{"id":3460,"date":"2020-02-02T00:00:00","date_gmt":"2020-02-02T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/rockcontent.com\/br\/2020\/02\/02\/ferramenta-de-colaboracao\/"},"modified":"2025-09-19T14:02:29","modified_gmt":"2025-09-19T17:02:29","slug":"ferramenta-de-colaboracao","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/ferramenta-de-colaboracao\/","title":{"rendered":"Como implementar uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o na sua ag\u00eancia"},"content":{"rendered":"<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img data-opt-id=1850627020  fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/mlgzkyrbq6eh.i.optimole.com\/cb:AiM1.588\/w:auto\/h:auto\/q:mauto\/f:best\/https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/ferramenta-de-colaboracao.png\" alt=\"ilustra\u00e7\u00e3o sobre ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o\" class=\"wp-image-4845\"\/><figcaption>Voc\u00ea usa ferramentas de colabora\u00e7\u00e3o na sua ag\u00eancia?<\/figcaption><\/figure>\n<p>S\u00e3o muitos os processos dentro de uma <a href=\"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/o-que-e-agencia-de-comunicacao\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o<\/a>, compreendendo desde a negocia\u00e7\u00e3o com o cliente at\u00e9 a execu\u00e7\u00e3o e a entrega dos projetos, sem falar que \u00e9 comum atender a v\u00e1rias contas simultaneamente. Nesse cen\u00e1rio, \u00e9 essencial contar com uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o, que ajude a otimizar o tempo e a efici\u00eancia das tarefas internas.<\/p>\n<p>Com esse recurso, <strong>gestores e equipes podem se concentrar melhor nas necessidades estrat\u00e9gicas dos clientes<\/strong>, deixando as atividades mais rotineiras e repetitivas para um sistema que garanta sua realiza\u00e7\u00e3o e finaliza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Quer aumentar a organiza\u00e7\u00e3o e a agilidade dos seus processos? Confira, neste post, como proceder para implementar uma <a href=\"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/ferramenta-de-gestao-de-projetos\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"ferramenta (abre numa nova aba)\">ferramenta<\/a> de colabora\u00e7\u00e3o na sua ag\u00eancia e melhorar os seus resultados!<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Construa um workflow customizado para sua ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o<\/h2>\n<p>O <a href=\"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/workflow\/\/\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">workflow<\/a> consiste em <strong>uma sistematiza\u00e7\u00e3o do fluxo de trabalho com o uso de solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas<\/strong>. A partir do seu uso em uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o como o Studio, \u00e9 poss\u00edvel estruturar as fases de trabalho, permitindo que a equipe tenha mais foco e organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<p>Tudo come\u00e7a pela gest\u00e3o de pautas e prazos, que \u00e9 indispens\u00e1vel para garantir a qualidade dos projetos e a satisfa\u00e7\u00e3o dos clientes. Ela tem que ser corretamente administrada, pois direciona como as tarefas ser\u00e3o executadas. Assim, facilita as a\u00e7\u00f5es dos colaboradores e acrescenta agilidade aos processos.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Determine o escopo com as prioridades<\/h2>\n<p>O escopo nada mais \u00e9 do que a sistematiza\u00e7\u00e3o de tudo a ser realizado em um projeto. Basicamente, define-se cada atividade e quem ser\u00e1 respons\u00e1vel por conduzi-la, bem como a ordem de prioridade.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Busque refer\u00eancias<\/h2>\n<p>Para estabelecer prazos e etapas, voc\u00ea pode consultar projetos que j\u00e1 foram realizados anteriormente. Desse modo, voc\u00ea pode determinar um tempo que realmente leve em conta a capacidade da equipe, al\u00e9m de prever uma margem de erro para eventuais imprevistos.