Seu e-mail merece um tempo extra: como usar a regra de atraso no Office 365

É provável que você já tenha passado por uma situação em que gostaria de ter editado ou cancelado um e-mail antes do envio. Talvez tenha esquecido de alterar destinatários, esquecido de anexar um arquivo importante ou simplesmente mudado de ideia sobre o assunto do e-mail. Se isso já aconteceu com você, saiba que existe uma solução simples para evitar essas situações: configurar um atraso de "segurança" para os seus e-mails.

Com o Office 365 e o Outlook, podemos configurar uma regra que adia a entrega de todos os e-mails (sim, você vai poder personalizar quanto tempo de atraso), assim, você terá tempo para revisá-los e fazer as alterações necessárias antes do envio. Vamos ver como fazer isso passo a passo:

Passo 1: Abra o Outlook

O primeiro passo é localizar na parte superior da tela, a opção "Mover", depois em "Regras" e em seguida em "Gerenciar Regras e Alertas".

Passo 2: Crie uma nova regra

Na janela "Gerenciar Regras e Alertas", clique no botão "Nova Regra" para criar uma nova regra.

Passo 3: Escolha a opção "Aplicar regra em mensagens que eu enviar"

No Assistente de Regras, escolha a opção "Aplicar regra em mensagens que eu enviar" e clique em "Avançar".

Passo 4: Não selecione nenhuma condição para a regra ser ativada

Como a ideia é que todos os e-mails tenham um atraso, não selecione nenhuma condição para a regra ser ativada. Apenas clique no botão "Avançar".

Passo 5: Confirme a aplicação da regra para todos os e-mails

O Outlook irá alertá-lo de que a regra será aplicada para todos os e-mails que você enviar (que é a ideia). Clique em "Sim" para confirmar.

Passo 6: Configure o atraso de entrega dos seus e-mails

Agora, configure a opção "adiar entrega por um número de minutos" e escolha o tempo que deseja adiar a entrega dos seus e-mails. Por exemplo, configure para 5 minutos e clique em avançar.

Passo 7: Configure exceções para e-mails que precisam ser enviados imediatamente

Mas essa regra também precisa de exceções, é claro! Existem as situações que precisamos realizar o envio de e-mail imediatamente. Selecione a opção "exceto marcada como prioridade" e configure a prioridade como "Alta".

Passo 8: Conclusão de configuração da regra

Na tela de Conclusão da configuração da regra, confira as etapas: especifique um nome para sua regra como "Envio de Email Controlado"; certifique-se de que a opção "Ativar esta regra" esteja selecionada; e revise a descrição da regra. Por fim, clique no botão Concluir.

Recap: a configuração para ativar um atraso de segurança para realizar o envio de e-mails no Office 365 é uma medida simples, mas extremamente útil para evitar situações embaraçosas causadas por envios precipitados.