora ser\u00e1 feito pelo sistema. Assim, haver\u00e1 tamb\u00e9m mais organiza\u00e7\u00e3o e qualidade na entrega de um trabalho.<\/p>\n\n\n\n J\u00e1 pensou nas vantagens que voc\u00ea teria no trabalho se pudesse ter acesso \u00e0s an\u00e1lises de desempenho dos seus servi\u00e7os em tempo real? Isso \u00e9 algo que faz os olhos de qualquer empresa brilhar.<\/p>\n\n\n\n Pois bem, com o sistema de workflow voc\u00ea consegue ter acesso \u00e0s m\u00e9tricas que exigem uma monitora\u00e7\u00e3o di\u00e1ria. Desse modo, \u00e9 poss\u00edvel descobrir, de modo pr\u00e1tico, o andamento de qualquer trabalho.<\/p>\n\n\n\n Mas os benef\u00edcios n\u00e3o terminam nisso: com esse sistema mencionado ainda \u00e9 poss\u00edvel coletar dados e transform\u00e1-los em dashboards e gr\u00e1ficos de modo que as tarefas possam ser automatizadas.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m de ser poss\u00edvel ter acesso r\u00e1pido e di\u00e1rio \u00e0s m\u00e9tricas \u2014 fundamentais para gest\u00e3o apurada do neg\u00f3cio \u2014 ainda pode-se fazer o monitoramento e controlar o n\u00famero de horas trabalhadas.<\/p>\n\n\n\n Quando a comunica\u00e7\u00e3o entre os membros da equipe melhora, os passos seguintes dentro da empresa devem se tornar mais claros, o que ajuda na tomada de decis\u00f5es. Afinal, cada colaborador tem em mente exatamente o que precisa fazer dentro da organiza\u00e7\u00e3o para que o projeto em quest\u00e3o se efetive.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, os processos agora param de depender tanto de terceiros, como ao contratar diferentes fornecedores para cada etapa do workflow. Nesse sentido, se houver algum problema na entrega de qualquer um deles, todas as etapas s\u00e3o prejudicadas.<\/p>\n\n\n\n Por isso, existem parceiros que englobam o m\u00e1ximo de atividades e beneficia a empresa ao evitar as falhas e atrasos de entrega, al\u00e9m de ser um m\u00e9todo mais econ\u00f4mico tamb\u00e9m. Tudo isso traz mais seguran\u00e7a para a empresa e auxilia na tomada de decis\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Preparamos um passo a passo para a cria\u00e7\u00e3o de um workflow para. Veja mais a seguir!<\/p>\n\n\n\n Fazer um invent\u00e1rio dos recursos dispon\u00edveis \u00e9 importante para ver o que voc\u00ea j\u00e1 tem e o que ser\u00e1 preciso prover. Essa a\u00e7\u00e3o \u00e9 crucial para aproveitar as potencialidades da ag\u00eancia, bem como identificar quais s\u00e3o os pontos que necessitam de melhorias.<\/p>\n\n\n\n Para fazer o levantamento, considere algumas vari\u00e1veis, como:<\/p>\n\n\n\n Registre todas essas quest\u00f5es, pois elas ser\u00e3o necess\u00e1rias nas pr\u00f3ximas etapas da montagem do workflow.<\/p>\n\n\n\n Nesse momento, voc\u00ea registrar\u00e1 as etapas do fluxo de trabalho<\/a> e listar\u00e1 todos os passos do processo produtivo, colocando-os em ordem cronol\u00f3gica. Verifique quanto de cada recurso \u00e9 investido em cada pr\u00e1tica (as informa\u00e7\u00f5es do invent\u00e1rio ser\u00e3o preciosas agora).<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, \u00e9 importante registrar quais s\u00e3o as tarefas que dependem umas das outras.<\/strong> O ideal \u00e9 que todas essas atividades sejam feitas em um computador, com apoio de um software de gest\u00e3o de ag\u00eancias. Uma solu\u00e7\u00e3o informatizada facilita a sistematiza\u00e7\u00e3o das atividades e fornece relat\u00f3rios sobre as a\u00e7\u00f5es na empresa.