Gerenciar um neg\u00f3cio ou empreendimento depende de m\u00e9todos que possibilitem tornar vis\u00edvel o seu desempenho em dado momento. Sem uma vis\u00e3o clara de todas as movimenta\u00e7\u00f5es ocorridas em um per\u00edodo, \u00e9 imposs\u00edvel construir uma base para estimar solu\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias para eventuais problemas.<\/p>\n\n\n\n
Ali\u00e1s, como voc\u00ea decide, hoje, se sua ag\u00eancia realmente precisa contratar mais recursos humanos ou se tem capacidade de abarcar mais jobs e ser mais produtiva? Como voc\u00ea tem certeza disso? Essa decis\u00e3o \u00e9 “no olho”? Ou voc\u00ea sai contratando assim mesmo? Jogando dinheiro da sua ag\u00eancia pelo mundo afora?<\/p>\n\n\n\n
Se a sua resposta for “Sim, \u00e9 no olho mesmo”, vem c\u00e1 que eu vou te mostrar a solu\u00e7\u00e3o para os problemas que voc\u00ea provavelmente tem mas s\u00f3 n\u00e3o sabe que tem!<\/p>\n\n\n\n
Um Relat\u00f3rio de Gest\u00e3o<\/strong> possibilita ao gestor um entendimento sistematizado do atual momento e do hist\u00f3rico da empresa compreendendo como cada setor se encontra, seja ele o administrativo, financeiro, de cria\u00e7\u00e3o, etc. <\/p>\n\n\n\n Com o objetivo de revelar a situa\u00e7\u00e3o da empresa em um determinado per\u00edodo ( quinzenal, mensal ou trimestral) este documento, quando elaborado de forma precisa, permite que decis\u00f5es sejam tomadas de forma assertiva, que uma boa gest\u00e3o seja realizada e que, dessa forma, garanta a sobreviv\u00eancia e sa\u00fade da empresa. E, em se tratando de uma ag\u00eancia, esse cen\u00e1rio \u00e9 ainda mais decisivo, tamanha a volatividade financeira e de trabalho, correto?<\/p>\n\n\n\n Para isso, \u00e9 fundamental que ele consiga incorporar todos os departamentos a fim de que as informa\u00e7\u00f5es sejam analisadas detalhadamente e de forma integrada. Afinal, s\u00f3 assim \u00e9 poss\u00edvel alterar processos de trabalho que n\u00e3o funcionem como antes ou investir em ferramentas estrat\u00e9gicas que otimizem a rotina da ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m de compreender seu significado, tamb\u00e9m \u00e9 importante garantir que este documento seja elaborado com determinada frequ\u00eancia que se adeque ao seu neg\u00f3cio. <\/p>\n\n\n\n Isso porque cada institui\u00e7\u00e3o possui particularidades. Logo, de nada adianta se basear em uma frequ\u00eancia que n\u00e3o diz respeito \u00e0 forma como sua ag\u00eancia \u00e9 conduzida. <\/p>\n\n\n\n Dados como fluxo de caixa, contas a receber e a pagar, por exemplo devem ser analisados diariamente<\/strong>, j\u00e1 que requerem maior considera\u00e7\u00e3o na rotina da empresa. Claro que isso depende das normas estipuladas previamente, tudo depender\u00e1 do perfil de cada setor e de cada ag\u00eancia e de como s\u00e3o conduzidos os processos dentro da empresa.<\/p>\n\n\n\n Ent\u00e3o, agora que voc\u00ea j\u00e1 sabe o que \u00e9 e qual a frequ\u00eancia estimada na sua elabora\u00e7\u00e3o, nos pr\u00f3ximos t\u00f3picos ser\u00e1 mostrado como eles se aplicam na pr\u00e1tica.