Pessoas que consideram as reuniões como garantias correm o risco de serem vítimas de uma armadilha. Aqui estão eles e como evitá-los.
"Aquela Reunião poderia ter sido apenas um e-mail" - Frase que li em uma caneca | ||
Se você já entrou em algumas reuniões ruins, deve ter experimentado as seguintes armadilhas. Aqui estão eles e como corrigi-los. | ||
| ||
1) As pessoas pensam que são especialistas. | ||
É comum você ouvir, em qualquer ocasião, muitas confirmarem que sabem fazer reunião. Na verdade, tudo o que eles fazem é dar "uma festa". Simplesmente convidam as pessoas, oferecem coffee break e presidem uma conversa(ao invês do coffee breal, pode ocorrer delas encorajarem as pessoas a prepararem algo em casa, pois enquanto escrevo, estamos em Pandemia, e muitas reuniões são online agora). As pessoas falam, comem, riem, contam histórias, e naaaada acontece. Ou, se de alguma forma conseguem chegar a um acordo, ninguém o implementa. | ||
Para evitar isso: Aprenda como liderar uma reunião real. Existem diversos cursos nas mais diversas plataformas de ensino, como a udemy, por exemplo. Você pode também comprar um livro. E, se for uma reunião de suma importância e você não se sente preparado, tampouco sua equipe, existem especialistas no assunto, chamados de Facilitadores. O mais importante é executar, não transformar esse encontro de pessoas em horas perdidas para todos. | ||
2) As pessoas pensam que são inspiradoras. | ||
Feche os olhos e comece a lembrar de quantas pessoas prolixas você conhece no seu trabalho, falando com aquele sorriso no rosto, do tipo "Estou abafando", "Todos me amam". Essa pessoa não sabe, mas o que está fazendo é afugentando os demais a sua volta, exceto os bajuladores, é claro. A maioria dos funcionários de uma empresa possuem muitas tarefas importantes a serem executadas, suas vidas e a da empresa dependem disso e fora que, quem come um sanduíche frio com um gole de café na mesa de trabalho, não está nem um pouco afim de ouvir "Bla bla bla". | ||
Para evitar isso: Planeje reuniões que dêem aos participantes oportunidades de contribuir de maneira real. Planeje perguntas que direcionem o pensamento para os resultados desejados. Use atividades que ajudem as pessoas a tomar decisões. Distribua anúncios em cartas, memorandos ou e-mails. Ou, se você precisar usar uma reunião, mantenha os anúncios breves (menos de alguns minutos). Outra dica é colocar a quantidade de minutos qque cada item terá, tanto para apresentação, comentários, e votação, quando for necessária. | ||
3) As pessoas pensam que todos concordam com elas. | ||
Linguagem corporal muitas vezes sao interpretadas de maneira errada. Muitas pessoas confiam em acenos, sorrisos e contato visual para medir a aceitação. Na verdade, a maioria dos funcionários fará de tudo para apaziguar um chefe, principalmente os bajuladores. E, se o chefe parecer chateado, os funcionários ficarão ainda mais agradáveis. Daí, assim que a reunião terminar, os funcionários farão uma das três coisas: | ||
1) esquecer a palestra, | ||
> Para evitar isso: conduza as reuniões por um processo que todos consideram justo. Use o consenso para chegar a acordos e tomar decisões. As pessoas aceitarão as decisões em que ajudaram na decisão. | ||
4) As pessoas pensam que os outros possuem bola de cristal. | ||
Muitas pessoas convocam reuniões sem uma agenda, achando que todos cheguem compartilhando sua visão sobre o que precisa ser feito. Na verdade, todos trazem suas esperanças, medos e visões pessoais para a reunião. Já fui para diversas reuniões com o coração na mão e, chegando lá, não era nada demais. Sem uma agenda clara, o resultado é algo entre o bate-papo e o caos, dependendo da complexidade do assunto, e do que foi dito na "Rádio Corredor". | ||
Meus 50 centavos de contribuição: uma agenda vaga, como uma lista de tópicos sem sentido, é quase tão inútil quanto agenda alguma. | ||
> Para evitar isso: escreva sua meta para a reunião. Em seguida, prepare uma agenda tão completa que outra pessoa poderia usá-la para conduzir a reunião sem você. Especifique cada etapa e forneça um orçamento de tempo. Envie a pauta pelo menos um dia antes da reunião para que os participantes possam utilizá-la na preparação. Ligue para os principais participantes antes da reunião para verificar se eles têm perguntas ou se desejam falar sobre a agenda. | ||
| ||
5) As pessoas acham que as reuniões são indispensáveis. | ||
Muitas pessoas acham que a solução para todas as emergências, surpresas ou afins podem ser resolvidas convocando uma reunião. Na verdade, uma reunião é um processo especial (e cu$to$o). Este artifício deve ser usado apenas para obter resultados que requeiram o esforço de um grupo de pessoas trabalhando em equipe. Uma reunião NÃO é a Cura Universal para todo o Mal. As reuniões realizadas pelos motivos errados, desperdiçam o tempo de todos. | ||
> Para evitar isso: Pergunte-se se um e-mail ou telefonema não resolveria o que precisa ser feito. Se você precisa marcar uma reunião, desafie cada uma delas por sua capacidade de gerar lucro para o seu negócio, ou seja, certifique-se de que o valor dos resultados seja maior do que o custo de realização de uma reunião. Se qualquer outra atividade pode obter o mesmo resultado, use essa outra atividade. | ||
Aquele Abraço! |