Comunicação Organizacional: o que é, para que serve e como desenvolvê-la

Do CEO a mais nova estagiária que acabou de entrar, uma empresa é o resultado da ação integrada de suas pessoas. E, onde há pessoas, há comunicação - neste caso, para ser mais específico, há comunicação organizacional.

Mas, afinal, o que é essa tal comunicação organizacional? Já te demos a primeira pista, mas siga aqui para entender mais sobre o tema.

O que é comunicação organizacional?

Comunicação organizacional é o conjunto de todas as iniciativas relacionadas à comunicação que acontecem no ambiente de uma empresa. Podem ser direcionadas, claro, para os colaboradores e também, de forma mais ampla, incluírem comunicações a fornecedores, clientes e até mesmo investidores e sócios, a depender do tamanho da empresa ou organização (como ONGs, partidos políticos, fundações e associações).

Do e-mail que você recebe do RH, passando pelos displays de comunicação daquela área onde você almoça no escritório e até os reels que sua empresa postou da nova campanha de final de ano - tudo isso é comunicação organizacional. 

Para que serve a comunicação organizacional?

Por se tratar de uma categoria dentro do amplo universo da comunicação, a comunicação organizacional se caracteriza também por ser uma ação (ou conjunto de ações) para tornar comuns informações, mensagens, novidades e práticas entre pessoas que fazer parte de uma mesma organização. 

Em geral, é por meio da comunicação organizacional que alinhamos expectativas, informações e objetivos entre colaboradores, lideranças, equipes, clientes, fornecedores e mesmo a sociedade civil - todos os envolvidos direta ou indiretamente com a organização. 

Para cada um desses públicos possíveis, a comunicação organizacional apresenta possibilidades e particularidades.

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Tipos de comunicações organizacionais

Comunicação Institucional 

A comunicação institucional procura trabalhar a imagem da empresa, sobretudo positivamente, frente a sociedade como um todo, podendo contemplar ações de Relações Públicas, Assessoria de Imprensa, Marketing Social e outras. 

Provavelmente você já abriu um jornal, revista ou a página inicial do site de notícias que você acompanha e se comparou com um comunicado da Empresa. Uma entrevista de uma liderança estratégica da Organização, uma matéria explicando a história da empresa, uma carta aberta em que os diretores agradecem cliente e sociedade, apresentando resultados ou projetos importantes de um dado período.

Comunicação de Mercado

Essa categoria contempla as formas de comunicação de uma organização que são associadas ao objetivo de venda. Apresentar os produtos e serviços da empresa, reforçando seus benefícios e indicando qual dor ou demanda da persona do cliente a empresa resolve com sua solução. 

A comunicação mercadológica é feita principalmente através de mail marketing, mídias sociais da empresa para os clientes, publicidade em geral.

Comunicação Interna

A comunicação interna viabiliza todas as interações e relações entre colaboradores que fazem parte de uma mesma companhia ou membros de uma mesma organização. Para isso, tem como canais todas as ferramentas internas institucionais (e-mail, intranet, quadro de avisos, grupo de mensagens, Webinar interno e vários outros possíveis).

O mural informativo na sua empresa. Aquele e-mail que chega do RH com um aviso importante sobre o uso das áreas comuns do escritório. A convenção anual da empresa, apresentada pelo CEO e principais lideranças da companhia… Tudo isso e muito mais são elementos da comunicação interna de uma organização. 

Essa é uma modalidade de comunicação absolutamente estratégica para a empresa. Afinal, além de garantir que colaboradores estejam informados e atualizados sobre a realidade da qual fazem parte, essa comunicação também procura difundir a Cultura organizacional e manter engajados cada um de seus colaboradores. 

Como desenvolver a comunicação organizacional em sua empresa?

O tamanho de uma empresa é proporcional à sua capacidade de se comunicar primeiramente para dentro e depois para fora. Por essa razão, desenvolver a comunicação organizacional é tão importante, pensando no alinhamento de todas as áreas e pessoas que têm relação com a organização. 

Algumas iniciativas colaboram diretamente na construção diária e estratégica da comunicação organizacional:

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Estabeleça rituais de comunicação

Rituais são elementos e eventos que compõem a identidade de uma organização ou grupo de pessoas. Por mais que muitas vezes você não perceba, sua família, por exemplo, tem rituais já estabelecidos - como tradicionais almoços de domingo, celebrações de datas e aniversários importantes, entre outros. Numa empresa, a lógica é parecida.

