{"id":3302,"date":"2019-09-15T00:00:00","date_gmt":"2019-09-15T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/rockcontent.com\/br\/2019\/09\/15\/padronizacao-de-documentos\/"},"modified":"2019-09-15T00:00:00","modified_gmt":"2019-09-15T00:00:00","slug":"padronizacao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/padronizacao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Qual a import\u00e2ncia da padroniza\u00e7\u00e3o de documentos? Entenda aqui!"},"content":{"rendered":"\n<figure class=\"wp-block-image\"><img data-opt-id=1683345503  fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/mlgzkyrbq6eh.i.optimole.com\/cb:AiM1.588\/w:auto\/h:auto\/q:mauto\/f:best\/https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/padronização-de-documentos.png\" alt=\"qual a import\u00e2ncia da padroniza\u00e7\u00e3o de documentos na organiza\u00e7\u00e3o dos processos?\" class=\"wp-image-2927\"\/><\/figure>\n\n\n\n<p> Os processos de uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o exigem organiza\u00e7\u00e3o. A <strong>padroniza\u00e7\u00e3o de documentos<\/strong> \u00e9 uma das solu\u00e7\u00f5es que colaboram para p\u00f4r a empresa em ordem, tanto para melhor atender os clientes quanto para elevar o&nbsp;<a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/rockcontent.com\/br\/blog\/analisar-performance-time-resultados-projeto\/\" target=\"_blank\">desempenho do time de colaboradores.<\/a><\/p>\n\n\n\n<p>Afinal, melhorar o fluxo de trabalho e a&nbsp;<a href=\"https:\/\/rockcontent.com\/br\/blog\/como-organizar-documentos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">organiza\u00e7\u00e3o<\/a>&nbsp;do neg\u00f3cio \u00e9 objetivo de todo gestor atento em otimizar as tarefas da equipe e trazer bons resultados.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Se voc\u00ea parou para pensar sobre como os processos e documentos da sua ag\u00eancia est\u00e3o dispostos, siga a leitura deste post. Aqui, voc\u00ea vai conhecer os sete&nbsp;principais benef\u00edcios de padronizar a documenta\u00e7\u00e3o da sua empresa.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Por onde come\u00e7ar a padroniza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2>\n\n\n\n<p>Quem trabalha em ag\u00eancia sabe da quantidade de documentos necess\u00e1rios para que as tarefas sejam realizadas. Notas fiscais, pedidos de inser\u00e7\u00e3o e pe\u00e7as de comunica\u00e7\u00e3o s\u00e3o alguns deles.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Provavelmente, voc\u00ea j\u00e1 deparou com situa\u00e7\u00f5es nas quais n\u00e3o localizou alguma informa\u00e7\u00e3o, ou n\u00e3o p\u00f4de acess\u00e1-la por estar na caixa de e-mails de um determinado colaborador. E tamb\u00e9m&nbsp;deve lembrar o quanto isso atrasa o fluxo interno e as devolutivas para o cliente.<\/p>\n\n\n\n<p>Existem alguns meios para padronizar documentos que s\u00e3o indicados e utilizados com frequ\u00eancia no mercado. Saiba aqui quais s\u00e3o:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li><strong>defini\u00e7\u00e3o:<\/strong>&nbsp;o primeiro passo \u00e9&nbsp;<a href=\"https:\/\/rockcontent.com\/br\/blog\/mapeamento-de-processos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">mapear<\/a>&nbsp;quais s\u00e3o os documentos fundamentais para armazenar ou dar andamento \u00e0s atividades. Para isso, conte com a equipe! Chame as pessoas envolvidas para que nenhuma informa\u00e7\u00e3o relevante fique de fora e para&nbsp;<a href=\"https:\/\/rockcontent.com\/br\/blog\/diminuir-burocracia-em-processos-gestao-de-empresas\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">desburocratizar<\/a>&nbsp;etapas;<\/li><li><strong>digitaliza\u00e7\u00e3o:<\/strong>&nbsp;alguns impressos s\u00e3o fundamentais para manter os registros de tarefas. Por isso, \u00e9 importante digitalizar os documentos que sejam relevantes, seja para completar etapas de um processo, seja para armazenar hist\u00f3ricos;<\/li><li><strong>classifica\u00e7\u00e3o:&nbsp;<\/strong>\u00e9 interessante organizar os materiais digitalizados e f\u00edsicos de acordo com uma ordena\u00e7\u00e3o previamente definida, desde&nbsp;o nome