Se voc\u00ea conhece como funciona uma empresa bem estruturada, sabe: organiza\u00e7\u00e3o \u00e9 a chave de tudo.<\/p>\n\n\n\n
Sem ela, h\u00e1 enorme dificuldade para cuidar de quest\u00f5es essenciais para a sa\u00fade do neg\u00f3cio, como a gest\u00e3o de tempo<\/a>, a taxa de produtividade e at\u00e9 o gerenciamento financeiro.<\/p>\n\n\n\n O mapeamento de processos busca registrar de forma padronizada as atividades que ocorrem em todos os setores da empresa<\/strong>, do Marketing<\/a> ao Recursos Humanos, sendo uma pr\u00e1tica essencial para o seu sucesso.<\/p>\n\n\n\n Assim, \u00e9 poss\u00edvel visualizar todos os processos da companhia de forma macro, identificando pontos fortes e fracos<\/a> com maior facilidade.<\/p>\n\n\n\n A seguir, vamos evidenciar a import\u00e2ncia de mapear os processos de sua empresa e explicar do que exatamente isso se trata. Al\u00e9m disso, vamos indicar 5 passos para voc\u00ea implementar essa t\u00e9cnica em seu neg\u00f3cio. Acompanhe!<\/p>\n\n\n\n Toda organiza\u00e7\u00e3o realiza processos empresariais constantemente, ou seja, sequ\u00eancias de pequenos of\u00edcios que t\u00eam como objetivo viabilizar a entrega de um produto<\/a>, informa\u00e7\u00e3o ou servi\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n Como voc\u00ea deve imaginar, pode ser um trabalho bastante complexo se manter a par de todas as etapas que, juntas, formam um desses processos.<\/p>\n\n\n\n Para facilitar a vida do gestor<\/a>, existe o mapeamento de processos<\/strong>. Trata-se de uma ferramenta empresarial que possibilita a identifica\u00e7\u00e3o de todos os componentes necess\u00e1rios para que as atividades propostas pela empresa saiam conforme o planejado. <\/p>\n\n\n\n Assim, \u00e9 vi\u00e1vel diminuir a necessidade de modifica\u00e7\u00f5es e minimizar o surgimento de problemas.<\/p>\n\n\n\n Portanto, o mapeamento de processos nada mais \u00e9 do que uma forma de controlar cada passo dado dentro da empresa, entendendo como \u00e9 seu funcionamento \u2014 em uma vis\u00e3o macro \u2014 e avaliando se todas as partes est\u00e3o cumprindo com seus objetivos.<\/p>\n\n\n\n Em uma companhia existem 3 tipos diferentes de processos que podem ser mapeados:<\/p>\n\n\n\n Qualquer tipo de monitoramento realizado em uma empresa tem, ao menos, um objetivo em comum: mensurar algum tipo de informa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, o mapeamento tem o papel n\u00e3o s\u00f3 de identificar os processos existentes, mas tamb\u00e9m otimiz\u00e1-los e trazer impactos positivos para a organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Quer saber mais sobre os benef\u00edcios dispon\u00edveis? Vamos examin\u00e1-los a seguir.<\/p>\n\n\n\n Primeiro de tudo, o que s\u00e3o gargalos? Trata-se do termo que define as obstru\u00e7\u00f5es que retardam o andamento de um processo e, consequentemente, dificultam o desenvolvimento eficiente de diferentes tarefas.<\/p>\n\n\n\n Com o mapeamento, \u00e9 poss\u00edvel identificar esses elementos com clareza e trabalhar em solu\u00e7\u00f5es para revert\u00ea-los<\/strong>, estimulando a produtividade e crescimento no n\u00edvel de performance geral. Vamos pensar em um exemplo?<\/p>\n\n\n\n Por meio do mapeamento, um gestor nota que muitos gargalos s\u00e3o criados por uma aparente confus\u00e3o na realiza\u00e7\u00e3o de certas atividades. Ele pode, assim, esclarecer o erro e definir um padr\u00e3o a ser seguido<\/a>, evitando que o problema seja repetido.