{"id":2037,"date":"2018-06-19T00:00:00","date_gmt":"2018-06-19T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/rockcontent.com\/br\/2018\/06\/19\/gestao-de-processos\/"},"modified":"2018-06-19T00:00:00","modified_gmt":"2018-06-19T00:00:00","slug":"gestao-de-processos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/gestao-de-processos\/","title":{"rendered":"Aprenda como potencializar a efici\u00eancia do seu neg\u00f3cio usando a gest\u00e3o de processos"},"content":{"rendered":"\n

Gestores<\/a> sempre buscam tornar as empresas mais organizadas, especialmente, no que diz respeito \u00e0s suas demandas. Uma opera\u00e7\u00e3o<\/a> mais pr\u00e1tica, certeira e conduzida pelos profissionais adequados traz resultados de destaque.<\/p>\n\n\n\n

Para isso, a gest\u00e3o de processos \u00e9 a metodologia que mais se destaca. Ela capacita mais pessoas a fazerem tarefas<\/a> de todos os tipos em um neg\u00f3cio!<\/p>\n\n\n\n

Ao implementar esse conceito, as empresas se preparam, principalmente, para se mostrarem mais competitivas ao mercado<\/strong>. N\u00e3o por acaso, \u00e9 cada vez mais \u00e9 necess\u00e1rio ter efici\u00eancia de dentro para fora.<\/p>\n\n\n\n

Ainda que o neg\u00f3cio tenha bons produtos e servi\u00e7os, ou mesmo um bom plano de marketing<\/a> e investimentos expressivos em publicidade<\/a>, a otimiza\u00e7\u00e3o de suas demandas internas faz toda a diferen\u00e7a para o sucesso das a\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n

Neste post, voc\u00ea vai aprender o que \u00e9 a gest\u00e3o de processos. Veja em detalhes no que consiste essa metodologia, conhe\u00e7a tamb\u00e9m os benef\u00edcios que ela pode trazer para um neg\u00f3cio e saiba como implement\u00e1-la agora mesmo!<\/p>\n\n\n\n

O que \u00e9 a gest\u00e3o de processos?<\/h2>\n\n\n\n

A opera\u00e7\u00e3o de uma empresa \u00e9 constitu\u00edda por uma s\u00e9rie de processos que acontecem no cotidiano operacional<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Dos mais simples aos mais complexos, eles envolvem uma s\u00e9rie de departamentos, gestores e colaboradores<\/strong>, cada um com sua participa\u00e7\u00e3o em uma etapa. A gest\u00e3o de processos tem a fun\u00e7\u00e3o de organizar e definir como esses trabalhos s\u00e3o executados, buscando sempre a otimiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n

A metodologia tem como foco tornar as pr\u00e1ticas mais eficazes. Como resultado, essa melhora cont\u00ednua coloca o neg\u00f3cio em posi\u00e7\u00e3o de destaque. Se ele funciona bem internamente, \u00e9 natural que esteja pronto para fazer frente aos concorrentes do setor.<\/p>\n\n\n\n

Do contr\u00e1rio, qualquer demanda necess\u00e1ria nesse dia a dia de trabalhos se tornar\u00e1 um verdadeiro problema, atrapalhando a produtividade.<\/p>\n\n\n\n

O fluxo de tarefas<\/a> que comp\u00f5em um processo \u00e9 repleto de etapas, em que todas as informa\u00e7\u00f5es t\u00eam grande valor<\/strong>. Com boas pr\u00e1ticas, elas s\u00e3o compartilhadas adequadamente, permitindo que cada colaborador envolvido nessas fases tenha uma base mais s\u00f3lida para contribuir com sua parte.<\/p>\n\n\n\n

Gerir processos \u00e9 definir os melhores m\u00e9todos de execu\u00e7\u00e3o de cada um dos passos de uma demanda comum do cotidiano da empresa. Assim, cada um dos envolvidos tem a plena certeza da sua import\u00e2ncia e influ\u00eancia na entrega de bons resultados.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, os colaboradores est\u00e3o amparados por m\u00e9todos padronizados<\/a>, desenvolvidos sob a certeza de que s\u00e3o os mais adequados.<\/p>\n\n\n\n

O impacto da tecnologia na gest\u00e3o de processos<\/h3>\n\n\n\n

O avan\u00e7o da tecnologia e a transi\u00e7\u00e3o para a era da transforma\u00e7\u00e3o digital<\/a> s\u00e3o fatores que impactam diretamente a gest\u00e3o de processos. Atualmente, sistemas e aplicativos<\/a> fazem parte da rotina das empresas, e eles s\u00e3o as plataformas de trabalho em que as etapas dos processos s\u00e3o conduzidas.<\/p>\n\n\n\n

