{"id":3041,"date":"2019-06-12T00:00:00","date_gmt":"2019-06-12T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/rockcontent.com\/br\/2019\/06\/12\/reunioes-mais-eficientes-na-agencia\/"},"modified":"2019-06-12T00:00:00","modified_gmt":"2019-06-12T00:00:00","slug":"reunioes-mais-eficientes-na-agencia","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/reunioes-mais-eficientes-na-agencia\/","title":{"rendered":"Como fazer reuni\u00f5es mais eficientes na sua ag\u00eancia?"},"content":{"rendered":"\n

Encontros com clientes, reuni\u00f5es de time, alinhamentos com toda a equipe\u2026 \u00e9 inevit\u00e1vel que muitas reuni\u00f5es fa\u00e7am parte da rotina de uma ag\u00eancia. Mas voc\u00ea j\u00e1 terminou uma reuni\u00e3o com aquela sensa\u00e7\u00e3o de que ela podia ter sido resolvida em um email, ou que ela poderia ter sido uma reuni\u00e3o mais eficiente? Isso \u00e9 mais comum do que voc\u00ea imagina!<\/p>\n\n\n\n

Mas, ainda que voc\u00ea nem sempre veja as reuni\u00f5es com bons olhos, elas s\u00e3o muito importantes, ainda mais quando estamos falando do relacionamento com seus clientes<\/a>. O que para voc\u00ea pode ser \u201cs\u00f3 mais uma reuni\u00e3o\u201d para o cliente pode ser o momento mais importante do dia ou da semana, seja para a empresa dele ou para a rela\u00e7\u00e3o de neg\u00f3cios que ele tem com a sua ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n

Reuni\u00f5es s\u00e3o um investimento de tempo que ajudam a melhorar sua ag\u00eancia, a\u00a0forma como voc\u00ea lida com sua equipe<\/a>\u00a0e seus clientes, al\u00e9m de fortalecer a cultura e chegar a resultados mais assertivos. Por isso, seja com encontros f\u00edsicos ou virtuais<\/a>, separamos algumas dicas que v\u00e3o te ajudar a tornar esse momento mais produtivo.<\/p>\n\n\n\n

Reserve um tempo para planejar sua reuni\u00e3o<\/h2>\n\n\n\n

Antes de sair enviando convites para uma reuni\u00e3o, separe um tempo na sua agenda para pensar como ela ser\u00e1, quais s\u00e3o os seus objetivos e o que voc\u00ea espera resolver. Foque na efici\u00eancia com resultados claros, listando todas as suas poss\u00edveis pautas, juntamente com uma estimativa de tempo para discutir cada item.<\/p>\n\n\n\n

Isso vai te ajudar a elencar suas prioridades e entender o que realmente precisa ser conversado em grupo num encontro ou pode ser resolvido com uma liga\u00e7\u00e3o ou um email. Se decidir que ser\u00e1 uma reuni\u00e3o, lembre-se de agendar um email para o dia anterior confirmando com os presentes. Isso ajuda a evitar remarca\u00e7\u00f5es e faltas, principalmente em caso de reuni\u00f5es marcadas com muita anteced\u00eancia.<\/p>\n\n\n\nVeja tamb\u00e9m!<\/strong>
\n Sprint planning: o que \u00e9 e como planejar reuni\u00f5es de marketing<\/a><\/biblioteca>\n\n\n\n

Defina um objetivo para sua reuni\u00e3o eficiente<\/h2>\n\n\n\n

Tentar falar sobre muitos t\u00f3picos ou diferentes projetos s\u00f3 para aproveitar o tempo da reuni\u00e3o pode colocar estresse desnecess\u00e1rio sobre voc\u00ea<\/a>, sua equipe e seus clientes. Depois de decidir os pontos da reuni\u00e3o \u00e9 hora de priorizar t\u00f3picos de sua lista.<\/p>\n\n\n\n

Para ter uma reuni\u00e3o eficiente, voc\u00ea pode marcar de vermelho o que \u00e9 extremamente importante, de amarelo o que \u00e9 importante, mas n\u00e3o necessariamente urgente e, de verde, o que pode ser discutido se houver tempo. Com base nisso, organize os itens em ordem de urg\u00eancia e import\u00e2ncia e siga para o pr\u00f3ximo passo.<\/p>\n\n\n\n