<\/p>\n<p>Caso se trate de uma tarefa nova, a dica \u00e9 pesquisar com parceiros e colegas de profiss\u00e3o, o que contribui para a defini\u00e7\u00e3o de prazos mais seguros, evitando que o seu time fique pressionado e suscet\u00edvel a erros.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Revise as pautas<\/h2>\n<p>Muitas vezes, os problemas em uma ag\u00eancia aparecem porque a pauta foi mal planejada. Portanto, <strong>\u00e9 essencial revisar as pautas de forma rigorosa<\/strong> para certificar-se de que atendem \u00e0s necessidades dos clientes e est\u00e3o de acordo com a capacidade da equipe.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Use o kanban na ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o<\/h2>\n<p>Melhorar a efici\u00eancia da produ\u00e7\u00e3o \u00e9 uma necessidade constante em todas as empresas, ainda mais quando se fala de uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o, que trabalha em v\u00e1rios projetos ao mesmo tempo e precisa entregar todos eles com o padr\u00e3o de qualidade esperado pelo cliente.<\/p>\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img data-opt-id=1112865451  fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/mlgzkyrbq6eh.i.optimole.com\/cb:AiM1.588\/w:auto\/h:auto\/q:mauto\/f:best\/https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/wp-content\/uploads\/2020\/02\/GIF-1.gif\" alt=\"iclips rodando o kanban no novo menu\" class=\"wp-image-4133\"\/><figcaption>O kanban rodando dentro do Studio<\/figcaption><\/figure>\n<p>Para tanto, h\u00e1 uma s\u00e9rie de metodologias e ferramentas dispon\u00edveis. Mas, sem d\u00favidas, a mais conhecida e eficaz \u00e9 o m\u00e9todo <a href=\"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/kanban\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">kanban<\/a> \u2014 termo de origem japonesa que significa \u201csinaliza\u00e7\u00e3o\u201d ou \u201ccart\u00e3o\u201d.<\/p>\n<p>Trata-se de <strong>um m\u00e9todo totalmente visual e intuitivo<\/strong>, adotado no Studio, que otimiza a entrega dos projetos, uma vez que apresenta as tarefas em colunas intituladas \u201cpara executar\u201d, \u201cem andamento\u201d e \u201cfinalizadas\u201d. Ele <a href=\"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/como-superar-as-distracoes\/\">diminui as distra\u00e7\u00f5es<\/a> e elimina gargalos, j\u00e1 que tudo pode ser conferido em uma tela.<\/p>\n<p>Para utilizar o kanban, o gestor deve analisar quais s\u00e3o os projetos que se encaixam na metodologia, listar os cronogramas e acompanhar o desenvolvimento deles.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Tenha o gr\u00e1fico de gantt para ver diversas etapas<\/h2>\n<p>A falta de controle sobre as atividades da ag\u00eancia pode trazer o caos para o ambiente de trabalho. Com tantas entradas e sa\u00eddas de projetos, se os prazos n\u00e3o forem bem planejados, as equipes acabam sobrecarregadas e com dificuldades para fazer entregas no deadline previsto.<\/p>\n<p>Por meio do <a href=\"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/grafico-de-gantt\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">gr\u00e1fico de Gantt<\/a>, <strong>as tarefas s\u00e3o mais bem-organizadas e distribu\u00eddas de maneira eficiente<\/strong>. Como resultado da <a href=\"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/gestao-de-projetos\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">gest\u00e3o de projetos<\/a> feita no Studio, voc\u00ea planeja melhor os seus prazos e sabe com exatid\u00e3o tudo o que est\u00e1 sendo produzido por todo o time.<\/p>\n<p>A aplica\u00e7\u00e3o da ferramenta pode come\u00e7ar com a separa\u00e7\u00e3o das atividades a serem executadas em uma coluna, seguida de outra com as datas de in\u00edcio e uma terceira com a dura\u00e7\u00e3o. Depois, \u00e9 s\u00f3 transferi-las para o gr\u00e1fico da ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Integre o trabalho com clientes internos e externos<\/h2>\n<p>Boa parte dos servi\u00e7os de uma ag\u00eancia de comunica\u00e7\u00e3o n\u00e3o \u00e9 produzida internamente, como \u00e9 o caso da produ\u00e7\u00e3o de campanhas em v\u00eddeo. Pensando nisso, \u00e9 importante que o sistema de colabora\u00e7\u00e3o integre o trabalho com os clientes internos e externos.