Dessa forma, \u00e9 poss\u00edvel definir o padr\u00e3o de trabalho em cada um desses est\u00e1gios com o suporte de um sistema. Em sua maioria, os processos s\u00e3o executados em softwares e, a partir disso, a gest\u00e3o se torna ainda mais dependente da tecnologia para funcionar.<\/p>\n\n\n\n[rock-convert-cta id=”34946″]\n\n\n\n

A busca por maior integra\u00e7\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n

A tecnologia \u00e9 tamb\u00e9m uma grande aliada na busca pela integra\u00e7\u00e3o de departamentos dentro das empresas, seja o de marketing<\/a>, o RH, o financeiro ou qualquer outro. Esse \u00e9 um dos pilares atuais da gest\u00e3o de processos, prezando pelo maior envolvimento de diferentes colaboradores em cada demanda realizada.<\/p>\n\n\n\n

Com sistemas de gest\u00e3o<\/a> eficiente, \u00e9 poss\u00edvel buscar uma proposta mais disruptiva, fugindo um pouco da velha ideia de departamentos e setores<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Se mais pessoas podem trabalhar em um processo, sem limita\u00e7\u00e3o, \u00e9 natural que isso agregue mais produtividade<\/a>. No entanto, essa integra\u00e7\u00e3o maior deve ser feita com o suporte da tecnologia adequada, que permita trocar informa\u00e7\u00f5es e registrar cada trabalho de maneira eficiente.<\/p>\n\n\n\n

Quais as vantagens obtidas?<\/h2>\n\n\n\n

Quando a implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de processos acontece, a empresa obt\u00e9m uma s\u00e9rie de vantagens. Os resultados melhoram, a produtividade aumenta e o neg\u00f3cio se desenvolve como um todo. Confira a seguir quais os principais benef\u00edcios!<\/p>\n\n\n\n

Os processos s\u00e3o revistos e otimizados<\/h3>\n\n\n\n

O primeiro trabalho da gest\u00e3o de processos consiste em revisar e avaliar tudo que est\u00e1 sendo feito na empresa momentaneamente. Assim, h\u00e1 o apontamento dos gargalos, do que tem sido feito de maneira muito lenta e quais os problemas s\u00e3o enfrentados.<\/p>\n\n\n\n

A partir desses relat\u00f3rios, solu\u00e7\u00f5es eficientes s\u00e3o pensadas de acordo com cada ponto observado. A gest\u00e3o de processos revisa todas essas pr\u00e1ticas operacionais e define as mudan\u00e7as necess\u00e1rias. Antes de tudo, \u00e9 uma otimiza\u00e7\u00e3o do que j\u00e1 \u00e9 feito e, se necess\u00e1rio, novas pr\u00e1ticas s\u00e3o implementadas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

A empresa se torna mais competitiva<\/h3>\n\n\n\n

Com mercados cada vez mais disputados e clientes mais exigentes, \u00e9 nos detalhes que uma empresa consegue se destacar no seu segmento. Processos eficazes t\u00eam impactos amplos, tanto externa quanto internamente. Isso capacita uma companhia a crescer e ser mais eficaz.<\/p>\n\n\n\n

A otimiza\u00e7\u00e3o do trabalho operacional traz mais competitividade para os neg\u00f3cios que trabalham na gest\u00e3o de suas demandas. Assim, com maior agilidade, produtividade, motiva\u00e7\u00e3o dos funcion\u00e1rios e m\u00e9todos modernos, \u00e9 poss\u00edvel disputar de igual para igual com a concorr\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

A tomada de decis\u00f5es se torna estrat\u00e9gica<\/h3>\n\n\n\n

Os dados s\u00e3o parte importante do trabalho de muitas empresas atualmente, reflexo da era em que vivemos. Com eles, \u00e9 poss\u00edvel entender perspectivas, avaliar a atua\u00e7\u00e3o no momento e ter bons insights<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Os dados tamb\u00e9m s\u00e3o fundamentais<\/a> para entender as melhorias necess\u00e1rias na gest\u00e3o de processos e prever poss\u00edveis necessidades.<\/p>\n\n\n\n

Quando uma empresa tem os melhores procedimentos, todo o trabalho fica mais transparente e certeiro. Assim, os gestores t\u00eam um entendimento muito mais claro da real situa\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio, o que os capacita para as tomadas de decis\u00f5es estrat\u00e9gicas, buscando atingir as metas.<\/p>\n\n\n\n