Elabore uma pauta e foque nela<\/h2>\n\n\n\n

Quando as pessoas v\u00e3o despreparadas para uma reuni\u00e3o, a chance de desperd\u00edcio de tempo<\/a> \u00e9 ainda maior. Para evitar surpresas desagrad\u00e1veis, encaminhe pelo menos um rascunho de sua pauta para os participantes e deixe um tempo para que eles se preparem.<\/p>\n\n\n\n

Assim, todos trazem ideias que v\u00e3o contribuir para que se chegue a um bom resultado, al\u00e9m de alinhar expectativas e garantir que exista um tema central para o qual voc\u00eas voltar\u00e3o caso a conversa mude de dire\u00e7\u00e3o. Se isso n\u00e3o for poss\u00edvel, inicie o encontro dizendo qual o objetivo daquela reuni\u00e3o. Isso permite confirmar se o cliente est\u00e1 na mesma p\u00e1gina que voc\u00ea ou te avise caso tenha um objetivo diferente.<\/p>\n\n\n\n

Quer dar um passo adiante? Uma dica, principalmente em reuni\u00f5es com clientes, \u00e9 perguntar a eles o que tornaria essa conversa um sucesso. Depois, no final, confirme se voc\u00eas atingiram essas metas.<\/p>\n\n\n\n

N\u00e3o fale somente de n\u00fameros<\/h2>\n\n\n\n

Na correria do dia a dia pode ser tentador falar somente de dados e valores, deixando de lado o que eles significam e quais a\u00e7\u00f5es \u00e9 poss\u00edvel tomar para melhorar isso. A reuni\u00e3o \u00e9 o momento de gerar valor.<\/p>\n\n\n\n

Saber o objetivo principal do cliente e focar em como voc\u00ea est\u00e1 ajudando-o a crescer<\/a> e quais as formas de otimizar a parceria de voc\u00eas far\u00e1 muito mais efeito que somente um relat\u00f3rio. O que o cliente realmente quer saber \u00e9 por qual dire\u00e7\u00e3o voc\u00eas est\u00e3o indo e quais as a\u00e7\u00f5es ainda s\u00e3o necess\u00e1rias para atingirem o sucesso.<\/p>\n\n\n\n

Encerre a reuni\u00e3o com \u00eanfase nas pr\u00f3ximas a\u00e7\u00f5es<\/h2>\n\n\n\n

Decida o que ser\u00e1 feito e por quem, com um prazo para cada a\u00e7\u00e3o. Falar sobre as decis\u00f5es tomadas tira poss\u00edveis d\u00favidas sobre o que foi conversado e deixa claro para todas as partes quais os passos seguintes.<\/p>\n\n\n\n

A boa experi\u00eancia do seu cliente<\/a> precisa ser um de seus focos, pois, al\u00e9m dos objetivos que ser\u00e3o alcan\u00e7ados, eles precisam estar cientes do caminho a ser percorrido, de como isso os afeta e como isso tornar\u00e1 seus neg\u00f3cios melhores.<\/p>\n\n\n\n

Anote os pontos principais e envie um follow up aos envolvidos<\/h2>\n\n\n\n

Depois de recapitular o que aconteceu ainda no encontro, \u00e9 essencial n\u00e3o deixar que informa\u00e7\u00f5es se percam ou sejam lembradas de outra forma. O ideal \u00e9 que voc\u00ea reserve um tempo logo ap\u00f3s cada reuni\u00e3o ou ao final do dia para enviar um email de follow up a todos os presentes.<\/p>\n\n\n\n

Quanto mais tempo voc\u00ea demora para envi\u00e1-lo, menos aten\u00e7\u00e3o ele recebe, por isso n\u00e3o demore muito. O follow up vai servir como guia para as pr\u00f3ximas reuni\u00f5es, principalmente para relembrar o que foi falado.<\/p>\n\n\n\n

