Se eu j\u00e1 consegui despertar a sua curiosidade, espere s\u00f3 para ver como ela ficou incr\u00edvel! Vamos l\u00e1?<\/p>\n
M\u00e9todo GTD<\/h2>\n
A grande novidade desta vers\u00e3o da planilha \u00e9 a inclus\u00e3o de elementos que ajudam a controlar e organizar as tarefas seguindo a metodologia GTD<\/a> \u2014 Get Thing Done<\/em>. Esse \u00e9 um m\u00e9todo de gerenciamento de tempo criado pelo norte-americano David Allen que consiste, basicamente, em manter tudo sob controle.<\/p>\n Para isso, temos uma nova aba especialmente criada para guardar as refer\u00eancias, como links para cursos, v\u00eddeos e artigos, bem como para alguma pasta de arquivos onde voc\u00ea j\u00e1 tenha tudo organizado. Al\u00e9m disso, a aba de “Tarefas” foi atualizada com novas colunas para que as atividades de cunho pessoal ou que demandem apenas acompanhamento sejam controladas de forma centralizada.<\/p>\n Sem mais delongas, vamos \u00e0s instru\u00e7\u00f5es!<\/p>\n A nova vers\u00e3o da Planilha de Controle de Produtividade e Faturamento foi desenvolvida para melhorar o controle das tarefas pessoais e profissionais de uma forma unificada<\/strong>.<\/p>\n Vou apresentar a planilha em duas etapas, come\u00e7ando pelas abas que servem para o acompanhamento do seu trabalho e, depois, partir para as abas que precisam ser preenchidas.<\/p>\n A primeira aba da planilha de controle de produtividade e faturamento \u00e9 um resumo das tarefas que est\u00e3o em aberto e \u00e9 composta por tr\u00eas quadros, que vou descrever abaixo.<\/p>\n No quadro superior, temos a quantidade de tarefas a serem realizadas nos pr\u00f3ximos dias e o total de horas que elas representam. A coluna “Atrasadas” \u00e9 contabilizada a partir do prazo para come\u00e7ar. As demais s\u00e3o baseadas no prazo para a entrega, informado na aba “Tarefas”, que veremos mais \u00e0 frente.<\/p>\n Uma dica muito importante \u00e9 observar o tempo total de horas mostrado nas colunas “Hoje” e “Amanh\u00e3” para se certificar de que n\u00e3o est\u00e1 acumulando mais tarefas do que d\u00e1 conta de entregar. Assim, fica mais f\u00e1cil distribuir as atividades e evitar os atrasos.<\/p>\n Na tabela abaixo do quadro superior, as tarefas em aberto (com status “Em andamento” na aba “Tarefas”) s\u00e3o listadas por ordem de vencimento.<\/p>\n O tempo de execu\u00e7\u00e3o \u00e9 calculado com base na sua produtividade em tarefas anteriores. Trata-se da m\u00e9dia de tempo gasto no tipo de tarefa espec\u00edfico acrescido de uma margem de 20% para deixar o prazo mais confort\u00e1vel. No in\u00edcio, como a base de tarefas estar\u00e1 mais vazia, o campo apresentar\u00e1 uma estimativa.<\/p>\n Falando nisso, essa margem dos 20% pode soar meio arbitr\u00e1ria, mas honestamente, costuma ser um bom amortecedor para imprevistos que sempre aparecem \u2014 voc\u00ea sabe, aquela liga\u00e7\u00e3o fora de hora, ou o arquivo que sumiu do nada. Pode ser que voc\u00ea descubra, depois de um m\u00eas ou dois, que precisa ajustar um tico pra cima ou pra baixo. N\u00e3o tem problema, \u00e9 normal. O importante \u00e9 sentir se o controle est\u00e1 te ajudando a respirar mais leve no seu dia a dia, ou se est\u00e1 s\u00f3 virando mais uma tarefa chata.<\/p>\n E j\u00e1 aviso logo: ningu\u00e9m acerta de primeira. Eu mesmo tive que fazer alguns ajustes no come\u00e7o; joguei tempo pra cima, pra baixo, e s\u00f3 depois achei um meio-termo que funcionou na minha rotina. O truque \u00e9 observar os padr\u00f5es \u2014 depois de preencher tudo direitinho por umas semanas, voc\u00ea come\u00e7a a perceber quanto tempo REALMENTE gasta em cada tipo de tarefa. Isso inclusive pode render umas surpresas, aquelas tarefas bobas que a gente acha r\u00e1pidas e, surpresa!, tomam um temp\u00e3o.<\/p>\n O prazo para come\u00e7ar \u00e9 dado pelo tempo ideal para a entrega (explico melhor esse prazo no pr\u00f3ximo t\u00f3pico) menos o tempo de execu\u00e7\u00e3o. Caso esse prazo para in\u00edcio j\u00e1 tenha passado, mas ainda tenha tempo suficiente para fazer a tarefa, o campo traz o prazo m\u00e1ximo e a c\u00e9lula \u00e9 preenchida em vermelho. Caso esse novo prazo tamb\u00e9m esteja vencido, a c\u00e9lula exibe a mensagem “ATRASADO”, tamb\u00e9m em vermelho.