Como enfrentar a inadimplência na sua empresa!💻

#SCALA GESTÃO | Guia prático sobre como lidar com a inadimplência

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Confira na edição de hoje: 

🔎O que é inadimplência?

❌Quais são os impactos?

💡Como lidar?

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O que é inadimplência?

A inadimplência é o ato de faltar com o pagamento de uma dívida no prazo previsto. Geralmente, isso pode se dar com o atraso ou com a recusa de pagar o que se deve. A depender do tempo atrasado, o cliente fica com o nome sujo, expressão popular para mencionar que o perfil da pessoa foi registrado no Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).

É interessante ressaltar que a inadimplência pode acontecer tanto com pessoas físicas quanto com pessoas jurídicas. A falta de cumprimento dos compromissos financeiros é um risco que todo tipo de empresa enfrenta, seja B2C, seja B2B.

O negócio que não recebeu o pagamento previsto pode entrar com algumas ações para solicitar o pagamento, como notificações, ações jurídicas e interrupção no fornecimento de produtos ou serviços. Tudo vai depender da gravidade de cada caso e do período de atraso.

Quais os impactos que a inadimplência pode causar?

Compreender os pontos negativos que podem ser causados pela inadimplência em seu negócio pode ajudar a criar estratégias para preveni-la. O mesmo vale para adotar uma postura de compromisso com os pagamentos para que a sua empresa não se torne inadimplente e evite esses impactos em outras organizações.

Em geral, os principais problemas que a inadimplência causa nas empresas estão listados a seguir!

☹️Problemas no fluxo de caixa

Basicamente, ao fechar um negócio, a gestão financeira está contando com o recebimento do valor acordado. Nesse caso, quando o pagamento não acontece, o fluxo de caixa é prejudicado, uma vez que as entradas são menores do que o previsto.

Quando há muitos clientes inadimplentes, esse problema pode afetar o pagamento das contas do negócio, remuneração dos funcionários e compra de novos insumos com os fornecedores. 

Consequentemente, um problema generalizado pode acontecer com a gestão de pessoas e dos fornecedores, aumentando os riscos de perda de contratos, demissões, absenteísmo e falta de parcerias.

Além disso, em alguns casos, para manter o fluxo de caixa, a empresa pode recorrer a linhas de crédito. O pagamento desses empréstimos são novas despesas, muitas vezes não previstas, que podem comprometer a saúde financeira do negócio.

📉Aumento dos gastos operacionais

Os gastos operacionais também aumentam quando os clientes estão inadimplentes. Afinal, a empresa precisa gerar novas despesas e recursos para recuperar esses valores.

Ações de cobrança e até mesmo processos judiciais são custos adicionais do negócio. Consequentemente, as operações se tornam mais caras, o que pode afetar também a margem de lucro da organização.

💸Atrasos nos investimentos

O capital para investimento também fica reduzido quando não entram recursos previstos para o caixa. Se a empresa tem planos de expansão e de novas aplicações financeiras, a execução desse planejamento fica comprometida por caixa menor que o previsto.

A longo prazo, se a inadimplência continuar impactando drasticamente a gestão financeira do negócio, é possível diminuir a competitividade. Afinal, o negócio perde diversas oportunidades de investimentos e de crescimento sustentável.

Como lidar com a inadimplência?

Tendo em vistas as consequências que o negócio pode enfrentar com a inadimplência dos clientes, nada melhor que conhecer alguns processos para lidar com esse problema da melhor maneira.

É interessante ter em mente que as estratégias para lidar com a inadimplência devem ser adaptadas para o perfil de consumidores do seu negócio e para os recursos de gestão financeira disponíveis.

A seguir, confira algumas dicas de como lidar com a inadimplência na sua empresa!

🧮Defina procedimentos de cobrança

Tudo começa com os métodos definidos pelo seu negócio. O ideal é desenvolver um procedimento para cobrar o cliente por cada atraso ou, até mesmo, prevenir que o prazo de uma conta seja perdido.