<\/p>\n\n\n\n Ao obter todas as informa\u00e7\u00f5es anteriores, voc\u00ea ter\u00e1 uma base para esquematizar as etapas do trabalho. Assim sendo, conecte os processos interdependentes, mas sempre preservando a ordem cronol\u00f3gica. Organize<\/a> todos os itens a partir de uma perspectiva visual, tal como em um fluxograma.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 importante lembrar de fazer revis\u00f5es frequentes em todas as etapas da montagem do workflow para evitar erros no trabalho final. Com o uso de sistemas de gest\u00e3o integrados, voc\u00ea ter\u00e1 dados mais acess\u00edveis para a elabora\u00e7\u00e3o do esquema.<\/p>\n\n\n\n Claro que envolver a equipe no processo de transi\u00e7\u00e3o para o sistema de workflow \u00e9 fundamental. Por isso, liste os atores do processo e defina o papel e responsabilidade de cada um na evolu\u00e7\u00e3o do novo fluxo de trabalho.<\/p>\n\n\n\n Afinal, os funcion\u00e1rios s\u00e3o as pessoas que fazem a roda girar e para que a nova mudan\u00e7a seja realmente positiva e traga bons frutos, \u00e9 preciso que eles estejam convencidos das vantagens do sistema de workflow.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, esclare\u00e7a que a nova plataforma n\u00e3o deve ser vista como uma nova forma de cobran\u00e7a, mas como um aux\u00edlio para organiza\u00e7\u00e3o do trabalho, defini\u00e7\u00e3o de prioridades e uma vis\u00e3o adequada do que deve ser feito.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, uma outra vantagem para os funcion\u00e1rios com o sistema de workflow \u00e9 que o monitoramento constante de todas as atividades realizadas faz a equipe correr menos riscos de n\u00e3o ser reconhecida. Afinal, tudo estar\u00e1 registrado e, assim, h\u00e1 mais transpar\u00eancia na execu\u00e7\u00e3o das tarefas.<\/p>\n\n\n\n Avaliar os resultados \u00e9 uma etapa substancial de cada processo. \u00c9 nessa fase que voc\u00ea checa se os fluxogramas que foram moldados realmente s\u00e3o coerentes, est\u00e3o esquematizados com objetividade e clareza, se existem alguma imprecis\u00e3o e se os funcion\u00e1rios podem assimilar o fluxograma facilmente.<\/p>\n\n\n\n Ap\u00f3s apresentar a ferramenta dispon\u00edvel para o time, observe tamb\u00e9m se houve melhorias no meio laboral com a implementa\u00e7\u00e3o do sistema de workflow.<\/strong> Solicite aos seus colaboradores um feedback sobre a ferramenta, o que ajuda a aprimor\u00e1-la continuamente.<\/p>\n\n\n\n Para montar um workflow de sucesso \u00e9 importante tomar alguns cuidados. Acompanhe para entender melhor a quest\u00e3o!<\/p>\n\n\n\n Ao realizar a montagem do fluxograma, voc\u00ea perceber\u00e1 que o n\u00famero de processos \u00e9 mesmo muito grande. Com tantas informa\u00e7\u00f5es, uma falha recorrente \u00e9 a repeti\u00e7\u00e3o de itens, informa\u00e7\u00f5es e procedimentos. Isso pode acontecer sem que ningu\u00e9m perceba e, assim, o workflow fica redundante e de baixa qualidade.<\/p>\n\n\n\n Como j\u00e1 enfatizamos, as revis\u00f5es do material produzido s\u00e3o essenciais para identificar erros e fazer as devidas corre\u00e7\u00f5es. Quando o workflow for colocado \u00e0 disposi\u00e7\u00e3o da equipe, \u00e9 necess\u00e1rio que ele j\u00e1 esteja revisado e sem redund\u00e2ncia de informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Produzir um bom workflow exige a capacidade de sintetizar bem a informa\u00e7\u00e3o. Basta pensar que um quadro lotado de dados passa uma imagem polu\u00edda, prejudicando a compreens\u00e3o do que \u00e9 necess\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n Assim, o trabalho perde o sentido e os resultados positivos esperados n\u00e3o s\u00e3o alcan\u00e7ados. Por isso, \u00e9 importante resumir e colocar ali somente o essencial, de forma clara e objetiva. Assim, os profissionais tratar\u00e3o o esquema como uma boa fonte de consulta para o dia a dia.