A empresa ganha em produtividade<\/h3>\n\n\n\n

Uma empresa com processos eficazes \u00e9, naturalmente, mais eficiente e produtiva. No mundo dos neg\u00f3cios, quanto mais puder ser feito com a melhor gest\u00e3o do tempo<\/a> poss\u00edvel, melhor! Sabe aquele jarg\u00e3o \u201ctempo \u00e9 dinheiro\u201d? A gest\u00e3o de processos ajuda a fazer ele valer de verdade!<\/p>\n\n\n\n

Com uma opera\u00e7\u00e3o otimizada, os colaboradores estar\u00e3o capacitados a entregar o que \u00e9 necess\u00e1rio com muito mais agilidade. Esse \u00e9 um dos principais fatores que tornam uma empresa competitiva. Tudo isso com seguran\u00e7a e manuten\u00e7\u00e3o de altos padr\u00f5es de qualidade de trabalho.<\/p>\n\n\n\nCONTE\u00daDOS RECOMENDADOS<\/b>

<\/p>\n

Gest\u00e3o de conte\u00fado: tudo que voc\u00ea precisa saber<\/a><\/p>\n

Gest\u00e3o de ativos digitais: entenda o que \u00e9 Digital Asset Management (DAM)<\/a><\/p><\/biblioteca>\n\n\n\n

Como implementar a gest\u00e3o de processos?<\/h2>\n\n\n\n

O processo de implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de processos \u00e9 extremamente importante! Ele garante que a empresa vai obter o sucesso necess\u00e1rio na sua opera\u00e7\u00e3o, otimizando o que pode ser mudado e aplicando novos m\u00e9todos. Veja a seguir quais s\u00e3o as etapas da implementa\u00e7\u00e3o!<\/p>\n\n\n\n

Elabore o mapa dos processos<\/h3>\n\n\n\n

O mapa dos processos \u00e9 o in\u00edcio, a etapa em que toda a empresa \u00e9 avaliada<\/strong>. As demandas recorrentes e base da opera\u00e7\u00e3o s\u00e3o estudadas, como forma de entender em que pontos elas podem ser melhoradas.<\/p>\n\n\n\n

S\u00e3o gerados relat\u00f3rios com as informa\u00e7\u00f5es mais importantes e que ser\u00e3o trabalhadas. \u00c9 a partir desses registros que as melhorias e as mudan\u00e7as ser\u00e3o aplicadas.<\/p>\n\n\n\n

Defina os indicadores de desempenho<\/h3>\n\n\n\n

Gestores precisam de indicadores para avaliar como est\u00e1 o desempenho de colaboradores e da empresa de maneira geral. Antes mesmo de come\u00e7ar as otimiza\u00e7\u00f5es, \u00e9 muito importante definir o que precisa ser acompanhado, com os KPIs<\/a> mais apropriados para isso.<\/p>\n\n\n\n

S\u00f3 assim, \u00e9 poss\u00edvel entender a efici\u00eancia das mudan\u00e7as. Os indicadores s\u00e3o definidos para serem acompanhados em curto, m\u00e9dio e longo prazo.<\/p>\n\n\n\n

Identifique as bases de melhoria<\/h3>\n\n\n\n

Com o mapeamento realizado, as melhorias j\u00e1 podem ser pensadas. Nessa etapa, os gestores devem avaliar quais mudan\u00e7as surtir\u00e3o efeito diante do que n\u00e3o est\u00e1 bom<\/strong> e do que pode ser potencializado dentro dos processos.<\/p>\n\n\n\n

Essas decis\u00f5es devem ser tomadas com base nos dados de desempenho obtidos antes da implementa\u00e7\u00e3o, buscando sempre melhor\u00e1-los.<\/p>\n\n\n\n

Teste os novos m\u00e9todos<\/h3>\n\n\n\n

Novos m\u00e9todos nem sempre ser\u00e3o eficientes, afinal, na pr\u00e1tica, as coisas podem mudar. Ent\u00e3o, \u00e9 importante e seguro definir um per\u00edodo de testes <\/strong>para as otimiza\u00e7\u00f5es e mudan\u00e7as nos processos de trabalho.<\/p>\n\n\n\n

Defina o per\u00edodo em que as mudan\u00e7as ser\u00e3o feitas em car\u00e1ter experimental. Nesse tempo, utilize os indicadores definidos para avaliar os resultados.<\/p>\n\n\n\n

