4 desafios atuais da produtividade e como superá-los

Nos diversos treinamentos que ministro tenho escutado bastante sobre os desafios do trabalho remoto.

Problemas como excesso de reuniões e muitas vezes improdutivas, falta de foco, não saber priorizar, não fazer boa gestão de tempo, já existiam e se agravaram com a pandemia.

Outras dificuldades surgiram, como a falta de um espaço físico adequado, morar com mais pessoas, crianças em casa, vizinhos barulhentos e estar habituado a uma rotina que mudou de repente.

Não podemos afirmar que estamos trabalhando no modelo Home Office com a opção de estar em outros lugares pois o vírus não nos deu escolha e privou nossa liberdade. 

Nossa rotina, fisiologia, processos, dinâmicas de vida, tudo mudou.

Problemas se somaram, os antigos com os novos.

Não gerir bem o tempo é um deles. Um comportamento que prejudica o equilíbrio da produtividade no trabalho com a vida saudável. 

Vou apresentar 4 pontos que impactam a boa Gestão de Tempo para você avaliar se algum ou todos estão te atrapalhando, e vou sugerir algumas dicas para te ajudar.

Tem uma frase do Peter Drucker que diz “...ou se trabalha, ou faz reuniões. Não dá para fazer as duas coisas ao mesmo tempo”.

Pessoal, quem faz muita reunião não está produzindo.

Reuniões improdutivas custam dinheiro, tempo e qualidade de vida.

Por isso, uma reunião precisa:

Se você for o anfitrião escreva no convite: o objetivo, o contexto e o resultado que espera ao final da reunião, para os convidados terem ciência.

Entenda que tarefa não é objetivo, tarefa é o meio para alcançar um objetivo.

Como escrever um objetivo corretamente? Segue um exemplo

Comece sua reunião reforçando o objetivo descrito no convite para evitar desvios de assuntos. Mesmo assim, algumas pessoas abordam outros temas, mas você pode relembrar o foco inicial caso isso aconteça.

Estruture dinâmicas e perguntas a serem respondidas de acordo com o seu objetivo. Não leve tema aberto.

Se esforce para resolver em 15 minutos. Caso perceba que o tema pede mais tempo, use 30 minutos. A última opção, caso seja muito necessário, agende 50 minutos. Evite ultrapassar o tempo agendado.

De um modo geral procure alternativas antes de agendar reuniões. A maioria dos assuntos pode ser resolvida com uma ligação, um papo no chat ou um email.

E se você for convidado para uma reunião, procure saber o objetivo. Se não estiver escrito no convite pergunte ao anfitrião.

Caso avalie que o objetivo tira o seu foco do que é prioridade e irá atrapalhar sua entrega no trabalho ou invadir seu tempo pessoal, responda o convite justificando e não participe.

No geral, as equipes trabalham com objetivos compartilhados que visam alcançar o resultado da empresa.

Os objetivos compartilhados pedem colaboração e interação da equipe.

Por outro lado, a colaboração precisa ser feita com cautela para não tirar a responsabilidade individual de cada profissional.

No ambiente remoto, a colaboração se tornou mais complicada por estarmos acostumados com o espaço que promovia falar com o colega ao lado, encontrar no café ou ir até a mesa de alguém.

Mas agora você pode fazer conversas via chat ou chamada de vídeo para trocar ideias rápidas.

O trabalho colaborativo traz diferentes ideias que surgem de pessoas com pontos de vista e habilidades diferentes, promove inovação e torna a resolução de problemas mais rápida. Estruture reuniões formais e informais para trocas, sobretudo estruturadas. 

Esta é uma das maiores dificuldades do profissional que trabalha em casa.

Muitos compartilham espaços ou trabalham de forma desconfortável, em salas de estar, cozinha, no próprio quarto sem mesa ou em uma mesa pequena.

Algumas dicas para melhorar e limitar seu espaço de trabalho são:

Empresários e líderes, para um profissional desempenhar bem as ferramentas de trabalho precisam ser ergonômicas. Mesa e cadeira corretas são essenciais.

O trabalho remoto reduziu custos patrimoniais, e essa redução pode ser revertida para proporcionar as ferramentas adequadas para os profissionais desempenharem bem remotamente.

Mesmo tendo objetivos claros muitas pessoas se perdem em mil outras coisas, redes sociais, notícias da internet e tarefas da casa.

Se você tem dificuldade de organização utilize as ferramentas a seu favor.

Por exemplo, você pode colocar suas tarefas no outlook e marcar o tempo necessário para fazer. A cada alerta saberá o quanto conseguiu ou não. 

Se tiver dificuldade de concentração, desligue o alerta sonoro e deixe apenas o visual. Aliás, desligar alertas, inclusive do celular, ajuda a desenvolver a atenção.

Quando suas tarefas estão registradas e organizadas, você fica mais preparado para os imprevistos e mais flexível para demandas que surgem de repente.

Você pode escolher outras formas de organização, o importante é não se perder e ter tempo para o que é importante para você. Estabeleça limites entre trabalho e vida pessoal.

Conversando com clientes percebi que treinar habilidades de Gestão de Tempo é algo urgente para o Futuro do Trabalho.

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