<\/p>\n\n\n\n Adotar uma codifica\u00e7\u00e3o e colocar uma legenda para o quadro geral \u00e9 uma \u00f3tima estrat\u00e9gia para apresentar a informa\u00e7\u00e3o de maneira objetiva, como mencionamos. Essa alternativa pode incluir cores, figuras geom\u00e9tricas setas e s\u00edmbolos.<\/p>\n\n\n\n Um erro comum \u00e9 utilizar sinais dif\u00edceis de memorizar, que est\u00e3o muito dissociados do processo em si. Assim, quando for produzir o workflow da sua ag\u00eancia, lembre-se de utilizar sinais familiares e de f\u00e1cil associa\u00e7\u00e3o com a ideia.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Uma boa estrat\u00e9gia \u00e9 adotar o padr\u00e3o BPMN (Business Process Model and Notation), que \u00e9 uma nota\u00e7\u00e3o da metodologia de processos de gerenciamento de neg\u00f3cios.<\/p>\n\n\n\n Ensinar aos colaboradores como o workflow funciona \u00e9 fundamental para que a equipe utilize a ferramenta. N\u00e3o adianta empreender esfor\u00e7os em um processo trabalhoso como a confec\u00e7\u00e3o desse fluxograma se voc\u00ea n\u00e3o capacita a equipe sobre esse recurso.<\/p>\n\n\n\n Quando o workflow estiver pronto, prepare uma boa apresenta\u00e7\u00e3o e indique como funcionam as codifica\u00e7\u00f5es. Dessa forma, o material ser\u00e1 bem utilizado pelos colaboradores e ter\u00e1 o papel estrat\u00e9gico para o qual ele foi elaborado.<\/p>\n\n\n\n O uso da tecnologia \u00e9 crucial para o desenvolvimento de um workflow de excel\u00eancia. <\/strong>A partir dela, voc\u00ea pode tornar a comunica\u00e7\u00e3o entre os envolvidos nos processos mais transparente e flu\u00edda, independentemente de eles pertencerem ou n\u00e3o ao mesmo departamento.<\/p>\n\n\n\n Junto a isso, planejar e controlar as atividades trazem uma vis\u00e3o ampla do que realmente est\u00e1 acontecendo na ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o<\/a>. Assim, a equipe de trabalho fica mais conectada e atualizada a respeito dos processos a serem executados.<\/p>\n\n\n\n Nesse contexto, um software de gest\u00e3o \u00e9 \u00f3timo para apoiar o workflow e garantir bons resultados, uma vez que possibilitam o monitoramento dos dados dos processos e suas atribui\u00e7\u00f5es ao time respons\u00e1vel por eles, al\u00e9m de ajudar no engajamento dos funcion\u00e1rios e aumentar a intera\u00e7\u00e3o entre os mesmos.<\/p>\n\n\n\n H\u00e1 algumas metodologias que, se aplicadas com precis\u00e3o, elevam o n\u00edvel de conhecimento do seu time sobre os processos, al\u00e9m de contribuir para a identifica\u00e7\u00e3o e corre\u00e7\u00e3o de erros, tornando as atividades mais r\u00e1pidas e claras. Veja quais s\u00e3o essas metodologias.<\/p>\n\n\n\n O PDCA<\/a> \u00e9 um acr\u00f4nico que corresponde a plan-do-check-act (planejar, fazer, checar, agir) \u2014 um modelo dividido em quatro etapas repetitivas que promove a melhoria cont\u00ednua na gest\u00e3o de processos das empresas.<\/p>\n\n\n\n Essa ferramenta \u00e9 implementada para melhorar a qualidade e efici\u00eancia dos processos na gest\u00e3o de projetos, ciclo de vida de produtos, da cadeia de suprimentos e de pessoas. As suas etapas s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n Tamb\u00e9m chamado de Diagrama de Causa e Efeito, essa ferramenta \u00e9 comumente aplicada para identificar causas de problemas espec\u00edficos.