Como fazer o planejamento financeiro da minha empresa?

E se houvesse um jeito de estar tão bem preparado, que não importe o que aconteça, você conseguirá se adaptar ao futuro? Em 2001 Rodolph Giuliani era prefeito de Nova York em um dos momentos mais tristes da cidade e do mundo, os atentados terroristas ao World Trade Center, notadamente um fato inesperado e de consequências catastróficas para todos. Giuliani é um dos defensores da preparação extrema e que essa é uma arma fundamental para a sobrevivência em situações de tal magnitude como as vividas em 11/09. Mesmo sem uma preparação especifica para o fato, a cidade conseguiu ter agilidade para as decisões tomadas em algo tão radical, devido aos intensos treinamentos em diversos tipos diferentes de emergências. O ex prefeito da Big Apple afirma que “quando a preparação é intensa e sistemática, qualquer coisa diferente será uma pequena variação daquilo para o qual você se preparou”.

O trabalho de um empreendedor é diversas vezes complexo, geralmente o seu principal foco é cuidar dos seus clientes e do seu produto. Porém, existem diversas funções e atividades que precisam ser feitas para dar sustentação ao negócio e nem sempre o empresario está familiarizado com elas. A intenção aqui é justamente ajudar aqueles que não possuem profundos conhecimentos financeiros a ter uma ideia de como fazer um bom planejamento financeiro.

Você certamente não iria a um lugar completamente desconhecido sem ao menos um bom mapa ao seu lado. Acredito que você também não deveria ir ao mercado sem um planejamento financeiro adequado. Ele te dará as noções de tempo e direção fundamentais para se tocar um bom negócio.

Espero que com esse cliché de direção eu já tenha te convencido da importância do planejamento, mas se isso ainda não aconteceu eu vou apelar para sua perseverança e pedir para você persistir um pouco no texto, pois, desse ponto em diante, falarei de alguns pontos que podem ajudar na construção do plano financeiro para o seu negócio.

Olhar os números, o começo de tudo!

Os números geralmente derrubam os mitos, tê-los em suas mãos é o primeiro passo para construir uma planejamento financeiro matador para o seu negócio. Estudar os dados obtidos dos controles de caixa e da contabilidade, perceber as correlações e avaliar os indicadores de performance: esse é o primeiro passo para o entendimento da situação financeira da sua empresa.

Analise o fluxo de caixa, como e quando ocorrem as principais saídas, não deixe de verificar também o balancete mensal, demonstração de resultados e balanço patrimonial.  Quando você olha para o caixa da sua empresa, você tem uma visão financeira do negócio, os relatórios contábeis apresentam a situação econômica. Isso porque um está registrado em regime de caixa, isso quer dizer, pelo efetivo pagamento ou recebimento financeiro e o outro por competência que ocorre em conjunto com o fato, ou seja, quando acontece uma prestação de serviço ou a transferência de risco de um produto.

Não deixe de acompanhar também os indicadores econômicos/financeiros. Indicadores de ciclos e prazos, rentabilidade, liquidez, custo de capital e lucratividade. Todos esses números analisados em conjunto mostram como anda a saúde financeira do seu negócio.

Olhar para trás não garantirá os bons resultados no futuro, mas, mostra quais erros do passado podem ser evitados garantindo a geração de conhecimento sobre o negócio.

Estrutura de custos

Os gastos podem ser divididos em custos, despesas, investimentos ou perdas. Geralmente classificamos como custos tudo aquilo que está envolvido na confecção e distribuição do produto ou serviço da empresa. Despesas são relativas as atividades de suporte do negócio, ligadas a administração das atividades. Investimentos são os gastos onde o intuito é o aumento da capacidade. E finalmente perdas que são aqueles que não trarão benefícios para a operação.  Os custos ainda podem ser diretos ou indiretos, fixos ou variáveis. Entender essa estrutura te ajuda a precificar com mais qualidade, sabendo os limites que as operações suportam sem prejudicar as margens e o resultado da empresa.

Perceba que a estrutura de custos não tem a ver apenas com dinheiro e sim com mensuração de esforço. Qual a quantidade de insumo você precisa ter para produzir determinado produto? Qual a quantidade de horas necessárias para prestar um serviço? À medida que se ganha escala o nível de esforço por unidade é reduzido?

Respondendo essas perguntas você consegue, por exemplo, saber o ponto de equilíbrio do seu negócio, que é quando suas operações possuem receita suficiente para pagar todos os custos e despesas ficar com o lucro zerado.

Não dá para abrir mão de uma boa visão de custos na hora de fazer o planejamento financeiro do negócio, eles trazem informações valiosas demais e que serão determinantes se bem analisadas.

Capital de giro e fluxo de caixa

O capital de giro é fundamental para o bom andamento do dia a dia do seu negócio. É claro, não podemos deixar ele de lado no planejamento financeiro empresarial, pois, o capital de giro representa o valor necessário para a empresa tocar as suas operações no curto prazo. Na maioria dos negócios, entrada e saídas não são totalmente correlacionadas, o que é normal devido as questões mercadológicas.