Fa\u00e7a acompanhamento<\/h2>\n\n\n\n

N\u00e3o basta compartilhar os resultados esperados, mas tamb\u00e9m \u00e9 essencial garantir que eles aconte\u00e7am de fato. Se voc\u00ea usa Gmail pode utilizar a op\u00e7\u00e3o de \u201cresponder e acompanhar\u201d, assim o email volta para a sua caixa de entrada em alguns dias para te ajudar a checar o progresso das a\u00e7\u00f5es. \u00c9 esse acompanhamento que ajuda a fazer a reuni\u00e3o ser eficiente, pois s\u00e3o como uma continua\u00e7\u00e3o dela.<\/p>\n\n\n\n

Dica extra<\/strong>: 2 tipos de reuni\u00f5es internas que fazemos na Studio<\/a> e funcionam tamb\u00e9m para sua ag\u00eancia!<\/p>\n\n\n\n

  1. Reuni\u00e3o di\u00e1ria<\/strong>: tamb\u00e9m conhecidas como reuni\u00f5es em p\u00e9, elas s\u00e3o encontros r\u00e1pidos feitos sempre no mesmo hor\u00e1rio entre os integrantes de cada time para falar sobre as metas do dia, ou seja, o que cada um tem para fazer e quais s\u00e3o as suas prioridades. Para te ajudar a come\u00e7ar, pense em quatro pontos principais: o que eu realmente preciso fazer hoje, o que eu tinha que fazer ontem e n\u00e3o consegui terminar, em que eu posso ajudar minha equipe e no que eu preciso de ajuda. Nas ag\u00eancias essa reuni\u00e3o pode ser guiada pelo gestor de projetos, que vai informar \u00e0 equipe quais s\u00e3o os jobs mais urgentes do dia e verificar com cada um como est\u00e1 sua agenda. Isso ajuda a saberem onde voc\u00eas est\u00e3o e como podem colaborar para um dia mais produtivo. O gr\u00e1fico de gantt<\/a> \u00e9 a visualiza\u00e7\u00e3o ideal para acompanhar esse tipo de reuni\u00e3o. Mas lembre-se! Ela deve ser r\u00e1pida e informal, com no m\u00e1ximo 20 minutos de dura\u00e7\u00e3o. Um desdobramento dessa reuni\u00e3o pode ser feito semanalmente, de forma mais aprofundada.<\/li>
  2. Reuni\u00e3o mensal<\/strong>: \u00e9 nela que os gestores v\u00e3o compartilhar com a equipe como est\u00e3o os resultados, quais as conquistas do m\u00eas que passou, metas que foram ou n\u00e3o atingidas e os pr\u00f3ximos desafios. Pode ser um aumento de faturamento, alguma melhoria de processo ou de qualidade nas entregas, um pr\u00eamio que voc\u00eas queiram ganhar ou at\u00e9 um cliente que desejam conquistar. \u00c9 hora de manter todos informados e inspir\u00e1-los a alcan\u00e7arem juntos os objetivos. Fa\u00e7a com que sua equipe sinta orgulho do trabalho dela, mostre campanhas bem sucedidas com clientes, depoimentos deles (mesmo que sejam um simples elogio em um email) e, o principal, reconhe\u00e7a os funcion\u00e1rios que se destacaram. \u00c9 o momento de trazer o sentimento de orgulho pelo trabalho realizado. \u00c9 por isso que ganhamos o certificado Great Place to Work<\/a>! Essas reuni\u00f3es pode acontecer de forma mais robusta trimestralmente ou semestralmente.<\/li><\/ol>\n\n\n\n

    Parece algo simples realizar uma reuni\u00e3o eficiente, mas se n\u00e3o existir um processo e se deixarmos essas dicas esquecidas, o dia a dia pode ficar muito mais complicado. Mostre \u00e0 sua equipe e aos seus clientes que voc\u00ea sabe aproveitar esse tempo juntos e obtenha resultados cada vez melhores.<\/p>\n\n\n\n

    Quer reuni\u00f5es mais eficientes e melhorar a criatividade da sua ag\u00eancia. Ent\u00e3o baixe nosso kit de produtividade<\/a> e aproveite melhor esse momento t\u00e3o importante!<\/p>\n\n\n\n\"Baixe<\/a><\/span>