do arquivo at\u00e9&nbsp;pastas ou ferramentas nas quais ser\u00e3o arquivados. Recorra ao assunto, esp\u00e9cie, datas e status para formatar uma classifica\u00e7\u00e3o. Quanto mais intuitiva e de acordo com o fluxo de trabalho, melhor ser\u00e1 a agilidade para trabalhar com os documentos;<\/li><li><strong>permiss\u00e3o:&nbsp;<\/strong>organize quais equipes e colaboradores ter\u00e3o acesso aos documentos. Informa\u00e7\u00f5es internas, como processos de recursos humanos, costumam ter informa\u00e7\u00f5es sigilosas e restritas. Dados financeiros de clientes, tamb\u00e9m. O controle dos acessos auxilia na&nbsp;manuten\u00e7\u00e3o da&nbsp;<a href=\"https:\/\/blog.contaazul.com\/a-importancia-da-seguranca-da-informacao-para-o-seu-negocio\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">seguran\u00e7a de dados<\/a>&nbsp;de terceiros e da ag\u00eancia;<\/li><li><strong>atualiza\u00e7\u00e3o:<\/strong>&nbsp;um dos desafios de quem faz a gest\u00e3o de documentos em uma empresa \u00e9 o cuidado em atualizar e monitorar os registros, para que sejam feitos de forma correta, respeitando a padroniza\u00e7\u00e3o definida.<\/li><\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Quais s\u00e3o os principais benef\u00edcios da padroniza\u00e7\u00e3o de documentos?<\/h2>\n\n\n\n<p>Diante do volume de informa\u00e7\u00f5es que circulam em uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o e da quantidade de atividades e pessoas envolvidas, fica evidente a necessidade da padroniza\u00e7\u00e3o de documentos, n\u00e3o \u00e9 mesmo?<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, \u00e9 essencial conhecer as principais vantagens percebidas por empresas que apostam neste m\u00e9todo para organizar demandas e otimizar o fluxo de atividades. Acompanhe abaixo os sete&nbsp;principais benef\u00edcios.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">1. Percep\u00e7\u00e3o do cliente&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Quem trabalha com atendimento sabe que a experi\u00eancia do cliente \u00e9 um fator que precisa ser aprimorado a todo instante. Ag\u00eancias organizadas e com processos definidos ganham pontos para fazer com que o cliente permane\u00e7a&nbsp;na carteira e melhore a sua percep\u00e7\u00e3o do neg\u00f3cio.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Padronizar documentos \u00e9 um dos requisitos para estruturar o fluxo de atendimento, al\u00e9m de influenciar na satisfa\u00e7\u00e3o de quem contrata os servi\u00e7os.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">2. Otimiza\u00e7\u00e3o das tarefas<\/h3>\n\n\n\n<p>A padroniza\u00e7\u00e3o tem como uma das vantagens a agilidade nos processos para alcan\u00e7ar melhores resultados tanto para a ag\u00eancia quanto para o cliente.<\/p>\n\n\n\n<p>Pode ser por&nbsp;automatiza\u00e7\u00f5es, requisitos estabelecidos ou&nbsp;<a rel=\"noreferrer noopener\" href=\"https:\/\/rockcontent.com\/br\/blog\/organizacao-de-processos\/\" target=\"_blank\">reorganiza\u00e7\u00e3o do fluxo de demandas<\/a>. Todas essas atitudes aprimoram&nbsp;a realiza\u00e7\u00e3o e a entrega das a\u00e7\u00f5es propostas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">3. Prote\u00e7\u00e3o dos dados&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Organizar documentos de acordo com um padr\u00e3o tamb\u00e9m auxilia a&nbsp;manter os dados seguros. Nem todas as informa\u00e7\u00f5es precisam ser de conhecimento de todos na equipe ou do cliente. Algumas, ainda, podem ter pol\u00edticas de sigilo e restri\u00e7\u00f5es importantes.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Por isso, ag\u00eancias que buscam pela padroniza\u00e7\u00e3o de documentos costumam proteger de forma efetiva as informa\u00e7\u00f5es que assim precisam ser tratadas.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">4. Aumento da produtividade<\/h3>\n\n\n\n<p>Parece clich\u00ea, mas \u00e9 essencial ressaltar que organizar documentos aumenta a produtividade. Este benef\u00edcio est\u00e1 conectado com o conceito apresentado anteriormente no item dois&nbsp;(otimiza\u00e7\u00e3o das tarefas). Quanto mais padronizada a documenta\u00e7\u00e3o, mais \u00e1gil e produtiva ser\u00e1 a entrega.