É necessário ter em mãos os ciclos operacionais e financeiros, além dos prazos que os compõe, que são: prazo médio de recebimento, de pagamento e de estocagem.  Esses indicadores apresentam uma média e assim é possível saber se a empresa trabalha fazendo investimento em seu mercado, ou seja, dando prazo para o seu cliente ou sendo investida pelos seus fornecedores, dessa forma recebendo um fôlego maior para realizar seus pagamentos. Isso é fundamental, pois, determina quando dinheiro a empresa precisa manter em seu caixa para tocar suas operações.

Junte ao capital de giro a gestão de fluxo de caixa. Fluxo de caixa é o casamento entre contas a pagar e receber, nele converge todas as atividades financeiras. Como está presente em nosso dia a dia, nas finanças pessoais é algo mais fácil de de se compreender, porém, ele é fundamental para o planejamento financeiro, dessa forma precisa ser acompanhado de perto.

Em 2009 conversando com um o CEO de uma grande montadora de veículos, ele me disse que, devido à crise que afetava o mundo naquela época, ele passou a acompanhar o fluxo de caixa da empresa diariamente, antes era apenas uma vez por semana. Esse é um relato do responsável por uma grande empresa, com uma grande capacidade financeira e com uma equipe competente para dar suporte, mas, mesmo assim não se pode descuidar do caixa.

Realmente ter uma visão do que está no financeiro da empresa no dia e o que irá ocorrer nos próximos é fundamental para tomar boas decisões. Por isso, ter uma planilha com todas as operações que estão certas no futuro e também as provisões para aquelas que ainda não tem 100% de certeza faz com que a empresa não tenha surpresas desagradáveis e consiga aproveitar o máximo possível o seus recursos para aumentar a sua competitividade.

Orçamento empresarial

A consolidação do planejamento deve ocorrer no orçamento. E um bom orçamento empresarial começa por boas premissas. Não adianta se concentrar apenas nas operações da empresa é preciso olhar para fora do negócio.

Analisando as conjecturas macro e micro econômicas, além do cenário político, tecnológico e legal é possível entender em qual ambiente a empresa irá navegar. O orçamento também não deve ser algo engessado que atrapalhe a empresa, mas, sua alteração só deve ser avaliada a partir das mudanças nas premissas definidas. Assim não se perde o controle e o rumo do negócio.

Vender é a principal atividade da empresa, dela se deriva todas as outras. Portanto deve-se começar o orçamento a partir da sua expectativa de vendas. Você pode fazer isso olhando para o passado e fazendo um orçamento histórico adicionamento crescimento ou declínio a sua receita de acordo com as premissas. Ou então fazer algo do zero a partir de uma análise do mercado mirando apenas o futuro. Entre os vários tipos de orçamento que você escolher não há escapatória, você terá que prever suas vendas.

A partir da expectativa de vendas será preciso dimensionar os esforços necessários para alcançar esses resultados. Agora entrarão os orçamentos de insumos, pessoal, manutenção, despesas, perdas e investimentos. Não existe nenhuma outra maneira de se conseguir receitas em um negócio que não seja gastando uma parte dessas, o grande segredo está em gastar na hora certa e na quantidade certa.

Faça diferentes cenários

Não se engane, planejamento é chute, tem quem chute como o gênio do Barcelona, Lionel Messi, e aqueles que chutam como jogadores de futebol de fim de semana. Para minimizar isso você precisa, a partir do orçamento empresarial, criar cenários: “E se as receitas caírem? Ou se aumentarem? Se os preços dos fornecedores mudarem? Se houver um aumento salarial? E se a demanda aumentar? E se a economia piorar muito? e se melhorar? Se o dólar subir? Se a inflação cair?”

Não adianta, por mais que se tente, eu te garanto que não há nenhuma maneira garantida de se prever o futuro. Eu sei, isso é uma droga. Mas, a essência do planejamento não é prever o futuro, mas, estar preparado para ele. A partir da projeção de cenários você pode buscar alternativas e encontrar soluções para as situações que a sua empresa se encontrar.

Controle

Se projetar cenários te ajuda a se preparar, o controle financeiro irá te mostrar para onde você esta indo. Não adianta nada um mapa se você não o acompanha, se você não confere se esta seguindo os passos corretamente e se não há nenhuma variação no ambiente que te obrigue mudar a rota.

O controle geralmente é um ponto de discórdia nas empresas, por que muitas pessoas confundem e acabam o transformando em “burrocracia”. Eu acredito em negócios em que não seja preciso controlar os minutos a mais de um funcionário no café, ou quantas impressões ele está fazendo, ou que seja preciso realizar um requerimento em 3 vias para se conseguir uma Bic nova. Foque o controle na performance, no resultado.

O controle precisa focar no resultado, porque é humanamente impossível controlar todos os passos dentro da empresa.  Por isso é tão importante ter um planejamento financeiro e acompanhar esse plano com a realidade e se certificar que as coisas estão acontecendo ou não e se não qual o motivo.

Planeje, crie processos inteligentes e controle os resultados, assim ficará mais fácil gerir financeiramente o seu negócio e você poderá explorar o máximo do potencial dele.

Ter uma Gestão Empresarial bem estruturada é uma das chaves para o sucesso no empreendedorismo, seja você um negócio com muitos funcionários ou um profissional autônomo. Por isso, se você quiser compartilhar conosco seus pensamentos e ideias em relação ao tema, ou então sugerir algum outro tópico, fique à vontade para falar com a gente! Vamos adorar poder trocar uma ideia com você.