Saber como otimizar o tempo na ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o \u00e9 uma tarefa desafiadora, mas que gera muitos resultados positivos. Com um controle adequado, \u00e9 poss\u00edvel fazer as horas do expediente renderem e realizar as entregas dentro dos prazos adequados, evitando cumprir tarefas \u00e0s pressas e de \u00faltima hora.<\/p>\n\n\n\n
No entanto, com tantas atividades a serem executadas simultaneamente dentro da empresa, fazer uma gest\u00e3o de tempo eficiente pode se tornar algo complexo.<\/p>\n\n\n\n
Quer aproveitar melhor o seu dia no trabalho e conquistar melhores resultado? Preparamos esse post para que voc\u00ea conhe\u00e7a as melhores estrat\u00e9gias para controlar o seu tempo e maximizar a sua produtividade<\/a>. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!<\/p>\n\n\n\n A ag\u00eancia de publicidade<\/a> \u00e9 um ambiente que lida com muitas informa\u00e7\u00f5es simultaneamente. H\u00e1 um grande volume de tarefas para pouco tempo dispon\u00edvel. Sendo assim, \u00e9 preciso aproveitar as horas do expediente da melhor forma poss\u00edvel. Veja quais s\u00e3o os benef\u00edcios de otimizar o tempo nesse tipo de neg\u00f3cio.<\/p>\n\n\n\n Com tantos projetos para colocar em pr\u00e1tica, \u00e9 preciso desenvolver o m\u00e1ximo de atividades com agilidade, visando garantir o atendimento das demandas.<\/strong> Afinal, se a ag\u00eancia n\u00e3o consegue cumprir os prazos que assume junto aos clientes, ela fica com a imagem comprometida no mercado, a procura pelo empreendimento diminui e as finan\u00e7as tamb\u00e9m s\u00e3o prejudicadas.<\/p>\n\n\n\n Para ter um maior controle do uso do tempo na ag\u00eancia, \u00e9 necess\u00e1rio registrar as a\u00e7\u00f5es. Informa\u00e7\u00f5es como per\u00edodo gasto com cada cliente, projeto ou atividade, controle dos jobs<\/a> feitos e projetos em andamento s\u00e3o valiosas para que a empresa fa\u00e7a uma boa gest\u00e3o das horas de trabalho dispon\u00edveis.<\/p>\n\n\n\n Imagine um ambiente de trabalho com diversas tarefas com o prazo de entrega vencido e outras tantas que est\u00e3o quase vencendo. Tudo isso traz o caos para a ag\u00eancia, fazendo com que o gestor<\/a> e o seu time tenham que trabalhar sob press\u00e3o. Isso os deixa mais suscet\u00edveis a cometer erros.<\/p>\n\n\n\n Por outro lado, quando se tem mais organiza\u00e7\u00e3o, voc\u00ea pode desfrutar de um ambiente de trabalho mais tranquilo, o que favorece a qualidade com que as atividades s\u00e3o desenvolvidas, mesmo diante de imprevistos.<\/p>\n\n\n\n Assegurar a satisfa\u00e7\u00e3o dos clientes \u00e9 o objetivo de qualquer empresa, pois \u00e9 disso que depende a sua exist\u00eancia. Quando o seu tempo \u00e9 administrado corretamente, as tarefas podem ser cumpridas dentro do prazo e com a qualidade desejada pelo cliente.<\/p>\n\n\n\n Desse modo, \u00e9 poss\u00edvel fidelizar o seu p\u00fablico <\/strong>e ainda atrair novos clientes<\/strong>, uma vez que a ag\u00eancia manter\u00e1 uma boa imagem no mercado.<\/p>\n\n\n\n Identificar h\u00e1bitos inadequados e adotar as estrat\u00e9gias e ferramentas certas \u00e9 fundamental para administrar melhor o tempo no trabalho. Confira o que fazer para evitar atrasos e ser mais produtivo.<\/p>\n\n\n\n As reuni\u00f5es s\u00e3o muito importantes para qualquer neg\u00f3cio. Em publicidade, elas s\u00e3o primordiais para a constru\u00e7\u00e3o de projetos coerentes e alinhados com o pedido do cliente.<\/p>\n\n\n\n Por\u00e9m, \u00e0s vezes, realizar esses encontros \u00e9 dif\u00edcil, devido \u00e0 dificuldade de concilia\u00e7\u00e3o das agendas. H\u00e1 profissionais que podem estar viajando a trabalho, uns que est\u00e3o atendendo um grande volume de clientes, entre outros.