<\/p>\n O quadro lateral fica na parte direita da planilha e traz informa\u00e7\u00f5es que s\u00e3o utilizadas nos demais campos. A coluna “Tempo m\u00e9dio atual” traz o valor e o acr\u00e9scimo exibido no outro quadro. O “Prazo de in\u00edcio ideal” traz o resultado do “Prazo de entrega ideal” menos o “Tempo de execu\u00e7\u00e3o”, do quadro anterior.<\/p>\n O “Prazo de entrega ideal”, por sua vez, representa o prazo de entrega menos 1 hora, ou seja, o ideal \u00e9 que a tarefa seja entregue com, no m\u00e1ximo, 1 hora de anteced\u00eancia. J\u00e1 o “Prazo m\u00e1ximo para come\u00e7ar” \u00e9 a subtra\u00e7\u00e3o simples do prazo de entrega da tarefa pelo tempo de execu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n A aba “Faturamento” mostra o desempenho realizado ao longo do m\u00eas no que se refere \u00e0s metas financeiras. No campo abaixo de “Defina a meta de faturamento” voc\u00ea deve informar o quanto deseja produzir em dinheiro no m\u00eas atual. A partir disso, o gr\u00e1fico \u00e9 preenchido comparando o montante realizado ao montante planejado.<\/p>\n O campo “Meta di\u00e1ria atualizada” altera a cada dia e a cada nova finaliza\u00e7\u00e3o de tarefa. Ele mostra o valor di\u00e1rio a ser cumprido at\u00e9 o final do m\u00eas considerando apenas os dias \u00fateis. Assim, caso a produtividade fique acima da m\u00e9dia no in\u00edcio do m\u00eas, o valor di\u00e1rio \u00e9 reduzido, e vice-versa.<\/p>\n Todos os campos s\u00e3o atualizados de acordo com as informa\u00e7\u00f5es da aba “Tarefas”. O faturamento atual considera apenas as atividades entregues, independentemente se foram pagas ou n\u00e3o. No total dispon\u00edvel para saque est\u00e1 a soma dos valores com status “Liberado” na aba “Tarefas”.<\/p>\n A aba “Produtividade” se refere \u00e0 quantidade de horas e de palavras produzidas diariamente. Nela voc\u00ea determina a quantidade de horas que deseja trabalhar por dia e quantas palavras pretende entregar. Com base nessas informa\u00e7\u00f5es, os gr\u00e1ficos exibem a meta di\u00e1ria e comparam com as entregas da semana anterior.<\/p>\n A aba “Movimenta\u00e7\u00f5es financeiras” cont\u00e9m uma tabela din\u00e2mica. Se voc\u00ea j\u00e1 conhece esse recurso, ser\u00e1 mais f\u00e1cil obter diferentes vis\u00f5es financeiras ao manipular os dados. Caso contr\u00e1rio, n\u00e3o se desespere!<\/p>\n Ao clicar em qualquer lugar da planilha que estiver preenchido, abrir\u00e1 um menu auxiliar ao lado direito da tela, tal como na figura abaixo:<\/p>\n Em cada uma dessas caixinhas est\u00e1 a rela\u00e7\u00e3o completa de campos que podem ser utilizados. Basta abrir os seletores e escolher os dados que deseja ver. \u00c9 normal ficar confuso no in\u00edcio, mas \u00e9 \u00e0 medida em que se manipula as informa\u00e7\u00f5es que se aprende mais sobre os benef\u00edcios da tabela din\u00e2mica.<\/p>\n As abas a seguir formam as bases de todos os relat\u00f3rios anteriores. Nelas os dados ser\u00e3o inclu\u00eddos para que o controle se torne efetivo. Confira!<\/p>\n A aba “Tarefas” \u00e9 a mais importante de todas. Nela h\u00e1 campos que precisam ser preenchidos antes de realizar a tarefa, outros ap\u00f3s a realiza\u00e7\u00e3o e outros s\u00e3o calculados automaticamente. Veja os detalhes.<\/p>\n Os campos da figura acima devem ser preenchidos com os respectivos dados de cada tarefa logo que ela for recebida. Na coluna “Categoria”, escolha entre “Profissional” ou “Pessoal”. J\u00e1 em “Projeto” e “Tipo”, basta escolher uma das op\u00e7\u00f5es listadas. Caso n\u00e3o encontre, ser\u00e1 preciso fazer a inclus\u00e3o, mas explicarei essa parte mais \u00e0 frente.<\/p>\n Al\u00e9m desses, os status de produ\u00e7\u00e3o e de pagamento tamb\u00e9m precisam ser informados. O status de produ\u00e7\u00e3o “Em andamento” \u00e9 o que faz com que a tarefa apare\u00e7a na primeira aba, por isso ele \u00e9 t\u00e3o importante.<\/p>\n Assim que a tarefa for entregue, os campos acima devem ser preenchidos e atualizados. A quantidade de palavras pode ser obtida facilmente se voc\u00ea utiliza o Google Documentos, como explico neste outro artigo<\/a>.