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m de estruturar as atividades e como elas devem ser executadas, o mapeamento tamb\u00e9m leva em conta as todas as pessoas que fazem parte do processo. <\/p>\n\n\n\n Assim, \u00e9 poss\u00edvel estabelecer fun\u00e7\u00f5es claras para cada membro<\/strong>, o que estimula a transpar\u00eancia da atividade e possibilita o entendimento de todos os envolvidos.<\/p>\n\n\n\n Obviamente, todas as atividades dentro de uma empresa geram um custo. O que o mapeamento faz na gest\u00e3o de processos<\/a> \u00e9 destacar quanto entra e quanto sai em cada um deles. Dessa forma, \u00e9 poss\u00edvel avaliar se a rela\u00e7\u00e3o custo-benef\u00edcio est\u00e1 bem equilibrada.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Se o custo de um determinado conjunto de a\u00e7\u00f5es se mostra maior do que o valor que a empresa pode arcar, cabe a ela cancelar sua realiza\u00e7\u00e3o ou encontrar caminhos para viabilizar um melhor controle financeiro<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Talvez essa seja uma das fun\u00e7\u00f5es mais importantes do mapeamento. Por natureza, essa t\u00e9cnica padroniza as atividades de uma empresa. Assim, torna-se poss\u00edvel realizar compara\u00e7\u00f5es de processos em diferentes datas<\/strong>, j\u00e1 que seus indicadores padronizados n\u00e3o sofrer\u00e3o distor\u00e7\u00f5es com o tempo.<\/p>\n\n\n\n A partir dessas compara\u00e7\u00f5es, \u00e9 poss\u00edvel mensurar o que est\u00e1 funcionando e o que necessita de ajustes dentro de um processo. Isso garante o controle ao gestor e facilita a busca pela maximiza\u00e7\u00e3o de sua qualidade.<\/p>\n\n\n\n Ok, agora voc\u00ea j\u00e1 entende o que \u00e9 o mapeamento de processos e consegue ter uma ideia de sua import\u00e2ncia para o bom funcionamento de uma empresa. Agora, vamos focar os 5 passos necess\u00e1rios para sua implementa\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Uma empresa pode conter n\u00fameros exorbitantes de processos, raz\u00e3o pela qual n\u00e3o \u00e9 recomendado realizar um mapeamento coletivo.<\/p>\n\n\n\n Definir um n\u00famero limitado para ser mapeado por vez auxilia no gerenciamento de tempo e recursos<\/strong>. Com isso em mente, defina quais t\u00eam maior relev\u00e2ncia e v\u00e3o trazer mais resultados<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Para tomar essa decis\u00e3o, existem ferramentas de gest\u00e3o<\/a> e de prioriza\u00e7\u00e3o de processos que podem ser bastante \u00fateis. Mas, se voc\u00ea busca uma abordagem mais simples, encontrar as respostas para as seguintes perguntas pode trazer os insights necess\u00e1rios:<\/p>\n\n\n\n O mapa nada mais \u00e9 do que a representa\u00e7\u00e3o gr\u00e1fica da <\/strong>sequ\u00eancia de atividades<\/strong><\/a> que formam um processo<\/strong>. De forma clara, ele busca destacar informa\u00e7\u00f5es de entrada, processamento e sa\u00edda.<\/p>\n\n\n\n Aqui, \u00e9 preciso incluir atividades, produtos, servi\u00e7os, clientes envolvidos, fornecedores, objetivos resultados e informa\u00e7\u00f5es.<\/p>\n\n\n\n Tudo isso \u00e9 representado no mapa. Uma dica importante para a elabora\u00e7\u00e3o dele \u00e9 ter em mente aqueles que est\u00e3o inseridos diariamente em cada processo.<\/p>\n\n\n\n Envolver ao m\u00e1ximo o time de colaboradores desenvolve um sentimento de empatia e incentiva a troca de experi\u00eancias.<\/p>\n\n\n\n Como b\u00f4nus, os trabalhadores passam a entender de que forma seu trabalho influencia os resultados, o que \u00e9 \u00f3timo para a produtividade e employer branding<\/a> da empresa.