5 armadilhas ocultas em reuniões corporativas
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5 armadilhas ocultas em reuniões corporativas

Pessoas que consideram as reuniões como garantias correm o risco de serem vítimas de uma armadilha. Aqui estão eles e como evitá-los.

Rafael
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"Aquela Reunião poderia ter sido apenas um e-mail" - Frase que li em uma caneca

Se você já entrou em algumas reuniões ruins, deve ter experimentado as seguintes armadilhas. Aqui estão eles e como corrigi-los.

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1) As pessoas pensam que são especialistas.

É comum você ouvir, em qualquer ocasião, muitas confirmarem que sabem fazer reunião. Na verdade, tudo o que eles fazem é dar "uma festa". Simplesmente convidam as pessoas, oferecem coffee break e presidem uma conversa(ao invês do coffee breal, pode ocorrer delas encorajarem as pessoas a prepararem algo em casa, pois enquanto escrevo, estamos em Pandemia, e muitas reuniões são online agora). As pessoas falam, comem, riem, contam histórias, e naaaada acontece. Ou, se de alguma forma conseguem chegar a um acordo, ninguém o implementa.

Para evitar isso: Aprenda como liderar uma reunião real. Existem diversos cursos nas mais diversas plataformas de ensino, como a udemy, por exemplo. Você pode também comprar um livro. E, se for uma reunião de suma importância e você não se sente preparado, tampouco sua equipe, existem especialistas no assunto, chamados de Facilitadores. O mais importante é executar, não transformar esse encontro de pessoas em horas perdidas para todos.

2) As pessoas pensam que são inspiradoras.

Feche os olhos e comece a lembrar de quantas pessoas prolixas você conhece no seu trabalho, falando com aquele sorriso no rosto, do tipo "Estou abafando", "Todos me amam". Essa pessoa não sabe, mas o que está fazendo é afugentando os demais a sua volta, exceto os bajuladores, é claro. A maioria dos funcionários de uma empresa possuem muitas tarefas importantes a serem executadas, suas vidas e a da empresa dependem disso e fora que, quem come um sanduíche frio com um gole de café na mesa de trabalho, não está nem um pouco afim de ouvir "Bla bla bla".

Para evitar isso: Planeje reuniões que dêem aos participantes oportunidades de contribuir de maneira real. Planeje perguntas que direcionem o pensamento para os resultados desejados. Use atividades que ajudem as pessoas a tomar decisões. Distribua anúncios em cartas, memorandos ou e-mails. Ou, se você precisar usar uma reunião, mantenha os anúncios breves (menos de alguns minutos). Outra dica é colocar a quantidade de minutos qque cada item terá, tanto para apresentação, comentários, e votação, quando for necessária.

3) As pessoas pensam que todos concordam com elas.

Linguagem corporal muitas vezes sao interpretadas de maneira errada. Muitas pessoas confiam em acenos, sorrisos e contato visual para medir a aceitação. Na verdade, a maioria dos funcionários fará de tudo para apaziguar um chefe, principalmente os bajuladores. E, se o chefe parecer chateado, os funcionários ficarão ainda mais agradáveis. Daí, assim que a reunião terminar, os funcionários farão uma das três coisas:

1) esquecer a palestra,
2) ignorar a mensagem que foi passada;
3) sabotar a idéia.

> Para evitar isso: conduza as reuniões por um processo que todos consideram justo. Use o consenso para chegar a acordos e tomar decisões. As pessoas aceitarão as decisões em que ajudaram na decisão.

4) As pessoas pensam que os outros possuem bola de cristal.

Muitas pessoas convocam reuniões sem uma agenda, achando que todos cheguem compartilhando sua visão sobre o que precisa ser feito. Na verdade, todos trazem suas esperanças, medos e visões pessoais para a reunião. Já fui para diversas reuniões com o coração na mão e, chegando lá, não era nada demais. Sem uma agenda clara, o resultado é algo entre o bate-papo e o caos, dependendo da complexidade do assunto, e do que foi dito na "Rádio Corredor".

Meus 50 centavos de contribuição: uma agenda vaga, como uma lista de tópicos sem sentido, é quase tão inútil quanto agenda alguma.

> Para evitar isso: escreva sua meta para a reunião. Em seguida, prepare uma agenda tão completa que outra pessoa poderia usá-la para conduzir a reunião sem você. Especifique cada etapa e forneça um orçamento de tempo. Envie a pauta pelo menos um dia antes da reunião para que os participantes possam utilizá-la na preparação. Ligue para os principais participantes antes da reunião para verificar se eles têm perguntas ou se desejam falar sobre a agenda.

<i>Adoro essa camisa, mas irei fazer uma caneca!</i>
Adoro essa camisa, mas irei fazer uma caneca!

5) As pessoas acham que as reuniões são indispensáveis.

Muitas pessoas acham que a solução para todas as emergências, surpresas ou afins podem ser resolvidas convocando uma reunião. Na verdade, uma reunião é um processo especial (e cu$to$o). Este artifício deve ser usado apenas para obter resultados que requeiram o esforço de um grupo de pessoas trabalhando em equipe. Uma reunião NÃO é a Cura Universal para todo o Mal. As reuniões realizadas pelos motivos errados, desperdiçam o tempo de todos.

> Para evitar isso: Pergunte-se se um e-mail ou telefonema não resolveria o que precisa ser feito. Se você precisa marcar uma reunião, desafie cada uma delas por sua capacidade de gerar lucro para o seu negócio, ou seja, certifique-se de que o valor dos resultados seja maior do que o custo de realização de uma reunião. Se qualquer outra atividade pode obter o mesmo resultado, use essa outra atividade.

Aquele Abraço!