<\/p>\n\n\n\n O Diagrama de Ishikawa \u00e9 formado por uma linha horizontal principal que determina o problema em quest\u00e3o, utilizando ramos que v\u00e3o se separando para as laterais, mostrando quais s\u00e3o as causas de um erro. Desses ramos, surgem pequenas ramifica\u00e7\u00f5es que s\u00e3o vistas como as subcausas da falha.<\/p>\n\n\n\n A aplica\u00e7\u00e3o dessa metodologia \u00e9 bastante eficiente na gest\u00e3o de qualidade<\/a>, uma vez que permite uma perspectiva simples e objetiva de um problema, facilitando a identifica\u00e7\u00e3o para melhor solu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Um dos diferenciais dessa ferramenta \u00e9 evidenciar de maneira direta e objetiva a distribui\u00e7\u00e3o dos itens, organizando-os conforme a frequ\u00eancia com que ocorrem. Na pr\u00e1tica, imagine um gr\u00e1fico de barras, onde os itens s\u00e3o dispostos do maior (mais frequente) para o menor (menos frequente).<\/p>\n\n\n\n O recurso tem como finalidade trazer a quem o utiliza uma forma f\u00e1cil e visual de entender em quais fatores est\u00e3o os problemas recorrentes, proporcionando um melhor direcionamento de esfor\u00e7os para solucion\u00e1-los. As informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o mostradas em termos de frequ\u00eancias absolutas ou em percentual.<\/p>\n\n\n\n Quer come\u00e7ar a documentar seus workflows, mas n\u00e3o sabe com quem come\u00e7ar? Separamos aqui alguns exemplos comuns que podem ser usados na maioria das empresas.<\/p>\n\n\n\n Quem trabalha com marketing sabe que Marketing de Conte\u00fado<\/a> n\u00e3o se trata apenas de criar um bom texto para blogs, ele requer muitas etapas estrat\u00e9gicas. <\/p>\n\n\n\n Na maioria dos casos, publicar um \u00fanico artigo requer colabora\u00e7\u00e3o entre quatro profissionais diferentes:<\/p>\n\n\n\n Se voc\u00ea publica um conte\u00fado por semana no blog corporativo<\/a> da sua empresa, esse workflow n\u00e3o ser\u00e1 muito trabalhoso. <\/p>\n\n\n\n Por\u00e9m, caso o blog tenha uma alta produ\u00e7\u00e3o de artigos feitos por diversos redatores, o processo pode ficar confuso se n\u00e3o tiver um workflow bem claro.<\/p>\n\n\n\n Alguns conte\u00fados podem ter a produ\u00e7\u00e3o atrasada e a publica\u00e7\u00e3o n\u00e3o seguir o seu calend\u00e1rio editorial, prazos podem ser perdidos etc. <\/p>\n\n\n\n Por isso, criar um workflow para marketing de conte\u00fado ajuda a acompanhar todo o processo para que todas as tarefas sigam no caminho certo.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Quando falamos de e-mail, um exemplo claro de workflow \u00e9 a automa\u00e7\u00e3o de e-mail marketing<\/a> que requer uma s\u00e9rie de passos para que funcione.<\/p>\n\n\n\n Muito embora fazer e-mail marketing<\/a> possa abranger a\u00e7\u00f5es mais simples como envio semanal de newsletter, criar um workflow (tamb\u00e9m chamado, aqui, de fluxo de nutri\u00e7\u00e3o) \u00e9 importante para engajar as suas leads e deix\u00e1-las mais pr\u00f3ximas do momento de compra<\/strong>. Vejamos o passo a passo de como isso ocorre:<\/p>\n\n\n\n O ingresso de funcion\u00e1rios \u00e9 um momento importante nas empresas. Afinal, \u00e9 neste momento que os processos de trabalho devem ser passados de forma clara aos novos colaboradores, al\u00e9m de tornar a experi\u00eancia agrad\u00e1vel a eles, pois trata-se do primeiro contato que eles fazem com a empresa.<\/p>\n\n\n\n Uma vez que o processo de contrata\u00e7\u00e3o seja feito da maneira correta, isso pode fazer com que os novos funcion\u00e1rios estejam mais dispostos a beneficiar o neg\u00f3cio, al\u00e9m de aumentar a reten\u00e7\u00e3o de talentos no seu time de marketing<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Segue aqui um passo a passo de como o workflow da contrata\u00e7\u00e3o de funcion\u00e1rios pode funcionar.