Um exemplo disso são as notificações para sinalizar a data de vencimento de uma dívida. Geralmente, enviar e-mails, mensagens no WhatsApp ou notificações no aplicativo 24 horas antes do atraso pode ajudar a lembrar o cliente do pagamento que deve ser realizado.

Se essa estratégia não deu certo e o pagamento não foi realizado, a partir de 24 horas as empresas já podem começar a cobrança da dívida. Nesse caso, ter contato direto com o cliente pode ajudar a compreender os motivos do atraso. 

Afinal, algumas circunstâncias pessoais ou profissionais podem comprometer a gestão financeira do consumidor e acarretar nesse problema.

Mensagens automáticas e lembretes também podem ser enviados constantemente, com um tom cordial e acolhedor, para manter uma boa relação com o público e garantir uma melhor receptividade da cobrança.

Por fim, se após diversas tentativas, não for possível o contato ou o pagamento não for realizado, chega o momento de partir para ações judiciais e envio do nome do cliente para o SPC. Medidas internas, como bloqueio do cadastro e interrupção dos serviços e produtos, também podem ser adotadas.

🖥️Automatize

Todo esse processo de cobrança pode ser feito com o auxílio de sistemas de automação. Adotar um script para cobrar os clientes, por exemplo, facilita a padronização das conversas, ajuda a manter um tom cordial e aprimora a estratégia.

Contatos que não são realizados por ligações telefônicas podem ser feitos por meio de automatização de mensagens. Até mesmo os lembretes podem ser automatizados, o que aumenta o controle das cobranças e diminui a sobrecarga dos atendentes.

Automatizar esse processo também ajuda a manter o registro dos atrasos e dos pagamentos feitos após o prazo. Com isso, a empresa pode saber quando um cliente pagou a dívida ou quando precisa de um contato para cobrança.

📈Faça uma boa gestão financeira com tecnologia

A gestão financeira é o que vai ajudar a manter o controle das cobranças de forma eficaz. Com esse processo, é possível detectar, prevenir e solucionar inadimplências de maneira rápida, evitando as consequências negativas para o negócio.

A tecnologia pode ser uma grande aliada desse processo, não apenas com a automatização, como com a organização das informações. Por exemplo, é possível usar planilhas eletrônicas simples para gerenciar um certo volume de dados e:

• Acompanhar orçamentos;
• fazer previsões financeiras;
• manter o fluxo de caixa organizado;
• realizar cálculos das multas de atraso e juros da dívida.

Os sistemas ERP também ajudam na gestão de cobranças, uma vez que centralizam a operação do negócio de forma integrada. Desse modo, pode dividir os setores organizacionais por módulos, e o financeiro pode cuidar de toda a parte de controle de contas a receber, faturamento e previsão de entradas.

Por meio dos sistemas ERP, também é possível ter acesso a ferramentas de otimização da gestão financeira, que criam lembretes e envio de faturas automaticamente. Tudo isso é uma vantagem para monitorar as pendências de pagamentos.

🧐Crie técnicas de negociação

Invista também em técnicas para negociar com os clientes e melhorar as chances de recebimento. Prazos estendidos, descontos nos juros e opções de parcelamento são exemplos de estratégias para renegociação das dívidas.

No entanto, é importante que as técnicas de negociação adotadas estejam alinhadas com o perfil dos clientes do seu negócio. Além disso, garantir uma comunicação amigável é o diferencial para ter mais abertura com o público para negociar e conseguir receber, pelo menos, uma parte do valor em débito.

As técnicas de negociação também podem abordar as consequências da falta de pagamento das dívidas. Desse modo, além de oferecer opções, a sua empresa é transparente sobre as ações que serão tomadas com a ausência do acerto das contas.

Em outras palavras, lidar com a inadimplência, frequentemente, é um problema para os negócios. No entanto, diversos fatores podem comprometer as finanças dos clientes e dificultar o pagamento dentro do prazo. Por essa razão, adotar estratégias e métricas para garantir que as dívidas sejam pagas se torna fundamental, aumentando a necessidade do negócio investir em esforços de análise e comunicação eficientes.

Até a próxima edição!

Equipe Scala Gestão.