5 ações urgentes para comunicação interna

Durante o período da pandemia do COVID-19, a adaptação para permitir a execução dos trabalhos remotos e realização de campanhas para maior engajamento os colaboradores são essenciais para as empresas.

Este pode ser o momento ideal para avaliar os canais de comunicação interna e acrescentar ações às campanhas. Listamos algumas ideias que estão sendo bastante praticadas e comentadas pelos times de RH, Comunicação Interna e Marketing. Conheça algumas delas:

1. Reconhecer a adaptação de um time Online!

Nesse momento, os departamentos estão de desdobrando para superarem desafios e manter a atuação remota produtiva. Isso é feito através da busca por conhecimentos e implantação de ferramentas que atendem as necessidades atuais.

A adaptação com ferramentas online para atender cenários corporativos tem sido um grande destaque em 2020, como por exemplo:

·        Buscar opções de ferramentas com fornecedores especializados;

·        Implantar canais de comunicação e reconhecimento (portais intranet, extranet, gestão de e-mails);

·        Automatização de processos internos como aprovações e solicitações.

·        Digitalização e gestão de documentos corporativos como políticas, contratos e documentos de qualidade;

·        Gestão de treinamentos à distância;

·        Treinamentos internos para tirar dúvidas de uso das ferramentas no dia-a-dia;

·        Adaptação de reuniões e eventos presenciais para serem remotos;

Enquanto o time de Tecnologia da Informação tem a missão de encontrar ferramentas, capacitar usuários e publicar formas de uso das ferramentas, os colaboradores precisam pensar em como compartilhar suas ideias, opiniões e dúvidas de maneira eficaz, para permitir que a nova forma de comunicação seja parte do dia-a-dia.

Durante as últimas semanas, em conversa com diferentes times de comunicação interna, vimos campanhas que permitem reconhecer estas ações através de álbum de fotos, vídeos, podcasts e até posts em redes sociais, destacando pessoas e departamentos para mostrar que todos estão participando de uma histórica de superação.

2. Facilitar Acesso personalizado à serviços e documentos

Cada time ou colaborador possui necessidades de acesso à diferentes serviços e documentos corporativos. Muitas vezes, a empresa possui diversas tecnologias, sistemas específicos e repositórios de documentos segmentados. Uma boa prática, é organizar e possibilitar um acesso centralizado controlado por perfil, permitindo que o colaborador encontre as informações no menor tempo possível. Como por exemplo:

·        Acesso ao sistema ou portal de serviços do RH

·        Solicitações gerais (férias, contratação, reembolso de cartão corporativo)

·        Acesso à sistemas como CRM, ERP, Treinamentos;

·        Documentos para solicitações internas não automatizadas,

·        Planilhas e materiais de marketing;

Procure garantir que sua empresa está entregando os acessos de forma simplificada. Caso não esteja, converse com seus gestores para sugerir essa implantação.

3. Divulgue Documentos Eletrônicos Nesta época de adaptação, a disponibilização do acesso à documentos eletrônicos através de ferramentas de nuvem têm crescido com grande velocidade.

A organização do acesso à estes documentos, permite que os colaboradores possam trabalhar alinhados com padrões corporativos, através de compartilhamento dos documentos, acesso à templates (padrões coporativos dos documentos) ou processos diversos (como aprovações). Como resultado, é possível notar:

·        Maior agilidade de acesso às informações;

·        Redução de papel físico (que nesse momento pode ser uma grande barreira para processos);

·        Maior colaboração com as informações dentro das equipes;

·        Implantar gestão eletrônica dos documentos

o   Automatização de processos (aprovação, validação);

o   Controle centralizado de versões

o   Co-autoria de documentos (colaboradores editando ao mesmo tempo um documento)

o   Controle de permissão de acesso e de edição (permitindo que o usuário possa travar um documento para ser editado apenas por ele em um período específico);

o   Mensurar os resultados;

4. Conteúdo de apoio para ferramentas de trabalho remoto

Com tecnologias atuais, as empresas podem disponibilizar informações e ferramentas de forma segura aos colaboradores, através de ambiente online corporativo.

Para isso, é importante definir Políticas Corporativas junto às áreas competentes, como segurança da informação, TI sistemas, TI infraestrutura, Compliance, entre outras.

Outra estratégia é a realização de campanhas para divulgar e disponibilizar materiais de capacitação, dicas e truques, histórias e cases de departamentos, que mostram a utilização das novas ferramentas, para incentivar o uso e a adaptação aos novos modelos de trabalho, ajudando a implantar estas mudanças dentro da empresa.

5. Validar o planejamento inicial e medir os resultados das campanhas

Os planejamentos estabelecidos para as campanhas internas deverão sofrer impactos com este cenário da pandemia, devido ao aumento repentino do trabalho remoto e a impossibilidade de eventos físicos. Por isso, muitos estão realizando um novo planejamento, adaptando campanhas que já estavam estabelecidas. Em muitos casos, pode ser o momento ideal para implantar rotinas ou ferramentas para fornecer métricas de resultados das campanhas, permitindo entender os resultados obtidos em diferentes canais de comunicação e compará-los.

É importante fornecer representações visuais dos resultados para as áreas interessadas (diretoria, presidência etc), para que acompanhem a evolução da performance das campanhas (ainda mais se novas ferramentas foram implantadas) e reflitam sobre os impactos e tendências.

Lembre-se os números dos resultados “falam mais alto” do que palavras e tornam a estratégia de comunicação interna mais impactante.