<\/p>\n\n\n\n Mencionamos no t\u00f3pico anterior a import\u00e2ncia de se considerar as particularidades de cada empresa no momento da elabora\u00e7\u00e3o desses documentos. Esse fato \u00e9 ainda mais pertinente \u00e0s ag\u00eancias de Comunica\u00e7\u00e3o, que, independentemente de sua estrutura, possuem singularidades que, se n\u00e3o consideradas, podem comprometer severamente sua an\u00e1lise. Com base nisso, \u00e9 fundamental especificar como um relat\u00f3rio se aplica em cada setor. <\/p>\n\n\n\n Nos par\u00e1grafos anteriores foi poss\u00edvel entender a import\u00e2ncia desses documentos para a tomada de decis\u00e3o assertiva por parte dos gestores. Por\u00e9m, s\u00e3o in\u00fameros relat\u00f3rios<\/a> que podem ser gerados. Por isso, elenquei alguns que n\u00e3o podem ser deixados de lados para manter a sa\u00fade financeira de sua ag\u00eancia de publicidade. Confira:<\/p>\n\n\n\n O momento financeiro de uma ag\u00eancia diz muito sobre ela, n\u00e3o somente pelos resultados obtidos em determinado per\u00edodo, mas tamb\u00e9m sobre como tais resultados s\u00e3o influenciados pela rela\u00e7\u00e3o com os clientes.<\/p>\n\n\n\n Ou seja, esses resultados s\u00e3o influenciados n\u00e3o somente pelo faturamento direto – como um job ou fee mensal que atrai receita direta do cliente – mas tamb\u00e9m como aqueles outros valores que o cliente pode conquistar para a ag\u00eancia atrav\u00e9s do relacionamento com terceiros – assim como o BV. <\/p>\n\n\n\n Nesse sentido, \u00e9 importante refletir algumas quest\u00f5es, como… Voc\u00ea sabe qual cliente consome mais horas de trabalho em sua ag\u00eancia? Qual a rela\u00e7\u00e3o horas trabalhas x valor de faturamento<\/strong> de cada cliente? <\/p>\n\n\n\n \u00c9 para solucionar essa quest\u00e3o que surgem os relat\u00f3rios de Ranking de Clientes<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Esse sistema tem como fun\u00e7\u00e3o rankear suas contas, de acordo com a rela\u00e7\u00e3o Entrada \/A receber,<\/strong> podendo ser os 10 melhores ou piores clientes, financeiramente falando. Nesse sentido, trata-se de uma an\u00e1lise dos clientes mais e menos rent\u00e1veis para a ag\u00eancia, objetivando informa\u00e7\u00f5es detalhadas sobre diversos fatores, como os elencados a seguir:<\/p>\n\n\n\n A produtividade \u00e9 caracter\u00edstica obrigat\u00f3ria no dia a dia de uma ag\u00eancia, afinal, os prazos s\u00e3o apertados e a demanda \u00e9 intensa. Nem sempre \u00e9 poss\u00edvel contar apenas com a boa vontade dos colaboradores para que tudo saia conforme o planejado, nesse caso, \u00e9 fundamental recorrer \u00e0 ferramentas que agilizam os processos internos da empresa.<\/p>\n\n\n\n O Status das pe\u00e7as surge para acompanhar a produtividade de toda a equipe, ou de um job espec\u00edfico, j\u00e1 que ela se encarrega de apontar o est\u00e1gio atual das pe\u00e7as, se est\u00e3o em cria\u00e7\u00e3o<\/strong>, revis\u00e3o<\/strong>, arte final<\/strong>, aguardando aprova\u00e7\u00e3o<\/strong>, e as que entraram em altera\u00e7\u00e3o<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n A visualiza\u00e7\u00e3o do est\u00e1gio de cada uma das pe\u00e7a permite a ag\u00eancia investigar em qual etapa se concentra a maior quantidade de pe\u00e7as, e principalmente os motivos das refa\u00e7\u00f5es atrav\u00e9s de duas formas: atrav\u00e9s de altera\u00e7\u00f5es feitas pela pr\u00f3pria ag\u00eancia e em casos em que o pr\u00f3prio cliente solicita modifica\u00e7\u00f5es quando recebe a pe\u00e7a para aprovar. Nesse contextro, ser\u00e1 que n\u00e3o seria interessante analisar a quantidade de horas que sua ag\u00eancia gasta com refa\u00e7\u00e3o? Saber qual impacto dessa demanda dentro da ag\u00eancia?