<\/p>\n\n\n\n Com o mapa de processo estruturado, n\u00e3o busque progredir r\u00e1pido demais. \u00c9 de extrema import\u00e2ncia que as entradas e informa\u00e7\u00f5es estejam corretas e fa\u00e7am total sentido dentro do contexto da companhia. Diante disso, fazer uma revis\u00e3o pode revelar detalhes que voc\u00ea deixou passar.<\/p>\n\n\n\n Nessa etapa, certifique-se de que tanto os colaboradores quanto os gestores envolvidos compreendam o trabalho realizado <\/strong>e n\u00e3o tenham qualquer tipo de d\u00favida em rela\u00e7\u00e3o a ele.<\/p>\n\n\n\n Sendo assim, busque a valida\u00e7\u00e3o e legitima\u00e7\u00e3o deles para oficializar a estrutura\u00e7\u00e3o do mapa de processo.<\/p>\n\n\n\n Ao chegar a este passo, voc\u00ea j\u00e1 deve ter estruturado um mapa do processo escolhido para ser avaliado, assim como deve ter validado esse documento com o corpo de colaboradores e gestores envolvidos.<\/p>\n\n\n\n Agora, \u00e9 o momento crucial: avaliar o funcionamento do processo que existe atualmente. A partir da\u00ed, ser\u00e1 poss\u00edvel trabalhar nas otimiza\u00e7\u00f5es que podem ser realizadas.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 comum que profissionais especializados sejam destacados para tocar essa avalia\u00e7\u00e3o. Por\u00e9m, \u00e9 importante tamb\u00e9m \u2014 mais uma vez \u2014 escutar o que t\u00eam a dizer as partes que participam ativamente da execu\u00e7\u00e3o dos processos. <\/p>\n\n\n\n Para tanto, a realiza\u00e7\u00e3o de pesquisas e question\u00e1rios internos apresenta-se como uma \u00f3tima solu\u00e7\u00e3o<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Consegue pensar em outro agente que possa ter influ\u00eancia na avalia\u00e7\u00e3o de seus processos? Talvez uma das partes mais interessadas no produto final: o cliente.<\/p>\n\n\n\n Analise a jornada do consumidor<\/a> e avalie todas as intera\u00e7\u00f5es que ele teve com a marca, em cada uma das etapas. Voc\u00ea vai se deparar com feedbacks e insights fundamentais para criar processos mais eficientes.<\/p>\n\n\n\n Com tudo avaliado, voc\u00ea pode realizar as mudan\u00e7as. Depois disso, \u00e9 essencial criar um novo mapa de processos, a fim de tornar oficial a vers\u00e3o remodelada.<\/p>\n\n\n\n O mapeamento de processos n\u00e3o \u00e9 uma atividade realizada apenas uma ou duas vezes. <\/p>\n\n\n\n \u00c9 essencial manter um ciclo cont\u00ednuo de monitoramento e mensura\u00e7\u00e3o dos processos, para mant\u00ea-lo alinhado \u00e0 realidade da empresa e do mercado, que pode mudar com certa frequ\u00eancia, sobretudo, em plena era da transforma\u00e7\u00e3o digital<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Como \u00e9 um trabalho essencial para a manuten\u00e7\u00e3o e otimiza\u00e7\u00e3o da produtividade da empresa, defina seus indicadores de performance e fique atento ao que eles t\u00eam a dizer. <\/p>\n\n\n\n Utilizar os <\/strong>KPIs<\/strong><\/a> facilita na identifica\u00e7\u00e3o de problemas e na estima\u00e7\u00e3o da efici\u00eancia de solu\u00e7\u00f5es j\u00e1 implementadas<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n N\u00e3o deixe de realizar as altera\u00e7\u00f5es que achar necess\u00e1rio, mas tenha em mente que \u00e9 preciso algum tempo de matura\u00e7\u00e3o para que as mudan\u00e7as feitas no processo original possam ser efetivamente mensuradas. <\/p>\n\n\n\n Depois, estabele\u00e7a per\u00edodos para a repeti\u00e7\u00e3o do procedimento e, assim, mantenha os processos da empresa sob o seu controle.