Delegar tarefas: o que é, para que serve e como fazer

Delegamos atividades para outras pessoas o tempo todo, por mais que nem sempre a gente perceba. Na grande maioria das vezes consiste em delegar atividades relevantes e estratégicas para profissionais especialistas e mais qualificados do que nós (profissionais de saúde, mecânicos de carro, contadores, advogados…)

O tema deste artigo, no entanto, envolve o verdadeiro desafio da delegação: quando delegamos atividades e ações sobre as quais temos algum domínio ou conhecimento. No trabalho, quem é líder passa por esse desafio frequentemente - pedir à analista que prepare uma apresentação para a reunião do dia seguinte, repassar as instruções para a elaboração de um relatório o qual você fez por tanto tempo, entre tantos outros exemplos. 

Fora dos escritórios e consultórios também delegamos: por exemplo, pedimos ao nosso filho que faça compras para casa; ou ainda à pessoa com quem moramos que resolva um problema de casa.

Reconhece alguma dessas realidades na sua rotina? Se delegar também é um desafio para você, separe seu café (ou bebida preferida) e venha com o Expresso.

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O que é delegar?

Delegar é transmitir a responsabilidade pela realização de uma tarefa ou atividade para outra pessoa. 

Em geral, a delegação é usada para divisão de tarefas, aumentando a capacidade de execução de uma equipe ou redistribuindo atribuições em momentos nos quais alguns podem se dedicar mais que outros a determinadas tarefas. 

Além disso, a delegação é uma poderosa ferramenta para desenvolver pessoas. Isso porque, aqueles que assumem novas responsabilidades, vivem novos desafios, desenvolvem mais confiança e aprimoram diferentes habilidades.

Quando conduzido com uma comunicação ruim, no entanto, delegar se torna o famoso ‘delargar’ - e o resultado gerado é retrabalho e frustração das pessoas envolvidas com a tarefa. 

Como delegar tarefas

Antes de mais nada, delegar tarefas de forma eficiente passa necessariamente por se comunicar de forma clara e assertiva. E, se tem comunicação, tem Expresso Duplo. 

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Acreditamos que existem alguns passos que devem ser seguidos sempre que nos comprometemos em delegar uma responsabilidade ou tarefa a outra pessoa. E separamos esses fundamentos para você neste artigo:

1 - Seja criterioso com relação à tarefa e a pessoa a quem será delegada.

Escolha uma tarefa que você pode passar adiante, que seja relevante e pela qual você seja responsável, mas que possa ser compartilhada e executada por outra pessoa, com dados e informações que podem ser acessados por ela.

Na hora de escolher a pessoa a quem delegar, vale esse senso crítico também - nomeie pessoas com melhor capacidade analítica para lidar com tarefas como elaboração de uma planilha e outros com uma visão mais criativa para pensar em estratégias de comunicação em um projeto. Fazer o contrário pode frustrar os profissionais de sua equipe. 

2 - Comece pelo porquê

Explique a importância estratégica da ação que você está delegando. É uma apresentação que será levada para uma reunião com outros líderes? Uma proposta chave que será feita para um possível cliente grande? Um trabalho relatório que será enviado para uma equipe de auditoria interna? Exponha a pessoa que está recebendo a atividade o porquê esse documento é tão importante e estratégico, fazendo esse profissional entender o nível de confiança que está recebendo.

Deixe claro também o porquê você está escolhendo essa pessoa e não outra - e reconheça isso de forma direta. É por conta de sua capacidade analítica, por seu desempenho elogiado por outros líderes, por sua proatividade de contribuir? Na hora da delegação, aproveite para fazer esse reconhecimento. 

3 - Acompanhe e dê feedback ao longo do processo

Não adianta “delargar” a atividade na mão de outra pessoa e só ver ao final do prazo combinado. Ao longo da realização da atividade, acompanhe o processo, estabelecendo alguns alinhamentos parciais entre você e a pessoa que recebeu a responsabilidade. Aproveite esses momentos de interação para dar feedbacks sobre as ações e formas como essa pessoa está executando a tarefa. 

Quando delegar a função ou fazer você mesmo?

No geral, para responder a essa pergunta, é necessário refletir sobre o seguinte:

• Essa é uma atividade para a qual preciso ter informações, participar de reuniões, trocar com departamentos e pessoas às quais outras pessoas do meu time podem e conseguem ter acesso?
• Tenho alguém na minha equipe com as habilidades e competências necessárias para assumir essa atividade a partir da minha orientação?
• Consigo ser realmente claro na minha delegação e organizar minha agenda de forma a acompanhar o progresso da atividade até o prazo acordado?

Se a resposta for sim para esses três perguntas, é bem provável que essa seja uma tarefa a qual você possa e consiga delegar para outra pessoa.

A Importância da delegação correta de atividades 

Delegar atividades de forma assertiva para outros profissionais em sua equipe garante algumas vantagens bem interessantes no mundo do trabalho: 

• Mais agilidade para a execução simultânea de tarefas, com mais pessoas se dedicando a diferentes responsabilidades ao mesmo tempo
• Menor retrabalho, uma vez que, quando a delegação é bem feita, a pessoa que recebe a atividade compreende o que é esperado e consegue executar de uma forma mais rápida e eficiente, sem precisar que seja refeito
• Desenvolvimento de outros profissionais. A medida que outras pessoas em seu time assumem novas atividades e responsabilidades, é natural que eles sejam desenvolvidos cada vez mais, amadurecendo profissionalmente e aumentando a capacidade de lidar com outros desafios.

Qualquer um pode aprender a delegar? 

Para aprender a delegar de forma assertiva e eficaz, é necessário conhecer métodos e estratégias que facilitem essa prática tão importante - e, claro, levá-los à sua rotina, aprimorando-os conforme sua realidade.

No Expresso Duplo Club nós preparamos uma aula exclusiva e objetiva sobre as melhores estratégias para a hora da delegação - claro, com mais reflexões e ferramentas orientadas à prática para você concluir esse conteúdo já aplicando. 

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