<\/p>\n\n\n\n Em muitos casos, o tempo gasto com refa\u00e7\u00e3o \u00e9 superior as horas de cria\u00e7\u00e3o<\/strong>. Por isso, saber quantificar o tempo gasto em cada status, e quais os impactos causados por eles, \u00e9 fundamental para “onde” e “como” atacar os problemas.<\/p>\n\n\n\n Estimar o custo interno atrav\u00e9s de valor\/hora dos colaboradores n\u00e3o \u00e9 nenhuma novidade para quem j\u00e1 est\u00e1 habituado \u00e0 rotina de uma ag\u00eancia, juntamente com o valor que o cliente pretende investir em m\u00eddia, produ\u00e7\u00e3o e eventos, s\u00e3o essas etapas que v\u00e3o definir estimativa de custos e investimento por job.<\/p>\n\n\n\n Seu custo interno abrange somente o valor\/hora de trabalho do funcion\u00e1rio?<\/strong><\/p>\n\n\n\n A melhor forma de estimar o valor do custo interno \u00e9 atribuir n\u00e3o somente o valor\/hora do funcion\u00e1rio, mais tamb\u00e9m o custo de estrutura de sua ag\u00eancia, incluindo custos fixos e vari\u00e1veis.<\/p>\n\n\n\n Para isso \u00e9 importante seguir o seguinte processo: ap\u00f3s definir o valor correto da hora\/trabalho, estabele\u00e7a quais os funcionarios ser\u00e3o envolvidos na tarefa juntamente com a quantidade de horas estimadas para a elabora\u00e7\u00e3o do trabalho.<\/p>\n\n\n\n Em seguida, determine uma porcentagem de lucro sobre o custo interno e a porcentagem do imposto que ser\u00e1 cobrado. Automaticamente ser\u00e1 exibido o valor que dever\u00e1 ser cobrado do cliente a fim de que a ag\u00eancia cubra seus custos e alcance o lucro estimado. <\/p>\n\n\n\n Atrav\u00e9s\u00a0da fun\u00e7\u00e3o Estimativa<\/strong>, tamb\u00e9m \u00e9 poss\u00edvel planejar o investimento em m\u00eddia, produ\u00e7\u00e3o e eventos, assim ser\u00e1 poss\u00edvel prever o quanto a ag\u00eancia receber\u00e1 de comiss\u00e3o e honor\u00e1rio. Conhe\u00e7a o Studio e veja como isso pode ser automatizado<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Agora voc\u00ea j\u00e1 sabe o que \u00e9 e quais seu principais usos em Ag\u00eancias de Comunica\u00e7\u00e3o. \u00c9 a sua vez de elabor\u00e1-los de acordo com seus objetivos, analisando cada departamento e avaliando os resultados de forma eficaz para que as tomadas de decis\u00e3o sejam eficientes.<\/p>\n\n\n\nCom que frequ\u00eancia s\u00e3o elaborados?<\/h2>\n\n\n\n
Como funcionam em Ag\u00eancias de Comunica\u00e7\u00e3o?<\/h2>\n\n\n\n
Quais relat\u00f3rios s\u00e3o importantes e quais sua ag\u00eancia deve analisar?<\/h2>\n\n\n\n
Gest\u00e3o financeira: Ranking de clientes<\/h3>\n\n\n\n
Produtividade: Status das Pe\u00e7as<\/h3>\n\n\n\n
Relat\u00f3rios de Estimativa<\/h3>\n\n\n\n
Invista em Relat\u00f3rios de Gest\u00e3o!<\/h2>\n\n\n\n