5 formas práticas de reduzir o número de reuniões improdutivas
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5 formas práticas de reduzir o número de reuniões improdutivas

Na época em que trabalhou em grandes empresas como Google e Uber passando grande parte do dia em videoconferências com equipes espalhadas pelo mundo, Kenzo Fong percebeu que a maioria das reuniões eram marcadas somente para preencher a agenda...

#Finanças #Gestão #Carreira
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Na época em que trabalhou em grandes empresas como Google e Uber passando grande parte do dia em videoconferências com equipes espalhadas pelo mundo, Kenzo Fong percebeu que a maioria das reuniões eram marcadas somente para preencher a agenda das pessoas dando a ideia de que estavam sendo produtivas, quando na verdade era exatamente o oposto. Na maioria das vezes essas reuniões eram apenas uma repetição de coisas já abordadas e que reduziam o tempo e a atenção para o trabalho realmente importante.

A experiência o inspirou a desenvolver o Rock, aplicativo multifuncional de mensagens cujo principal objetivo é acabar com reuniões desnecessárias. "A maioria dos calls não precisa ocorrer ao vivo e, na verdade, pode ser substituída por atualizações e tarefas assíncronas", explica.

Ou seja, em vez de agendar uma reunião, o gestor pode gravar a mensagem sobre tarefas e prazos sem a necessidade de que sejam respondidas imediatamente. Assim, os membros da equipe poderão acessá-la de acordo com a sua disponibilidade.

Ao longo do tempo, Fong e sua equipe da Rock desenvolveram 5 formas de eliminar ou tornar as reuniões mais produtivas, compartilhadas em um artigo da Fast Company:

1) Faça um balanço das suas reuniões e cancele todas as reuniões de atualização de status. Não há necessidade de várias reuniões de “check-in” de 30 minutos semana a semana, quando simples atualizações escritas por meio de ferramentas como o Rock podem resolver

2) Se você tiver que fazer uma reunião semanal de verificação, reduza gradualmente o tempo gasto em cada reunião. Reduza uma reunião de 60 minutos para 30 minutos, depois para 15 minutos e você terminará com um stand-up de cinco a 10 minutos.

3) Considere tudo o que é discutido em suas reuniões e pense em maneiras de comunicar isso sem fazê-lo em tempo real. Você pode compartilhar atualizações de vídeo assíncronas para serem assistidas posteriormente por meio de ferramentas como o Loom ou deixar mensagens de áudio pelo Rock.

4) Configure atualizações de status por meio de uma ferramenta de trabalho colaborativo que permita aos gerentes criar tópicos ou tarefas em que os membros da equipe possam trabalhar e adicionar suas atualizações. Se houver problemas ou dúvidas, eles podem ser discutidos de forma assíncrona.

5) Reserve tempo de reunião presencial para as discussões mais importantes e complexas, como brainstorming, conversas individuais e outras coisas que não funcionam tão bem de forma assíncrona.

Achei bastante interessante essa abordagem técnica, mas creio que o maior desafio para reduzir as reuniões improdutivas seja cultural.

Reuniões têm um apelo psicológico, tanto em relação à sensação de produtividade quanto de controle das atividades, tanto nossa quanto da equipe, e que se acentuou com a pandemia e o home office. Assim, mesmo com o aumento do estresse e do burnout e de alternativas, infelizmente os calls tendem a continuar.

#Finanças #Gestão #Careiras #Zoom #Teams