{"id":3626,"date":"2019-05-25T00:00:00","date_gmt":"2019-05-25T00:00:00","guid":{"rendered":"https:\/\/rockcontent.com\/br\/2019\/05\/25\/gestao-de-documentos\/"},"modified":"2019-05-25T00:00:00","modified_gmt":"2019-05-25T00:00:00","slug":"gestao-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/pingback.com\/br\/resources\/gestao-de-documentos\/","title":{"rendered":"Gest\u00e3o de documentos: conhe\u00e7a a import\u00e2ncia dessa pr\u00e1tica"},"content":{"rendered":"

Ser um empreendedor de sucesso \u00e9 um sonho conquistado a cada degrau. N\u00e3o existe trajet\u00f3ria livre de obst\u00e1culos, s\u00e3o eles que impulsionam o crescimento e motivam as pessoas a buscarem a supera\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

A competitividade do mercado \u00e9 latente, e aqueles que n\u00e3o buscam alternativas para auxiliar no desempenho de suas atividades de empres\u00e1rio acabam tendo frustrada sua tentativa de conquistar estabilidade financeira com o pr\u00f3prio neg\u00f3cio.<\/p>\n

Para alcan\u00e7ar suas metas, os empreendedores devem procurar por instrumentos que n\u00e3o somente auxiliem na sua gest\u00e3o, como tamb\u00e9m impliquem no aumento da produtividade, que resultar\u00e1 em lucros.<\/p>\n

Neste sentido, uma tarefa que dispende muito trabalho e tem fundamental import\u00e2ncia no desenvolvimento de uma empresa \u00e9 o modo como seus documentos s\u00e3o organizados; a chance de falhar \u00e9 muito maior em um ambiente bagun\u00e7ado.<\/p>\n

Por isso, no post de hoje abordaremos como uma boa gest\u00e3o de documentos pode fazer a diferen\u00e7a para o seu neg\u00f3cio. Fique ligado!<\/p>\n

O que \u00e9 gest\u00e3o de documentos?<\/h2>\n

A gest\u00e3o de documentos engloba uma s\u00e9rie de procedimentos voltados para produ\u00e7\u00e3o, uso e armazenamento de importantes registros de uma empresa. A pr\u00e1tica de gerenciamento de arquivos pode ser feita de diferentes maneiras. Mas, de um modo geral, sua finalidade \u00e9 proporcionar \u00e0s companhias maior dom\u00ednio sob suas informa\u00e7\u00f5es<\/strong>, que foram guardadas de forma organizada e segura.<\/p>\n

LEIA TAMB\u00c9M<\/strong>
Confira tudo que voc\u00ea precisa para criar o site da sua empresa<\/a><\/strong>
\u00a0Saiba o que \u00e9 banco de dados e a import\u00e2ncia dele para o seu site<\/a><\/strong>
 Crie um blog para o seu neg\u00f3cio usando o Stage<\/a><\/strong><\/p>\n

Por que empregar essa metodologia na minha empresa?<\/h2>\n

Administrar uma empresa n\u00e3o \u00e9 uma miss\u00e3o f\u00e1cil, al\u00e9m dos desafios inerentes \u00e0 carreira de empreendedor, tudo precisa estar muito bem documentado; caso contr\u00e1rio voc\u00ea perder\u00e1 o controle do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n

J\u00e1 imaginou a quantidade de papel gerado por uma empresa ao longo dos anos? Quantos contratos s\u00e3o fechados com fornecedores? Qual a quantidade de funcion\u00e1rios? O estabelecimento est\u00e1 cumprindo com as normas que lhe s\u00e3o exigidas? Tenho os comprovantes de quita\u00e7\u00e3o das obriga\u00e7\u00f5es fiscais?<\/p>\n

Todos esses questionamentos t\u00eam algo em comum: geram arquivos que n\u00e3o podem ser dispensados.<\/strong> Mas como guardar tudo isso e saber exatamente onde encontrar, caso me seja solicitado?<\/p>\n

Neste contexto, o uso das tecnologias tem se mostrado um forte aliado dos empreendedores<\/strong>, independente de qual seja o tamanho do seu neg\u00f3cio.<\/p>\n

Isso porque a gest\u00e3o sistematizada dos documentos representa um aumento da produtividade. Tendo em vista que eles ser\u00e3o armazenados e acessados com maior agilidade,\u00a0haver\u00e1 mais tempo para se dedicar a decis\u00f5es importantes, bem como na busca de novas oportunidades.<\/p>\n

E engana-se quem pensa que as vantagens param por a\u00ed. Os documentos eletr\u00f4nicos<\/a> n\u00e3o ocupam um espa\u00e7o f\u00edsico, o que antes era ocupado por pap\u00e9is, local este que poder\u00e1 ser utilizado para expandir algum setor da empresa.<\/p>\n

Outro ponto positivo \u00e9 confidencialidade aplic\u00e1vel aos seus registros. Com os procedimentos de gest\u00e3o, os assuntos mais relevantes e estrat\u00e9gicos conseguem ser protegidos e restritos a quem realmente interessa.<\/strong><\/p>\n

Quais as solu\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o de documentos podemos trazer para os empreendimentos?<\/h2>\n