Os rituais de comunicação são acordos com data e hora marcadas, formato estabelecido e que se traduzem em grandes momentos de transferência de mensagens e apresentação de informações as quais todos os presentes devem saber para manterem sua relação com a organização da qual fazem parte.

Convenções anuais, Webinars mensais, Jornais de circulação interna, treinamentos de reciclagem e atualização com frequência previamente estabelecida são alguns dos exemplos mais claros de rituais de comunicação. 

E aqui duas dicas valiosas:

1) obedeça os acordos. Procure manter uma estrutura para esses eventos bem como uma frequência que seja constante para “entrar na rotina” das pessoas.

2) seus rituais terão mais engajamento quanto mais presentes e participativos forem as lideranças da organização. É a presença deles que confere mais importância ao ritual.

Garanta o cascateamento de informações

Quanto maior a organização, maior o desafio da comunicação interna. Essa é uma lógica que torna a questão da comunicação organizacional ainda mais sensível quanto maior for o número de colaboradores e unidades de uma organização. 

Nesses arranjos maiores de companhia, por conta da organização de equipes e departamentos, é natural que se estabeleçam níveis de liderança intermediárias e que essas lideranças participem frequentemente de reuniões e alinhamentos estratégicos com suas lideranças diretas. Diretores, gerentes e coordenadores tendem, portanto, a acessar as informações e projetos da empresa primeiro por conta dessas rotinas. 

Como gestores de pessoas e equipes, faz também parte da responsabilidade desses gestores transmitir de forma clara e assertiva as informações mais importantes para seus liderados, através de reuniões ou one on ones (alinhamentos colaborador(a) - líder), indicando a orientação estratégica da empresa, visão e orientação para futuro. Tendo aqui como exceção, claro, as informações sigilosas e exclusivas dos líderes.

Estabeleçam canais específicos - e sigam essa orientação

Se desbloquearmos agora a tela de nossos celulares é bem provável que encontraremos alguns app’s de diversos canais de comunicação e troca de mensagens - SMS, Whatsapp, Messenger, Telegram e tantos outros. 

Organizações lidam hoje com um dilema dos nossos tempos: se meus colaboradores estão em tantos canais de comunicação e eu disponho de tantas possibilidades para transmitir minhas mensagens, como faço?

Vamos pensar o seguinte: sua organização dispõe de diferentes tipos de comunicação, como informativos, documentos importantes, manuais de boas práticas, vídeos de treinamento, entre tantos outros. Com tanta informação, tende a ser necessário encontrar um canais específicos para cada tipo e finalidade de conteúdo. Listei por aqui alguns exemplos:

• treinamentos em vídeo e manuais/ e-books: plataformas de LMS para empresas ou soluções de intranet
• comunicados rápidos por escrito ou texto curto: E-mail institucional; Grupos de Whatsapp com sua equipe e/ ou outros líderes; Plataformas de comunicação interna como Slack, Teams, Meet e outras
• Documentos importantes (contratos e informações sobre benefícios; comprovação de horas de estágio e de treinamento; contratos com fornecedores entre outros): Drives ou pastas internas de diretório

As opções são realmente muito amplas, mas a dica de ouro aqui é: selecione o canal para cada tipo de conteúdo e concentre no uso desse canal. Optar por dispersar a mesma informação em muitos canais pode tirar força da sua comunicação.   

Exemplos de comunicação nas organizações e suas principais funções

• E-mail corporativo - informar sobre um novo fluxo ou mudança importante de algum processo ou área/ departamento
• Jornal de circulação interna - divulgação de resultados da organização no período, reconhecimento dos colaboradores destaque e dos projetos mais relevantes
• Reuniões de alinhamento - apresentação de resultados mais detalhada da organização no período e definição dos planos de ação e estratégias a partir desses resultados. Apresentação e reforço da visão da organização.
• Treinamentos - reciclagem de algum processo/ procedimento ou apresentação de novos conteúdos e momento da empresa
• Webinar e convenções colaboradores - reunir colaboradores e equipes; celebrar conquistas e reconhecer grandes destaques; reforçar elementos da Cultura Organizacional (como propósito, missão e valores da organização); apresentação das metas da empresa para próximo o próximo período e engajamento dos colaboradores.

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