<\/p>\n<p>Dessa maneira, \u00e9 poss\u00edvel acompanhar tudo o que est\u00e1 sendo produzido fora da ag\u00eancia. Tal funcionalidade oferecida pelo Studio ajuda no monitoramento dos jobs e assegura a comunica\u00e7\u00e3o direta com os colaboradores remotos, sem que haja a necessidade de utilizar outros canais, como aplicativos de mensagens instant\u00e2neas e emails.<\/p>\n<p>Assim, voc\u00ea tamb\u00e9m tem <strong>mais facilidade para dar feedbacks para os clientes<\/strong> sobre como est\u00e3o evoluindo as etapas de execu\u00e7\u00e3o dos projetos. Se algo n\u00e3o estiver de acordo com o desejado pelo cliente, basta contatar a equipe externa para efetuar as altera\u00e7\u00f5es solicitadas.<\/p>\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Tenha uma gest\u00e3o de contratos eficiente na ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o<\/h2>\n<p>Uma gest\u00e3o de contratos apropriada \u00e9 crucial para impulsionar o crescimento da ag\u00eancia. Com isso, pode-se garantir que todos os detalhes acertados com o cliente sejam cumpridos, o que impede a ocorr\u00eancia de insatisfa\u00e7\u00f5es, <a href=\"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/retrabalho-como-diminuir-refacao-agencia\/\" rel=\"noreferrer noopener\" target=\"_blank\">retrabalhos<\/a> ou at\u00e9 mesmo a perda da conta para a concorr\u00eancia.<\/p>\n<p>Em suma, a gest\u00e3o de contratos \u00e9 um conjunto de boas pr\u00e1ticas, t\u00e9cnicas e procedimentos que acompanham o ciclo de vida de cada documento da contrata\u00e7\u00e3o, considerando a cria\u00e7\u00e3o, a execu\u00e7\u00e3o e a negocia\u00e7\u00e3o, bem como a reda\u00e7\u00e3o, a discuss\u00e3o das cl\u00e1usulas e a entrega final do trabalho.<\/p>\n<p>Automatizar a gest\u00e3o de contratos \u00e9 uma \u00f3tima sa\u00edda para ter mais controle sobre os documentos gerados na ag\u00eancia. Com um software de gest\u00e3o, pode-se selecionar uma pe\u00e7a que esteja associada a determinado job e <strong>automaticamente criar e replicar or\u00e7amentos<\/strong>, o que economiza tempo e evita erros.<\/p>\n<p>Como voc\u00ea viu, uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o dentro de um sistema de gest\u00e3o completo como o Studio pode beneficiar todos os setores da sua ag\u00eancia. Afinal, ela otimiza os processos internos, impactando positivamente os resultados do neg\u00f3cio.<\/p>\n<p>Voc\u00ea ainda n\u00e3o conta com uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o na sua ag\u00eancia? <a href=\"https:\/\/signup.studio.rockcontent.com\/?token=trial\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\" (abre numa nova aba)\">Teste gratuitamente o software de gest\u00e3o Studio<\/a> e desfrute das vantagens colaborativas entre suas equipes!<\/p>\n[rock-convert-cta id=&#8221;51328&#8243;]\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Os processos da sua ag\u00eancia est\u00e3o desorganizados e gerando atrasos nas entregas? O uso de uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o pode reverter esse quadro. Continue lendo e descubra os melhores recursos para otimizar as atividades internas!<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":23543,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[21],"tags":[],"class_list":["post-3460","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-agencias"],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO plugin v25.3.1 - https:\/\/yoast.com\/wordpress\/plugins\/seo\/ -->\n<title>Ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o: o que s\u00e3o e como usar?<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Uma ferramenta de colabora\u00e7\u00e3o \u00e9 capaz de otimizar o tempo e aumentar a efici\u00eancia das tarefas da ag\u00eancia, garantindo entregas de qualidade e no prazo certo.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" 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