Estamos convencidos de que a gest\u00e3o de documentos influencia diretamente no sucesso de um empreendimento. Mas existe um \u00fanico modelo a ser seguido?<\/p>\n

Certamente o que atende um pequeno neg\u00f3cio de repente n\u00e3o seja o suficiente para uma grande organiza\u00e7\u00e3o, de modo que solu\u00e7\u00f5es diferentes devem ser apresentadas neste quesito.<\/p>\n

Independente de qual seja o m\u00e9todo escolhido, terceirizar esse servi\u00e7o representa uma estrat\u00e9gia valorosa. Mais do que poupar esfor\u00e7os, significa poder contar com um trabalho competente e especializado.<\/p>\n

Vejamos alguns destinos aplic\u00e1veis aos seus documentos:<\/p>\n

Guarda f\u00edsica<\/h3>\n

Essa talvez seja uma solu\u00e7\u00e3o de gest\u00e3o<\/a> de documentos bastante conhecida no meio empresarial, mas n\u00e3o custa refor\u00e7ar a ideia, pois ela \u00e9 eficiente.<\/p>\n

A guarda f\u00edsica \u00e9 uma alternativa para quem deseja ou precisa manter os pap\u00e9is, e n\u00e3o disp\u00f5em de um local adequado para tanto. \u00c9 a\u00ed que entra o servi\u00e7o oferecido por empresas especializadas em armazenar acervos; dentro de um ambiente apropriado e com a devida organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos \u2013 GED<\/h3>\n

Com este m\u00e9todo, os arquivos da sua empresa ser\u00e3o convertidos para o formato digital<\/strong>, e posteriormente gerenciados atrav\u00e9s de softwares<\/em>; eles ficar\u00e3o estruturados de forma inteligente, garantindo um acesso r\u00e1pido e facilitado.<\/p>\n

E o que \u00e9 feito com a parte f\u00edsica? A resposta \u00e9 depende. Algumas empresas, para garantir a seguran\u00e7a de suas informa\u00e7\u00f5es, optam por conserv\u00e1-los, uma combina\u00e7\u00e3o entre o GED e a guarda f\u00edsica. Entretanto, caso n\u00e3o se julgue necess\u00e1rio, os pap\u00e9is podem ser eliminados.<\/p>\n

Armazenamento na nuvem<\/h3>\n

Quando o assunto \u00e9 solu\u00e7\u00f5es tecnol\u00f3gicas para dar um destino \u00e0s papeladas de uma organiza\u00e7\u00e3o, o armazenamento em nuvem talvez seja a modalidade mais recente dispon\u00edvel.<\/p>\n

Assim como no GED, ele tamb\u00e9m \u00e9 desempenhado pela a\u00e7\u00e3o de um software<\/em>, a diferen\u00e7a \u00e9 que\u00a0ele est\u00e1 conectado com a internet\u00a0e gra\u00e7as a essa funcionalidade, o arquivo armazenado em nuvem pode ser usado a qualquer momento, onde quer que o empreendedor esteja.<\/strong><\/p>\n

Outro ponto que merece destaque, \u00e9 a possibilidade de editar e compartilhar os arquivos. Por exemplo, voc\u00ea viajou para uma reuni\u00e3o de neg\u00f3cios e foi comunicado da necessidade de aumentar a quantidade mat\u00e9ria-prima a ser comprada, em um contrato que ainda n\u00e3o foi finalizado. Se esse documento est\u00e1 salvo na nuvem, voc\u00ea consegue alter\u00e1-lo estando em qualquer lugar do mundo, ou compartilh\u00e1-lo a fim de que outra pessoa o fa\u00e7a.<\/p>\n

No mercado encontramos empresas seguras e com alternativas diversificadas para esse tipo de solu\u00e7\u00e3o, cabendo ao empres\u00e1rio escolher o perfil que mais se adeque a sua empresa.<\/p>\n

Microfilmagem<\/h3>\n

A microfilmagem tamb\u00e9m \u00e9 um m\u00e9todo pr\u00e1tico e eficaz de armazenamento que funciona da seguinte maneira: capta-se imagens dos documentos e elas s\u00e3o salvas em um microfilme, ocupando um espa\u00e7o bem reduzido.<\/strong><\/p>\n

\u00c9 um procedimento seguro, que assegura a autenticidade das informa\u00e7\u00f5es ali contidas, e se guardados do jeito correto, podem durar at\u00e9 500 anos.<\/p>\n

Organizar e estruturar arquivos \u00e9 uma parte indispens\u00e1vel para o bom funcionamento de qualquer neg\u00f3cio. Quando feito de maneira inteligente, seus benef\u00edcios v\u00e3o al\u00e9m de facilitar a acessibilidade das informa\u00e7\u00f5es.<\/strong> A gest\u00e3o de documentos contribui para que tudo flua com maior efici\u00eancia, e o resultado disso \u00e9 trazer competitividade \u00e0 organiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n

Gostou do nosso artigo? Agora que voc\u00ea sabe a import\u00e2ncia do gerenciamento de documentos, confira nosso guia Ferramentas de gest\u00e3o para empreendedores, e aproveite para melhorar o desempenho da sua empresa!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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