<\/p>\n\n\n\n Contudo, a tecnologia j\u00e1 oferece alternativas quando esses problemas acontecem. \u00c9 poss\u00edvel fazer reuni\u00f5es remotas com aplicativos apropriados para a comunica\u00e7\u00e3o, como o Skype. Dessa forma, a empresa avan\u00e7a nos processos e pode sistematizar as informa\u00e7\u00f5es com facilidade.<\/p>\n\n\n\n A equipe se encontra pelo aplicativo e pode discutir as quest\u00f5es do neg\u00f3cio, cada um com o seu notebook ou smartphone, sem ser necess\u00e1rio que todos estejam fisicamente em uma mesma sala. Basta que acessem o Skype de onde estiverem.<\/p>\n\n\n\n Quando h\u00e1 muita varia\u00e7\u00e3o entre os procedimentos, as chances de erros, de esquecimentos e de irregularidades s\u00e3o maiores. O trabalho fica pouco sistematizado, e, com isso, os colaboradores mais suscet\u00edveis a perder o controle das atividades. Assim, criar processos padronizados \u00e9 uma \u00f3tima estrat\u00e9gia para otimizar o tempo de trabalho nas ag\u00eancias.<\/strong><\/p>\n\n\n\n Com a padroniza\u00e7\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel gerenciar as tarefas com mais efetividade e ter resultados positivos no empreendimento. Processos padronizados s\u00e3o mais \u00e1geis e minimizam as chances de erros, na medida em que h\u00e1 um protocolo para os profissionais seguirem.<\/p>\n\n\n\n Automatizar o fluxo de trabalho<\/a> tamb\u00e9m \u00e9 uma \u00f3tima alternativa para otimizar o tempo de trabalho da ag\u00eancia. Para isso, uma proposta vi\u00e1vel e assertiva \u00e9 usar um software espec\u00edfico para gest\u00e3o de ag\u00eancias de publicidade. Com essa solu\u00e7\u00e3o, \u00e9 poss\u00edvel integrar as atividades para obter processos mais eficientes e bem organizados.<\/p>\n\n\n\n Esses programas s\u00e3o preparados para armazenar dados, fornecer informa\u00e7\u00f5es estrat\u00e9gicas, interligar funcionalidades e integrar toda a comunica\u00e7\u00e3o da ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Al\u00e9m disso, dados de diferentes setores (como Planejamento, Financeiro e Cria\u00e7\u00e3o) s\u00e3o associados, o que melhora os servi\u00e7os. Com isso, qualquer altera\u00e7\u00e3o realizada nas diferentes etapas dos procedimentos \u00e9 comunicada de imediato para todas as \u00e1reas. Isso evita uma s\u00e9rie de falhas e potencializa a produ\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n A automa\u00e7\u00e3o tamb\u00e9m abre a possibilidade de estruturar processos e o fluxo<\/a> de trabalho em plataformas pr\u00e1ticas e \u00e1geis, com dashboards e v\u00e1rios canais integrados. Com isso, voc\u00ea mapeia os procedimentos da corpora\u00e7\u00e3o e pode estruturar as atividades para aproveitar ao m\u00e1ximo o tempo dispon\u00edvel.<\/p>\n\n\n\n Ter processos documentados \u00e9 fundamental para evitar falhas no trabalho.<\/strong> Sem registros, as informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o perdidas e confundidas, o que pode provocar enganos no servi\u00e7o.<\/p>\n\n\n\n O risco de o colaborador esquecer os dados ou misturar as informa\u00e7\u00f5es de v\u00e1rios clientes \u00e9 muito alto. Dessa forma, cada etapa do processo de trabalho deve ser documentada e armazenada com seguran\u00e7a.<\/p>\n\n\n\n Uma \u00f3tima t\u00e1tica \u00e9 realizar a documenta\u00e7\u00e3o em softwares especializados. Isso aumenta a seguran\u00e7a das informa\u00e7\u00f5es<\/strong>, pois esses programas armazenam os arquivos na nuvem. Nesse sentido, danos ao computador n\u00e3o afetam os dados.<\/p>\n\n\n\n As m\u00e9tricas s\u00e3o recursos essenciais para a realiza\u00e7\u00e3o de an\u00e1lises estrat\u00e9gicas no neg\u00f3cio. Os indicadores permitem desenvolver uma vis\u00e3o da situa\u00e7\u00e3o atual da ag\u00eancia e tamb\u00e9m a realiza\u00e7\u00e3o de proje\u00e7\u00f5es para o futuro. Eles tornam as avalia\u00e7\u00f5es mais completas e ajudam a fazer observa\u00e7\u00f5es s\u00f3lidas sobre as condi\u00e7\u00f5es do empreendimento.