Organização pessoal e profissional é um talento essencial para quem quer viver uma vida plena. Entretanto, aparentemente nem todos nascemos com este dom, não é mesmo? Bom, você não está sozinho: a maioria das pessoas adquire essas habilidades com o passar do tempo!

Atualmente, o talento organizacional é algo que pode ser até mesmo monetizado. A essa altura você já deve ter sido apresentado a profissionais que vendem ordem como solução. São os personal organizers.

Mas, acredite, não é preciso exercer essa bela profissão para sair do caos em que você está agora. No artigo de hoje, você conhecerá dicas de organização pessoal e profissional que vão ajudá-lo a gerenciar a sua rotina e se tornar mais produtivo na vida!

Ansioso? Então, vamos às orientações!

Faça uma coisa de cada vez

Produtividade é eficiência, portanto, o quão melhor você conseguir desempenhar uma função mais provável é que sua produtividade aumente. Por isso, precisamos nos ater às limitações que temos e trabalhar ao redor delas para obter os melhores resultados.

Por incrível que pareça (e por mais que tenham tentado convencê-lo do contrário), os seres humanos são péssimos ao administrar mais de uma coisa ao mesmo tempo. Por causa disso, operar em multitarefa pode resultar num desempenho pobre e, consequentemente, em produtividade diminuída.

O melhor que você pode fazer para organizar o seu tempo, então, é separar um intervalo para executar cada tarefa. Sem a preocupação de ter que administrar mais de uma demanda e focado integralmente numa única atividade você poderá ser muito mais eficiente. E produtivo.

Organize-se para fazer o máximo das suas viagens

Sabe aquele tempo que você passa se locomovendo entre a sua casa e o escritório? É provável que você não o esteja utilizando da melhor maneira possível. A dica é incluir algumas tarefas que consumiriam muito tempo, mas que, ao serem inseridas dentro de determinados contextos, acabam demandam pouco esforço.

Agora, claro, existe um limite saudável para isso. Não caia na armadilha de querer transformar cada minutinho livre em algo produtivo – ninguém suporta viver esticado feito elástico o tempo inteiro. Às vezes, também vale apenas curtir o trajeto ouvindo uma música boa e relaxando, porque ninguém é feito de aço e, sinceramente, o cérebro agradece por essa folga pontual. Parece papo de coach, mas pode acreditar, faz diferença no final do dia.

Imagine que você precisa ler alguns livros para a faculdade ou quer ouvir um podcast que pode ajudá-lo a se tornar um profissional melhor. Não há hora mais apropriada para fazer isso do que quando você está se locomovendo da sua casa para a faculdade ou da sua casa para trabalho.

Mas há muitas outras tarefas que você pode cumprir nesses intervalos. Ligar para fornecedores, ler as notícias do dia, se inteirar a respeito dos seus novos e-mails… Tudo isso pode ser feito antes mesmo de colocar os pés no escritório.

Utilize um sistema de organização

Uma maneira fácil de se tornar uma pessoa mais organizada é adotando um sistema de organização. Assim, você tem uma série de regras às quais seguir para otimizar o seu dia a dia.

Nem sempre acertamos de primeira, e tudo bem. Pode ser que você tente um método sofisticado, cheio de códigos de cores, e descubra que no fim das contas aquele bom e velho caderno resolve melhor. Testar, abandonar e ajustar estratégias faz parte do processo. A rotina muda, os compromissos também, então não se cobre demais se algum sistema parar de funcionar – adapte, bagunce um pouco, encontre seu ritmo sem culpa.

Criar ou adotar pequenas normas para arquivar as suas mensagens, nomear os seus projetos e passar algum tempo organizando o seu ambiente de trabalho é um bom investimento. Apostamos que você já perdeu aquela meia hora todos os dias procurando coisas onde elas não estão. Já imaginou ganhar esse tempo de volta? Sim, é possível e vai fazer toda a diferença na sua produtividade.

Livre-se das distrações

Sabe o que pessoas organizadas fazem diferentemente das outras? Elas separam o seu tempo e otimizam o seu uso para que nunca sejam interrompidas quando estão mais concentradas.

Não sabe o que estamos querendo dizer? Pense, então, em quantas vezes você se colocou no caminho de completar uma tarefa e foi interrompido por uma notificação? Hoje, redes sociais, marcas e até nossos jogos favoritos têm o poder de nos chamar atenção a qualquer momento.

Isso são péssimas notícias para sua organização pessoal e profissional. Afinal, cada uma dessas distrações faz com que percamos tempo valioso e exija bastante esforço para voltarmos a nos concentrar nas tarefas que estávamos desempenhando.

Portanto, uma boa ideia é deixar o mínimo de notificações possíveis ativadas em seu celular e desktop. Assim, você tem a chance de conseguir focar nas suas tarefas sem interrupções.

Encontre apps de organização que combinem com a sua rotina

Outro recurso que pode ser utilizado para aumentar o nível da própria organização é o uso de apps específicos para isso. Você já deve ter visto por aí aplicativos como o Evernote que prometem armazenar todas as informações relevantes em um só lugar.

É desse tipo de recurso que estamos falando. O Google Docs combinado com o Google Calendar e o Google Keep, por exemplo, formam uma suíte de organização para ninguém botar defeito. Você pode fazer listas de tarefas no Google Keep, sincronizá-las com todos os seus dispositivos, marcar datas para completar cada ação em seu Google Calendar e receber alertas periódicos sobre quanto tempo falta para uma entrega.

Essa entrega, por sua vez, pode ser toda feita com auxílio do Google Docs e sincronizada via Google Drive em todos os seus dispositivos. Facilidades como essas diminuem o tempo necessário para se desempenhar tarefas e ajudam você a se organizar mais porque condensam todo o seu trabalho em um só lugar.

Divida suas tarefas em tarefas menores

Acha que o que realmente prejudica a sua organização pessoal e profissional é o fato de que executa tarefas muito complexas? Há um truque que vai ajudá-lo a lidar com isso e transformar de uma vez por todas a sua rotina profissional.

Trata-se de um recurso muito simples e utilizado pelas pessoas mais produtivas do mundo: a cada nova tarefa, pare um pouco para pensar em como você pretende executá-la.

Isso lhe dará a oportunidade de dividir essa tarefa em desafios menores, que podem ser concluídos com mais agilidade e parecem menos com um fardo. Depois, basta completar cada uma dessas tarefas menores e ver o resultado dos seus microesforços se tornar um job gigantesco.