<\/p>\n\n\n\n Fazer um workflow \u00e9 dif\u00edcil e demanda muito conhecimento dos profissionais. Assim, escolher a ferramenta ideal \u00e9 de suma import\u00e2ncia para tornar esse processo mais simples.<\/p>\n\n\n\n Os softwares para gest\u00e3o de ag\u00eancias, como o Studio, s\u00e3o ferramentas que podem otimizar a montagem do workflow. Eles n\u00e3o s\u00e3o direcionados para a composi\u00e7\u00e3o do fluxograma, mas para a categoriza\u00e7\u00e3o dos processos realizados na empresa.<\/p>\n\n\n\n A etapa inicial, de sistematiza\u00e7\u00e3o dos processos, se torna mais f\u00e1cil porque o programa integra todas as tarefas da ag\u00eancia em uma plataforma otimizada.<\/p>\n\n\n\n O software integrado<\/a> re\u00fane informa\u00e7\u00f5es sobre a\u00e7\u00f5es realizadas, projetos desenvolvidos, valores ligados a cada pr\u00e1tica (h\u00e1 integra\u00e7\u00e3o de todas as tarefas com o m\u00f3dulo financeiro<\/a>), o que otimiza o tempo de trabalho<\/a> e confere mais agilidade e precis\u00e3o para a confec\u00e7\u00e3o do workflow.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, tais plataformas possibilitam a visualiza\u00e7\u00e3o de gargalos por parte do gestor em cada etapa de cria\u00e7\u00e3o, seja ela relacionada ao texto, arte ou revis\u00e3o. Assim, fica f\u00e1cil observar o que n\u00e3o est\u00e1 saindo como o planejado, qual etapa tem um maior n\u00famero de atrasos, entre outras vantagens.<\/p>\n\n\n\n O resultado? Um maior embasamento para as tomadas de decis\u00e3o, j\u00e1 que tais ferramentas contam com relat\u00f3rios de performance robustos, o que facilita a padroniza\u00e7\u00e3o e a organiza\u00e7\u00e3o das atividades.<\/p>\n\n\n\n Esses fatores ajudam na organiza\u00e7\u00e3o dos processos na ag\u00eancia e simplificam a divis\u00e3o do trabalho. Os procedimentos operacionais s\u00e3o realizados com efici\u00eancia, levando a um melhor desempenho da ag\u00eancia no mercado. Isso promove uma imagem positiva para o empreendimento e contribui para o aumento da lucratividade<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Montar um sistema de workflow exige muito esfor\u00e7o e precis\u00e3o no trabalho. Erros nesse processo podem gerar problemas graves na produ\u00e7\u00e3o. Com um software de gest\u00e3o para ag\u00eancias<\/a>, a categoriza\u00e7\u00e3o dos procedimentos e a conex\u00e3o das informa\u00e7\u00f5es ser\u00e1 muito mais f\u00e1cil e o risco de falhas ser\u00e1 m\u00ednimo.<\/p>\n\n\n\n Antes de selecionar a ferramenta de workflow, \u00e9 importante conhecer quais s\u00e3o as necessidades da sua ag\u00eancia<\/a>. Isso \u00e9 importante para que os esfor\u00e7os sejam direcionados para solucionar os problemas identificados.<\/p>\n\n\n\n Para quais quest\u00f5es o sistema de workflow est\u00e1 sendo procurado? Para otimizar a gest\u00e3o das tarefas, para simplificar o trabalho da equipe ou para promover mais agilidade nos processos, por exemplo? Ao conhecer as demandas do empreendimento, voc\u00ea ter\u00e1 mais facilidade em identificar quais programas se adaptam melhor ao neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n Esse passo complementa a dica anterior. Os objetivos com determinada mudan\u00e7a s\u00f3 s\u00e3o estabelecidos a partir da identifica\u00e7\u00e3o das necessidades. Agora que voc\u00ea j\u00e1 tem clareza do que a sua empresa est\u00e1 precisando, estabele\u00e7a metas para a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Lembre-se tamb\u00e9m das informa\u00e7\u00f5es apresentadas em nosso post. O workflow