<\/p>\n\n\n\n O mapeamento de processos \u00e9 uma t\u00e9cnica crucial para gerar um profundo entendimento sobre os conjuntos de a\u00e7\u00f5es que formam sua empresa. Assim, torna-se poss\u00edvel promover mudan\u00e7as para otimizar a forma como os processos influenciam o sucesso dela.<\/p>\n\n\n\n Trata-se de um procedimento que deve ser repetido com certa frequ\u00eancia, para se manter atualizado e impactar positivamente a efici\u00eancia, transpar\u00eancia e produtividade do\u00a0empreendimento.<\/p>\n\n\n\n Obviamente, para que o mapeamento de processos seja desenvolvido de forma correta e atinja seus objetivos de trazer benef\u00edcios para a produtividade da ag\u00eancia, \u00e9 necess\u00e1rio ter extrema aten\u00e7\u00e3o a pontos cruciais de sua implementa\u00e7\u00e3o, assim como em cada uma de suas etapas. Afinal, \u00e9 importante garantir, antes de tudo, que o pr\u00f3prio processo de mapeamento seja cumprido apropriadamente.<\/p>\n\n\n\n Um dos maiores desafios ao mapear os processos de uma empresa \u00e9 determinar qual o recorte utilizado para definir os processos que ser\u00e3o analisados. \u00c9 importante salientar que todos os processos de uma empresa podem (e devem) ser localizados e avaliados. Entretanto, muitas vezes \u00e9 necess\u00e1rio dividir essa opera\u00e7\u00e3o por partes, de acordo com a necessidade da ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Caso haja, por exemplo, a presen\u00e7a clara de gargalos em um setor ou projeto espec\u00edfico, isso j\u00e1 pode ser um \u00f3timo indicativo de onde se deve come\u00e7ar o mapeamento de processos na ag\u00eancia. Esse t\u00f3pico \u00e9 particularmente mais pertinente para empresas grandes, que contem com processos complexos e interligados a v\u00e1rios projetos ou departamentos.<\/p>\n\n\n\n Agora que j\u00e1 sabemos por onde come\u00e7ar o mapeamento (ou qual ser\u00e1 a se\u00e7\u00e3o analisada), a pr\u00f3xima quest\u00e3o \u00e9 sobre o que se espera de cada processo avaliado. Ora, \u00e9 imprescind\u00edvel que cada processo integrante da empresa tenha um prop\u00f3sito claro, caso contr\u00e1rio trata-se apenas de um desperd\u00edcio de recursos preciosos da ag\u00eancia ou um gasto a ser cortado<\/a>.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 surpreendente a quantidade de processos obsoletos que est\u00e3o temporariamente estagnados ou que passam despercebidos pelos l\u00edderes que n\u00e3o realizam o mapeamento de processos em sua gest\u00e3o. Portanto, \u00e9 fundamental analisar cada processo de acordo com seu objetivo e verificar se o procedimento est\u00e1 de acordo com o que \u00e9 esperado dele.<\/p>\n\n\n\n Todo procedimento dentro de uma empresa serve a algum prop\u00f3sito e a algu\u00e9m, da mesma forma que conta com fornecedores para sua realiza\u00e7\u00e3o. Identifique quais s\u00e3o os beneficiados e agentes do processo e como ele impacta a cadeia de produtividade em que est\u00e1 envolvido.<\/p>\n\n\n\n \u00c9 importante se atentar \u00e0s sa\u00eddas e entradas do processo, pois assim ficar\u00e1 cada vez mais n\u00edtido quais os elementos participantes daquele procedimento e como cada um atua ou se beneficia da atividade em quest\u00e3o. Nesse ponto \u00e9 essencial adquirir uma perspectiva humana sobre o funcionamento da ag\u00eancia, visando relacionar as pessoas envolvidas e como elas influenciam e s\u00e3o influenciadas pelo processo analisado.