<\/p>\n\n\n\n A partir dessas informa\u00e7\u00f5es, \u00e9 poss\u00edvel estruturar interven\u00e7\u00f5es para os resultados se tornarem mais positivos. As an\u00e1lises ajudam ainda a estabelecer metas para a empresa de publicidade, o que \u00e9 fundamental para manter a motiva\u00e7\u00e3o e direcionar o trabalho da equipe.<\/p>\n\n\n\n Se a equipe est\u00e1 bem capacitada, ela desempenha as tarefas com mais agilidade e compet\u00eancia. \u00c9 preciso que o time esteja em constante atualiza\u00e7\u00e3o para que ele possa oferecer os melhores servi\u00e7os para o cliente. Sem falar que o mercado sempre lan\u00e7a novas alternativas, e \u00e9 muito importante acompanhar essas mudan\u00e7as.<\/p>\n\n\n\n Portanto, \u00e9 essencial considerar os treinamentos como um investimento, pois o retorno desses procedimentos \u00e9 muito positivo. Os colaboradores realizam melhores atendimentos e tornam-se mais h\u00e1beis no desenvolvimento de solu\u00e7\u00f5es para os clientes<\/a>.<\/p>\n\n\n\n Tente executar as suas atividades na velocidade em que devem ser feitas e n\u00e3o as deixe para depois. Come\u00e7ar a praticar o conhecido jarg\u00e3o \u2018\u2019n\u00e3o deixe para amanh\u00e3 o que pode ser feito hoje\u2019\u2019 \u00e9 uma excelente estrat\u00e9gia. Afinal, quanto mais atividades forem saindo da sua pauta, mais organiza\u00e7\u00e3o e facilidade voc\u00ea ter\u00e1 para realizar os seus compromissos.<\/p>\n\n\n\n Tamb\u00e9m \u00e9 recomendado diminuir o tempo gasto com coisa sup\u00e9rfluas<\/strong> e que n\u00e3o est\u00e3o relacionadas ao seu trabalho, como acessar as suas redes sociais. Prefira fazer isso nos momentos de lazer. Al\u00e9m disso, n\u00e3o assuma compromissos que n\u00e3o te competem e possam desviar o seu foco na ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n N\u00e3o \u00e9 raro que as quest\u00f5es da sua vida pessoal interfiram na sua produtividade no trabalho. Por\u00e9m, \u00e9 importante lembrar que voc\u00ea n\u00e3o vive apenas para trabalhar. Nesse contexto, \u00e9 preciso encontrar um equil\u00edbrio para as suas demandas pessoais e profissionais. <\/strong><\/p>\n\n\n\n Acrescente as atividades pessoais na sua pauta e gest\u00e3o de tempo<\/a>, o que traz mais motiva\u00e7\u00e3o e satisfa\u00e7\u00e3o para trabalhar. Ligar para os filhos ou solucionar situa\u00e7\u00f5es dom\u00e9sticas \u00e9 importante para livrar-se de eventuais preocupa\u00e7\u00f5es, manter a sua sa\u00fade mental em dia e conseguir focar nas suas tarefas relacionadas \u00e0 ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n Portanto, coloque os compromissos pessoais na sua gente e designe um per\u00edodo espec\u00edfico do dia para cumpri-los.<\/p>\n\n\n\n Conforme j\u00e1 vimos anteriormente, a tecnologia \u00e9 uma grande aliada para organizar as suas atividades. Para isso, implemente um software de gest\u00e3o<\/strong><\/a>, que possua funcionalidades que ajudam no controle de tr\u00e1fego na ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n J\u00e1 pensou como seria mais pr\u00e1tico se os clientes pudessem solicitar e aprovar demandas sem ter que marcar reuni\u00f5es ou enviar emails? \u00c9 justamente isso que essa plataforma permite.<\/p>\n\n\n\n A sua ferramenta iJob agiliza o processo de comunica\u00e7\u00e3o os clientes, poupando o seu tempo, al\u00e9m de potencializar o fluxo de produ\u00e7\u00e3o e beneficiar o relacionamento com o seu p\u00fablico. <\/p>\n\n\n\n \u00c9 poss\u00edvel desenvolver um workflow<\/a> personalizado para proporcionar dinamismo e efici\u00eancia para o seu fluxo de trabalho. Na pr\u00e1tica, isso ajuda a perceber gargalos em cada etapa de cria\u00e7\u00e3o e verificar qual delas geram atrasos e refa\u00e7\u00f5es<\/a>.