<\/p>\n J\u00e1 para o tempo, a maravilhosa Fab\u00edola Thibes deu uma dica que me ajudou bastante: Toggl<\/a>. \u00c9 uma ferramenta simples que voc\u00ea pode instalar no computador, no celular e ainda tem um plugin para o Chrome e para o Drive. Configurei o meu para contar o tempo no formato Pomodoro<\/a>, ao final de 25 minutos ele emite um alerta e j\u00e1 come\u00e7a a contar os 5 minutos de pausa. Ao final, ele exibe a soma total.<\/p>\n Outra dica \u00e9 que, caso j\u00e1 tenha uma previs\u00e3o de pagamento, ou seja, um cliente que pague adiantado, o campo “Valor liberado em” pode ser preenchido com anteced\u00eancia. Sen\u00e3o, deixe para inserir a data quando o valor for realmente liberado. Assim, a aba de faturamento fica atualizada corretamente.<\/p>\n Os campos acima s\u00e3o preenchidos automaticamente com base nos demais. Eles trazem informa\u00e7\u00f5es que podem ser \u00fateis para seu controle e tamb\u00e9m para a elabora\u00e7\u00e3o de novas propostas para os clientes, j\u00e1 que trazem uma no\u00e7\u00e3o mais exata do quanto voc\u00ea pode produzir por hora e quanto seria o ideal para cobrar.<\/p>\n Essa aba foi acrescentada na planilha para armazenar tudo aquilo que foi categorizado como “refer\u00eancia”, depois da organiza\u00e7\u00e3o da lista de afazeres da caixa de entrada do m\u00e9todo GTD. Use as colunas “Tipo” e “Categoria” para ajudar a encontrar os conte\u00fados quando a lista estiver maior. <\/p>\n Essa aba \u00e9 bastante simples. Nela voc\u00ea deve preencher os dias que pretende tirar folga. Podem ser feriados, emendas de feriados ou mesmo as t\u00e3o sonhadas f\u00e9rias. Esse controle ajuda a equilibrar a produ\u00e7\u00e3o no m\u00eas, principalmente quando ele tem menos dias \u00fateis.<\/p>\n Preencha a coluna “Data” e a coluna “Descri\u00e7\u00e3o”, o dia da semana \u00e9 preenchido automaticamente. Para ajudar, j\u00e1 deixei os feriados nacionais prontinhos!<\/p>\n Nessa aba s\u00e3o listados os projetos e as parcerias firmados. Al\u00e9m do controle de pontos de contato, as informa\u00e7\u00f5es s\u00e3o usadas na tabela din\u00e2mica para an\u00e1lise de produtividade e faturamento por projeto ou por cliente.<\/p>\n Na aba “Tipos de tarefas” est\u00e1 a lista das atividades exercidas diariamente na vida de um freela. Deixei algumas das mais comuns j\u00e1 preenchidas, mas voc\u00ea pode ir adicionando conforme sentir necessidade. <\/p>\n Preencha a coluna “Tipo de tarefa”. A coluna “Tempo m\u00e9dio” \u00e9 preenchida automaticamente a partir da m\u00e9dia apurada das tarefas j\u00e1 realizadas. <\/p>\n Ufa! Quanta coisa n\u00e3o \u00e9 mesmo? Mas, apesar de parecer complexa, a Planilha de Controle de Produtividade e Faturamento vai ajudar no cumprimento das metas de 2025<\/strong>.<\/p>\n Voc\u00ea se tornar\u00e1 um profissional mais organizado e consciente do seu potencial de produ\u00e7\u00e3o<\/strong>. \u00c9 o primeiro passo para o seu crescimento no mercado e para a conquista de novos clientes e parceiros de neg\u00f3cio.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" In\u00edcio de ano \u00e9 uma \u00e9poca na qual as pessoas est\u00e3o mais predispostas a se organizar e a planejar o cumprimento de metas. 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Tarefas em aberto<\/h3>\n
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Faturamento<\/h3>\n
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Produtividade<\/h3>\n
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Movimenta\u00e7\u00f5es financeiras<\/h3>\n
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Abas para a inser\u00e7\u00e3o de dados<\/h2>\n
Tarefas<\/h3>\n
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Refer\u00eancias<\/h3>\n
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Folgas, f\u00e9rias e feriados<\/h3>\n
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Projetos e parcerias<\/h3>\n
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Tipos de tarefas<\/h3>\n
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