Aplique os m\u00e9todos e adapte a cultura da empresa<\/h3>\n\n\n\n

Se os novos processos se mostrarem satisfat\u00f3rios, \u00e9 hora de torn\u00e1-los o padr\u00e3o de atua\u00e7\u00e3o da empresa dali em diante. Oficializ\u00e1-los, no entanto, nem sempre \u00e9 simples e, sobretudo, n\u00e3o depende apenas de um comunicado.<\/p>\n\n\n\n

A companhia, no geral, precisa se adaptar, especialmente, os colaboradores. Os gestores devem se unir para aplicar a nova cultura da maneira menos impactante poss\u00edvel<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Treine seus colaboradores<\/h3>\n\n\n\n

Os colaboradores tamb\u00e9m v\u00e3o precisar de suporte t\u00e9cnico em algum momento. Processos diferentes nem sempre s\u00e3o absorvidos e assimilados rapidamente, o que demanda treinamentos, palestras, workshops e outros eventos<\/a> do tipo.<\/p>\n\n\n\n

Se necess\u00e1rio, n\u00e3o deixe de oferecer a qualifica\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria. Isso \u00e9 fundamental para obter os resultados esperados<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

Monitore os resultados<\/h3>\n\n\n\n

Uma vez aplicadas, as mudan\u00e7as precisam ser acompanhadas de perto. Na implementa\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de processos, metas de curto, m\u00e9dio e longo prazo s\u00e3o definidas, para ajudar na mensura\u00e7\u00e3o da efici\u00eancia das mudan\u00e7as.<\/p>\n\n\n\n

\u00c9 fundamental acompanhar os indicadores e o quanto a empresa est\u00e1 conseguindo alcan\u00e7ar os objetivos <\/strong>relacionados \u00e0s mudan\u00e7as dos processos.<\/p>\n\n\n\n

Qualquer empresa pode buscar ajustes que trar\u00e3o maior produtividade e resultados acima do esperado. A gest\u00e3o de processos tem essa miss\u00e3o, sempre tendo a tecnologia como suporte para as mudan\u00e7as e integra\u00e7\u00e3o dos colaboradores.<\/p>\n\n\n\n

Como fazer a gest\u00e3o de processos em uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n

Para iniciar a padroniza\u00e7\u00e3o dos processos, \u00e9 preciso que o gestor desenhe as rotinas e atividades desempenhadas por seus colaboradores, produzindo um padr\u00e3o de procedimento. No caso do departamento de atendimento da ag\u00eancia, \u00e9 indispens\u00e1vel delinear como as tarefas devem ser executadas desde a chegada de um novo cliente at\u00e9 a finaliza\u00e7\u00e3o de um job.<\/p>\n\n\n\n

Al\u00e9m disso, \u00e9 important\u00edssimo estabelecer um modelo de\u00a0briefing<\/a>\u00a0e limitar hor\u00e1rios de envio desse documento para que a cria\u00e7\u00e3o possa trabalhar \u2014 afinal, um departamento de cria\u00e7\u00e3o sem briefing n\u00e3o executa suas tarefas. Ali\u00e1s, para esse departamento, \u00e9 preciso indicar as pondera\u00e7\u00f5es sobre manuais de marca, programas utilizados, modelo de envio de job para o atendimento, entre outros t\u00f3picos.<\/p>\n\n\n\n

Esse amplo processo se denomina macroprocesso. Quando estiver tra\u00e7ado, \u00e9 preciso dividi-lo em etapas menores, indicando o colaborador respons\u00e1vel por tarefa ou, se for de prefer\u00eancia do gestor, por \u00e1rea.<\/p>\n\n\n\n

Ap\u00f3s os processos tra\u00e7ados, \u00e9 preciso prever os poss\u00edveis gargalos e problemas al\u00e9m da rotina delineada. Para isso, \u00e9 imprescind\u00edvel utilizar a bagagem dos colaboradores que atendem e executam as tarefas da ag\u00eancia. Esses profissionais conhecer\u00e3o com profundidade os problemas que podem se desenrolar na pr\u00e1tica e n\u00e3o ter\u00e3o uma vis\u00e3o idealizada e distante da realidade, como o gestor pode ter.<\/p>\n\n\n\n

Com as poss\u00edveis dificuldades que podem se suceder em mente, faz-se necess\u00e1rio estabelecer padr\u00f5es de procedimentos perante essas situa\u00e7\u00f5es. Veja alguns exemplos!<\/p>\n\n\n\n

Modelo de procedimento<\/h3>\n\n\n\n