<\/p>\n\n\n\n O software ainda conta com a fun\u00e7\u00e3o Kanban<\/a>, que organiza as atividades em colunas, dividindo-as entre as categorias; n\u00e3o planejadas, planejadas, em andamento, aguardando aprova\u00e7\u00e3o e conclu\u00eddas. Tudo isso resulta numa maior organiza\u00e7\u00e3o e controle de suas demandas.<\/p>\n\n\n\n As pessoas que ocupam cargos e posi\u00e7\u00f5es de chefia tendem a absorver tarefas que n\u00e3o est\u00e3o relacionadas \u00e0 sua posi\u00e7\u00e3o. Isso acontece principalmente com os gestores que possuem uma personalidade centralizadora e querem manter tudo em suas m\u00e3os.<\/p>\n\n\n\n Mas realizar atividades que deveriam ser assumidas pelos colaboradores da sua equipe acaba afetando negativamente a sua produtividade, impedindo que voc\u00ea desempenhe fun\u00e7\u00f5es que realmente s\u00e3o relevantes para o sucesso da ag\u00eancia.<\/p>\n\n\n\n A solu\u00e7\u00e3o para manter o fluxo de trabalho \u00e9 delegar tarefas para o seu time.<\/strong> Confie em quem trabalhe com voc\u00ea e transfira tarefas para profissionais capacitados para execut\u00e1-las. Seguir essa postura garante mais tempo para que voc\u00ea cumpra as suas reais atribui\u00e7\u00f5es e tamb\u00e9m demonstra que tem confian\u00e7a nos seus colegas.<\/p>\n\n\n\n H\u00e1 quem se orgulhe de todos os dias ter que lidar com uma enorme quantidade de atividades na empresa, achando que isso mostra efici\u00eancia e import\u00e2ncia. Contudo, o excesso de trabalho n\u00e3o pode ser entendido como um indicador de intelig\u00eancia, import\u00e2ncia ou sucesso<\/strong>, j\u00e1 que esse comportamento pode causar estafa e comprometer o seu desempenho.<\/p>\n\n\n\n Quem costuma otimizar o tempo identifica o excesso de trabalho como um sinal de falta de foco e desperd\u00edcio de energia, o que frequentemente acontece com pessoas que n\u00e3o sabem dizer n\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n Dito isso, simplifique os processos da empresa e d\u00ea prefer\u00eancia para as atividades que, de fato, precisam ser realizar por voc\u00ea.<\/p>\n\n\n\n O timesheet<\/a>, uma as fun\u00e7\u00f5es do Studio, \u00e9 a ferramenta perfeita para calcular o tempo que os colaboradores gastam nas tarefas do seu dia a dia. Esse modelo de controle de horas te d\u00e1 acesso a relat\u00f3rios de desempenho, tanto por projetos quanto por atividades e funcion\u00e1rios.<\/p>\n\n\n\n Por meio dessas informa\u00e7\u00f5es \u00e9 poss\u00edvel ter uma vis\u00e3o completa do neg\u00f3cio e da equipe, o que o ajuda a tomar decis\u00f5es estrat\u00e9gicas para melhorar a gest\u00e3o do tempo e do neg\u00f3cio, como determinar quais atividades exigem mais aten\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\nPor que \u00e9 importante melhorar a forma como o tempo \u00e9 utilizado na ag\u00eancia de publicidade?<\/h2>\n\n\n\n
Garante o cumprimento de prazos<\/h3>\n\n\n\n
Traz mais tranquilidade para o ambiente de trabalho<\/h3>\n\n\n\n
Aumenta a satisfa\u00e7\u00e3o dos clientes<\/h3>\n\n\n\n
Como otimizar o tempo de trabalho da ag\u00eancia?<\/h2>\n\n\n\n
Fa\u00e7a reuni\u00f5es remotas<\/h3>\n\n\n\n
Crie processos de trabalho padronizados<\/h3>\n\n\n\n
Automatize o fluxo de tarefas<\/h3>\n\n\n\n
Tenha processos documentados<\/h3>\n\n\n\n
Utilize m\u00e9tricas para avaliar o neg\u00f3cio<\/h3>\n\n\n\n
Ofere\u00e7a capacita\u00e7\u00e3o aos colaboradores<\/h3>\n\n\n\n
Deixe a procrastina\u00e7\u00e3o de lado<\/h3>\n\n\n\n
Inclua a vida pessoal na gest\u00e3o de tempo<\/h3>\n\n\n\n
Implemente um software de gest\u00e3o<\/h3>\n\n\n\n
Delegue tarefas<\/h3>\n\n\n\n
Evite o excesso de trabalho<\/h3>\n\n\n\n
Como o Timesheet pode ajudar a otimizar o tempo?<\/h2>\n\n\n\n