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">5. Efici\u00eancia dos processos<\/h3>\n\n\n\n<p>Estruturar documentos e informa\u00e7\u00f5es permite que, al\u00e9m de aumentar a&nbsp;<a href=\"https:\/\/rockcontent.com\/br\/blog\/relatorio-de-produtividade\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"produtividade (abre numa nova aba)\">produtividade<\/a>, os processos tenham menos erros, retrabalhos e morosidade. Ter o caminho das demandas mapeado, assim como as informa\u00e7\u00f5es necess\u00e1rias identificadas, faz com que o processo seja mais eficiente.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">6. Redu\u00e7\u00e3o de custos<\/h3>\n\n\n\n<p>Falando em retrabalho, ele \u00e9 um dos vil\u00f5es quando o assunto \u00e9 custo. Seja pela hora paga aos colaboradores, seja pelo desgaste com o cliente por demandas que v\u00e3o e voltam da ag\u00eancia ou por qualquer cen\u00e1rio que impacte em desperd\u00edcios.<\/p>\n\n\n\n<p>A padroniza\u00e7\u00e3o atalha situa\u00e7\u00f5es e, quando bem feita, garante que investimentos e esfor\u00e7os n\u00e3o sejam ineficazes.<\/p>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\">7. Tomada de decis\u00e3o&nbsp;<\/h3>\n\n\n\n<p>Ag\u00eancias que organizam documentos de forma padronizada podem sentir os impactos positivos at\u00e9 mesmo nos momentos de tomada de decis\u00e3o e de&nbsp;<a href=\"https:\/\/rockcontent.com\/br\/blog\/6-indicadores-para-agencias-de-publicidade\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">avalia\u00e7\u00e3o de processos<\/a>. Quando as informa\u00e7\u00f5es est\u00e3o dispostas com os mesmos requisitos e classifica\u00e7\u00f5es, a an\u00e1lise para decidir abordagens ou estrat\u00e9gias faz mais sentido e fica alinhada com a realidade da empresa.&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Vale ressaltar que n\u00e3o basta padronizar os documentos e deixar a atividade de lado. \u00c9 um diferencial fazer&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.sebrae.com.br\/sites\/PortalSebrae\/ufs\/pb\/artigos\/a-importancia-do-treinamento-de-equipes-para-seu-negocio,d14bfcabd03c1610VgnVCM1000004c00210aRCRD\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">treinamento<\/a>&nbsp;com a equipe interna para que ela tenha conhecimento das defini\u00e7\u00f5es e de como proceder em cada caso. Al\u00e9m disso, contar com colaboradores que avaliem e atualizem processos e informa\u00e7\u00f5es tamb\u00e9m auxilia para que a organiza\u00e7\u00e3o dos documentos seja mantida e respeitada.<\/p>\n\n\n\n<p>Os benef\u00edcios da padroniza\u00e7\u00e3o de documentos s\u00e3o percebidos em todas as esferas de uma empresa: seja para a equipe interna, seja para a gest\u00e3o, seja&nbsp;para os clientes. Por isso,&nbsp;<a href=\"https:\/\/rockcontent.com\/br\/blog\/como-criar-processos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">criar processos<\/a>&nbsp;\u00e9 t\u00e3o importante para a administra\u00e7\u00e3o de qualquer neg\u00f3cio, e com o seu n\u00e3o \u00e9 diferente. Que tal come\u00e7ar esta pr\u00e1tica na sua ag\u00eancia agora mesmo?<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m da padroniza\u00e7\u00e3o de documentos, deseja saber mais sobre temas como este? Ent\u00e3o assine a nossa newsletter e receba no seu e-mail assuntos pertinentes para organizar a sua ag\u00eancia com efici\u00eancia.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Qual a import\u00e2ncia da padroniza\u00e7\u00e3o de documentos? Veja um passo a passo neste artigo!<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":24533,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[21],"tags":[],"class_list":["post-3302","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-agencias"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v25.3.1 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Padroniza\u00e7\u00e3o de documentos: saiba como organizar seus processos<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Qual a import\u00e2ncia da padroniza\u00e7\u00e3o de documentos? 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