Você já viveu a sensação de estar em meio a um redemoinho de tarefas sem conseguir se organizar e nem ao menos sair do lugar? Não importa se nas segundas-feiras, ao voltar das férias ou no início do dia, o acúmulo de demandas pode ser desesperador.
Alguns aplicativos prometem ajudar não apenas a organizar as tarefas, mas também a definir prioridades e compreender o cenário como um todo, tudo isso de forma prática e ágil. Dessa forma, é possível executar demandas com maior produtividade, qualidade e foco.
Para te ajudar a diminuir a tão temida sensação de desespero, apresentamos o Todoist e como usar as melhores funcionalidades da ferramenta e os principais benefícios para você e sua rotina de trabalho!
O que é Todoist?
Todoist é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Nela, você pode planejar o dia de trabalho, entender o volume e a situação das demandas e traçar planos de ação para que tudo seja entregue dentro do prazo ideal.
De forma resumida, imagine o Todoist como o melhor amigo de um freela!
Como criar tarefas e subtarefas?
A criação de tarefas é a essência da ferramenta e só depois de adicionar tudo o que você tem para fazer será possível começar o processo de priorização de demandas e o planejamento dos dias de trabalho.
Depois de abrir o Todoist, clique no botão + para criar uma nova demanda. Também é possível fazer isso digitando a letra Q. Depois, você precisa escolher um nome, assim como a data limite, e a tarefa estará pronta! Repita as instruções até que tudo esteja registrado.
Agora é hora de se organizar!
Como priorizar tarefas e acompanhar o calendário?
Para fazer a priorização, é indicado que você organize o calendário a partir das suas datas de entrega. Organize-as por ordem de urgência, ou seja, as mais importantes devem ser finalizadas antes.
Se você não tem uma data estabelecida pelo cliente, por exemplo, ainda assim é muito importante definir prazos internos. Somente dessa forma será possível acompanhar o próprio desempenho e dar vazão às demandas! Acredite: se você não estipula um prazo, as chances de procrastinar e produzir menos são muito altas.
Também é possível organizar as entregas recorrentes, recurso que ajuda a quem trabalha com clientes que estabelecem um calendário semanal, quinzenal ou mensal.
Acompanhar o calendário é muito simples! O dashboard do Todoist é muito intuitivo e, logo ao abrir a tela inicial, você já consegue saber o que deve ser entregue hoje ou nos próximos 7 dias.
Como planejar a semana e organizar os projetos?
O planejamento da semana, como já adiantamos, deve ser feito por ordem de prioridade. Primeiro você finaliza e entrega o que é o mais urgente e depois organiza as demandas com prazo maior.
Às vezes, o simples fato de visualizar tudo estruturado já reduz bastante aquele sentimento de correria. Eu, por exemplo, sou do time que precisa ver as tarefas “desencarando” da tela pra se sentir menos pressionado. Se você é igual, talvez um planejamento visual faça toda a diferença – um quadro branco, post-its, qualquer coisa que ajude a tirar a confusão da cabeça e colocar na frente dos olhos. Com o Todoist, pelo menos, criar e arrastar tarefas é quase terapêutico. Não resolve o problema, claro, mas alivia a ansiedade da desorganização, que já é metade do caminho pra conseguir começar.
Curiosamente, quando organizamos as tarefas em projetos separados no app, fica muito mais claro quantas frentes de trabalho você abraça ao mesmo tempo. É uma experiência meio constrangedora em alguns dias: aquela sensação de que você aceitou mais do que deveria, mas tudo bem, reconhecer já é um passo. E o próprio Todoist acaba “apitando” quando existe algum desbalanceamento grave – se você ver um monte de tarefa vermelha piscando, é sinal de que vale priorizar (ou aprender a dizer não, coisa difícil pra freelancer que quer agarrar tudo).
Vale também estabelecer metas: quanto você deve produzir diariamente (ou semanalmente) para atingir os resultados desejados no final do mês? Por exemplo, se a ideia é escrever 5.000 palavras por semana, divida as tarefas de forma que você consiga entregar diariamente a quantidade necessária.
Ao fazer um planejamento de sucesso — com menos riscos de não ser seguido a partir da segunda semana do mês, por exemplo — já pense naqueles compromissos ou eventualidades.
Além do planejamento da semana, que é feito a partir do calendário, o Todoist também permite que as tarefas sejam organizadas por projetos. Você pode segmentar as categorias:
- caso trabalhe para clientes diferentes;
- caso trabalhe para um mesmo cliente, mas desempenhando funções distintas (redação e revisão, por exemplo);
- para os freelas que trabalham com conteúdo publicitário, dividir as categorias por campanhas também é interessante.
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Quais são os principais benefícios em usar a ferramenta?
Depois de entender um pouquinho sobre as principais funcionalidades do Todoist, como usá-lo e em quais casos ele pode te ajudar, você provavelmente percebeu que o aplicativo é muito simples.
Agora que você já tem em mente uma visão geral, é hora de conhecer as principais vantagens em investir em aplicativos para gerenciar as tarefas.
Aumentar a produtividade
Quando pensamos nos processos de um freela, lidamos com um vasto oceano de possibilidades. Afinal, é você mesmo que se organiza e é responsável por cumprir todos os prazos.
Imagine, então, um cenário em que você perde totalmente o controle das suas tarefas: menos produtividade, maiores níveis de estresse e possíveis conflitos com o cliente são apenas alguns dos pesadelos que começarão a fazer parte da rotina.
Ter uma visão organizada das demandas é a base de um serviço bem-feito. Com um aplicativo que permite entender seus prazos, remanejar possíveis entregas e visualizar o quanto está trabalhando, não haverá espaço para cometer aqueles pequenos vacilos do dia a dia, mas que podem ter grandes implicações no longo prazo.
Manter o controle de tarefas
Você sabe o quanto produziu no mês passado? A organização de um freelancer é muito importante e, quando existe uma análise em relação ao volume de produção e entrega, o trabalho fica muito mais prazeroso.
É o caso de pessoas que descobrem que estão produzindo menos do que são capazes e poderiam buscar novas oportunidades de jobs. E, ao mesmo tempo, é o cenário daqueles profissionais que já se sentem muito sobrecarregados, mas nunca tiveram ideia do quanto era produzido em excesso.
Mudar processos para melhor
Você já sabe que um aplicativo como o Todoist entrega uma visão ampla das demandas.
Depois de visualizar o cenário atual do seu trabalho, você pode criar vários planos de ação para melhorar processos que talvez não estejam caminhando tão bem.
Por exemplo: ao abrir o calendário, você percebe que nas quartas-feiras existe um grande volume de entregas, que vão diminuindo gradativamente até chegar praticamente em zero na sexta-feira.
Depois de perceber que o fenômeno é recorrente, é possível reorganizar os dias de produção para que a semana inteira seja bem aproveitada, ou buscar mais jobs que preencham os dias mais tranquilos!
E, quando ocorrer o contrário, será possível entender o que vem prejudicando a produtividade e como você pode melhorar a rotina para garantir que as metas do mês sejam batidas.
Ter uma visão diária das tarefas é aquela ação que, quando vira rotina, vai te fazer querer se organizar para sempre: os processos se tornam muito mais fluidos, alcançáveis e prazerosos!