<\/p>\n\n\n\n At\u00e9 aqui ficou evidente a import\u00e2ncia de entender o que se espera de um processo e como ele pode ser executado e beneficiar pessoas. Agora \u00e9 a hora de juntar tudo isso em uma ferramenta primordial para que os processos alcancem seu potencial e sejam otimizados: a comunica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n A partir do fato de que o mapeamento de processos envolve expectativas, atribui\u00e7\u00f5es e responsabilidades<\/a>, fica claro que a comunica\u00e7\u00e3o desses preceitos \u00e9 t\u00e3o imprescind\u00edvel quanto as suas pr\u00f3prias defini\u00e7\u00f5es. Se o resultado da an\u00e1lise e modifica\u00e7\u00f5es n\u00e3o forem transmitidos com sucesso aos agentes que factualmente participam do processo, toda a opera\u00e7\u00e3o de mapeamento pode ser em v\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Para um bom l\u00edder, isso n\u00e3o \u00e9 novidade: \u00e9 preciso medir para gerir. Como \u00e9 poss\u00edvel conferir se as altera\u00e7\u00f5es conduzidas nos processos foram realmente v\u00e1lidas e acertadas se n\u00e3o houver uma maneira segura de comparar e acompanhar os procedimentos?<\/p>\n\n\n\n Justamente para que existam dados concretos para serem analisados \u00e9 que existem as famosas m\u00e9tricas<\/a>. Uma m\u00e9trica deve ser definida de acordo com o objetivo do que se pretende avaliar com o tempo \u2014 no caso dos processos, cada um deve contar com m\u00e9tricas adequadas. O nome dado a uma m\u00e9trica bem formulada que consegue apontar informa\u00e7\u00f5es pertinentes \u00e9 o indicador-chave de desempenho<\/a> (ou KPI).<\/p>\n\n\n\n Portanto, para que o mapeamento de processos n\u00e3o se baseie em \u201cachismos\u201d ou impress\u00f5es pessoais, as m\u00e9tricas ou indicadores-chave s\u00e3o imprescind\u00edveis na aplica\u00e7\u00e3o da t\u00e9cnica. Assim \u00e9 poss\u00edvel acompanhar os resultados provenientes das altera\u00e7\u00f5es realizadas.<\/p>\n\n\n\nO que \u00e9 o mapeamento de processos?<\/h2>\n\n\n\n
Por que implementar essa t\u00e9cnica em sua empresa?<\/h2>\n\n\n\n
Permite a identifica\u00e7\u00e3o de gargalos<\/h3>\n\n\n\n
Ajuda a definir fun\u00e7\u00f5es<\/h3>\n\n\n\n
Pode estimar os custos envolvidos<\/h3>\n\n\n\n
Possibilita a mensura\u00e7\u00e3o de desempenho<\/h3>\n\n\n\n
\t\n Scrum: como usar a metodologia \u00e1gil em seus projetos<\/a>
\t\n M\u00e9todo SDCA: como manter grandes resultados de forma padronizada<\/a>
\t\n PDCA: entenda tudo sobre esse m\u00e9todo para gerir resultados<\/a>
<\/biblioteca>\n\n\n\nComo mapear processos em 5 passos?<\/h2>\n\n\n\n
1. Defina os processos que ser\u00e3o mapeados<\/h3>\n\n\n\n
2. Estruture um mapa de processo para o escolhido<\/h3>\n\n\n\n
3. Realize uma verifica\u00e7\u00e3o no mapeamento<\/h3>\n\n\n\n
4. Avalie a efic\u00e1cia do processo<\/h3>\n\n\n\n
5. Monitore, mensure e repita<\/h3>\n\n\n\n
Como n\u00e3o errar ao elaborar um mapeamento de processos?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Defina quais s\u00e3o os processos a serem mapeados<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Determine seus objetivos principais<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Conhe\u00e7a as pessoas envolvidas<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Tenha uma comunica\u00e7\u00e3o eficiente<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Elabore m\u00e9tricas para verifica\u00e7\u00e3o da efic\u00e1cia<\/strong><\/h3>\n\n\n\n