Na época em que trabalhou em grandes empresas como Google e Uber passando grande parte do dia em videoconferências com equipes espalhadas pelo mundo, Kenzo Fong percebeu que a maioria das reuniões eram marcadas somente para preencher a agenda...
Na época em que trabalhou em grandes empresas como Google e Uber passando grande parte do dia em videoconferências com equipes espalhadas pelo mundo, Kenzo Fong percebeu que a maioria das reuniões eram marcadas somente para preencher a agenda das pessoas dando a ideia de que estavam sendo produtivas, quando na verdade era exatamente o oposto. Na maioria das vezes essas reuniões eram apenas uma repetição de coisas já abordadas e que reduziam o tempo e a atenção para o trabalho realmente importante. | ||
A experiência o inspirou a desenvolver o Rock, aplicativo multifuncional de mensagens cujo principal objetivo é acabar com reuniões desnecessárias. "A maioria dos calls não precisa ocorrer ao vivo e, na verdade, pode ser substituída por atualizações e tarefas assíncronas", explica. | ||
Ou seja, em vez de agendar uma reunião, o gestor pode gravar a mensagem sobre tarefas e prazos sem a necessidade de que sejam respondidas imediatamente. Assim, os membros da equipe poderão acessá-la de acordo com a sua disponibilidade. | ||
Ao longo do tempo, Fong e sua equipe da Rock desenvolveram 5 formas de eliminar ou tornar as reuniões mais produtivas, compartilhadas em um artigo da Fast Company: | ||
1) Faça um balanço das suas reuniões e cancele todas as reuniões de atualização de status. Não há necessidade de várias reuniões de “check-in” de 30 minutos semana a semana, quando simples atualizações escritas por meio de ferramentas como o Rock podem resolver | ||
2) Se você tiver que fazer uma reunião semanal de verificação, reduza gradualmente o tempo gasto em cada reunião. Reduza uma reunião de 60 minutos para 30 minutos, depois para 15 minutos e você terminará com um stand-up de cinco a 10 minutos. | ||
3) Considere tudo o que é discutido em suas reuniões e pense em maneiras de comunicar isso sem fazê-lo em tempo real. Você pode compartilhar atualizações de vídeo assíncronas para serem assistidas posteriormente por meio de ferramentas como o Loom ou deixar mensagens de áudio pelo Rock. | ||
4) Configure atualizações de status por meio de uma ferramenta de trabalho colaborativo que permita aos gerentes criar tópicos ou tarefas em que os membros da equipe possam trabalhar e adicionar suas atualizações. Se houver problemas ou dúvidas, eles podem ser discutidos de forma assíncrona. | ||
5) Reserve tempo de reunião presencial para as discussões mais importantes e complexas, como brainstorming, conversas individuais e outras coisas que não funcionam tão bem de forma assíncrona. | ||
Achei bastante interessante essa abordagem técnica, mas creio que o maior desafio para reduzir as reuniões improdutivas seja cultural. | ||
Reuniões têm um apelo psicológico, tanto em relação à sensação de produtividade quanto de controle das atividades, tanto nossa quanto da equipe, e que se acentuou com a pandemia e o home office. Assim, mesmo com o aumento do estresse e do burnout e de alternativas, infelizmente os calls tendem a continuar. | ||
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