pode trazer para a ag\u00eancia uma s\u00e9rie de benef\u00edcios, como otimiza\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho, facilita\u00e7\u00e3o dos processos, aumento da agilidade e redu\u00e7\u00e3o dos erros e do retrabalho. Certamente, essas s\u00e3o boas metas para buscar alcan\u00e7ar na ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Ferramentas de dif\u00edcil manuseio e instala\u00e7\u00e3o podem tornar o processo de montagem do workflow e de empreendimento de mudan\u00e7as bastante dif\u00edcil. Alguns softwares s\u00e3o naturalmente complexos, mas uma vari\u00e1vel que conta muito \u00e9 se voc\u00ea tem algum colaborador que saiba usar esse recurso.<\/p>\n\n\n\nO que \u00e9 workflow?<\/h2>\n\n\n\n
\n[rock-convert-cta id=”43724″]\n\n\n\nQual a diferen\u00e7a entre workflow e processo?<\/h2>\n\n\n\n
Quais s\u00e3o as principais vantagens do workflow?<\/h2>\n\n\n\n
Como funciona o workflow?<\/h2>\n\n\n\n
AD HOC<\/h3>\n\n\n\n
Administrativo<\/h3>\n\n\n\n
Produtivo<\/h3>\n\n\n\n
Colaborativo<\/h3>\n\n\n\n
Transacional<\/h3>\n\n\n\n
Por que utilizar um sistema de workflow na ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
Como um workflow ajuda no controle de jobs da ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
Redu\u00e7\u00e3o de erros e refa\u00e7\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n
Otimiza\u00e7\u00e3o dos servi\u00e7os<\/h3>\n\n\n\n
Melhoria no fluxo de atividades<\/h3>\n\n\n\n
Facilita\u00e7\u00e3o da aprendizagem dos processos<\/h3>\n\n\n\n
Sistema mais eficiente e com melhores resultados<\/h3>\n\n\n\n
Monitoramento real time<\/h3>\n\n\n\n
Aux\u00edlio na tomada de decis\u00f5es e na precifica\u00e7\u00e3o de produtos<\/h3>\n\n\n\n
\n[rock-convert-cta id=”51735″]\n\n\n\nComo criar um workflow para a ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
Fa\u00e7a um invent\u00e1rio dos recursos dispon\u00edveis<\/h3>\n\n\n\n
Documente os processos<\/h3>\n\n\n\n
Crie um mapa para orientar os procedimentos<\/h3>\n\n\n\n
Envolva a equipe<\/h3>\n\n\n\n
Avalie os resultados<\/h3>\n\n\n\n
Quais s\u00e3o os cuidados necess\u00e1rios?<\/h2>\n\n\n\n
Evite a repeti\u00e7\u00e3o de processos<\/h3>\n\n\n\n
Seja cuidadoso com a diagrama\u00e7\u00e3o da informa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Formule uma boa legenda<\/h3>\n\n\n\n
Capacite os colaboradores<\/h3>\n\n\n\n
Quais tecnologias podem ajudar o workflow?<\/h2>\n\n\n\n
Existem metodologias que auxiliam o workflow?<\/h2>\n\n\n\n
Ciclo PDCA<\/h3>\n\n\n\n
Diagrama de Ishikawa<\/h3>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/blog.iclips.com.br\/wp-content\/uploads\/2019\/11\/ishikawa-fonte-leanblog.jpg\")
An\u00e1lise de Pareto<\/h3>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/blog.iclips.com.br\/wp-content\/uploads\/2019\/11\/diagrama-de-pareto-fonte-portal-administracao.jpg\")
Quais os melhores exemplos de workflow?<\/h2>\n\n\n\n
Marketing de Conte\u00fado<\/h3>\n\n\n\n
E-mail Marketing<\/h3>\n\n\n\n
Contrata\u00e7\u00e3o de funcion\u00e1rios<\/h3>\n\n\n\n
Como escolher a ferramenta de workflow ideal?<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/mlgzkyrbq6eh.i.optimole.com\/cb:AiM1.588\/w:1024\/h:476\/q:mauto\/f:best\/https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/wp-content\/uploads\/2020\/03\/screenshot-app.iclips.com_.br-2020.03.06-15_51_32-1024x476.png\")
Conhe\u00e7a as demandas da sua empresa<\/h3>\n\n\n\n
Saiba quais s\u00e3o seus objetivos com a ferramenta<\/h3>\n\n\n\n
Verifique se o programa \u00e9 de f\u00e1cil instala\u00e7\u00e3o e implementa\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n