Seja mais leve - e produtivo - com o método GTD

Com objetivo principal de aumentar a produtividade e reduzir o estresse, GTD é um diminutivo para Getting Things Done, método criado pelo americano David Allen. Muito diferente de tantos métodos da moda, que podem causar ansiedade pela fissura de fazer mais e mais o tempo todo, o GTD visa principalmente “esvaziar sua mente” para que você se torne mais criativo, alcance melhores resultados e, principalmente, seja mais feliz!

São muitas os aprendizados possíveis e a teoria é relativamente simples, porém vasta. Sua implementação exige empenho, sendo um processo quase sem fim – diversas pessoas aplicam passos do GTD há mais de dez anos e continuam fazendo mudanças em seus sistemas de organização, adaptando-os a sua realidade presente.

Um ponto bacana é que, já nos primeiros dias, você sente que um novo mundo, com muito mais controle sobre sua vida, está se descortinando. Ou seja, qualquer passo já tem seu valor, mesmo que você não implemente tudo que Allen sugere.

Tive duas experiências de leitura do livro, a última delas no começo da quarentena, entre março e abril de 2020. Logo depois, consegui colocar várias coisas do método em prática e os resultados foram muito positivos. Acredito que ele me acompanhará para sempre, evoluindo continuadamente. Inclusive, de tanto que me fez bem, resolvi comprar o original, em inglês, e farei a terceira leitura. Espero que eu consiga passar pelo menos algumas dicas para você. 😊

Para quem o GTD serve?

• Você já começou a arrumar uma gaveta, encontrou algo interessante, tipo um brinquedo de infância ou um álbum de fotografias, e então começou a mexer com ele, quase esquecendo o que estava fazendo ali no começo? 

• Já voltou a pé para casa, passou em frente ao supermercado e, quando chegou em casa, foi fazer comida e se lembrou que precisava comprar algo? 

• Já começou a ler os e-mails da caixa de entrada, parou para responder um e acabou esquecendo dos outros. Ou, quem sabe, foi interrompido enquanto respondia por alguma mensagem e, horas depois, abriu o e-mail de novo e viu o rascunho pela metade?

Se respondeu sim para pelo menos uma das três perguntas acima, esse método serve para você!

E fique tranquilo. Reforçando, não se trata de um método complexo cheio de regras. O objetivo não é te aprisionar. Outra coisa: não há nenhuma super invenção. O GTD é, basicamente, uma junção de diversas técnicas que muitos já usamos, às vezes naturalmente, e outras que são relativamente fáceis de aplicar, mas exigem dedicação e disciplina para se tornarem hábito.

Mundo mundo vasto mundo

Em nossa vida, todos temos diversas "coisas a resolver". São coisas de áreas distintas: trabalho, relacionamentos, hobbies... enfim, são coisas! Essas coisas, que criam nosso mundo, representam acordos que fizemos - ou com a gente mesmo ou com os outros.

Quando esses acordos não são cumpridos, ou renegociados, temos “laços soltos”. E, aí, surgem os problemas, os desentendimentos, as frustrações. Considerando que, quase sempre, planejamos fazer mais do que somos capazes de cumprir - e ainda lidamos com imprevistos-, a possibilidade de se angustiar com esses laços soltos é muito real.

Coloque na equação a quantidade enorme de informações com as quais lidamos nos tempos atuais e o que você tem é um cenário em que é praticamente impossível se manter sempre atualizado (com tudo 100% resolvido). Na verdade, eu diria que é, sim, impossível. Sempre haverão pendências. Porém, para Allen, você não pode deixar que elas bloqueiem seu pensamento criativo.

Um dos objetivos principais do GTD é te ajudar a chegar ao estado de "mente como água". Deixe Bruce Lee te ajudar: esvazie sua mente, flua como a água.

Mas, afinal, como é esse método?

Um sistema baseado em listas para hospedar as suas "coisas" (ideias, compromissos, tarefas, projetos, referências) que te auxilia a gerenciar todo seu fluxo de trabalho.

Espero explicar trazendo uma das bases do GTD: o processo de 5 passos para fazer as coisas acontecerem.

• Quando algo vier em sua mente (ou em seu ambiente físico), você CAPTURA.
• Em momento definido, você olha tudo que capturou e ESCLARECE: “O que é isto?”. 
• Quase ao mesmo tempo, já ORGANIZA aquilo, colocando-o em seu devido lugar de acordo com seu sistema. 
• Quando for hora de botar as mãos na massa, REFLETE sobre a melhor maneira de concluir aquela tarefa.
• Sabendo do objetivo e de como irá trabalhar, você, aí sim, se ENGAJA na atividade.

Tentarei ilustrar o processo. Imagine a situação: você está dirigindo e se lembra que ainda não mandou mensagem para VAY pedindo cotação de passagens para sua próxima viagem (ou não pagou a conta do IPTU, escolha seu exemplo preferido 😄). 

Espera-se que você não vá parar o carro aquilo naquele mesmo segundo (muito menos fazer aquilo enquanto dirige!). Porém, se você não retirar a pendência de sua mente, colocando em um sistema externo, duas coisas podem acontecer: ou você vai se esquecer, ou aquilo vai ocupar sua cabeça até você resolver.

Então o que o GTD orienta que você faça? É hora de CAPTURAR a informação e colocar em sua caixa de entrada (por exemplo: uma conversa com você mesmo no Whatsapp, onde você pode mandar um texto ou áudio te lembrando disso). 

Para que essa captura tenha sentido e você realmente fique tranquilo em relação às pendências, você precisa ter rotinas de ESCLARECER sua(s) caixa(s) de entrada. Eu, por exemplo, faço isso quando começo a trabalhar, após o almoço e quando vou parar de trabalhar. Abro minha lista inbox no Microsoft To-Do e meu e-mail e vou processando tudo, tomando o cuidado de não parar para executar nada nesse momento (salvo exceções: regra dos dois minutos, que você lê no final deste texto).

Enquanto esclareço, estou praticando também o ORGANIZAR, pois cada item processado é direcionado para uma outra lista relacionada com a natureza daquela tarefa (e/ou do melhor contexto para realizá-la, isso vai depender de como você criar seu sistema, mas a separação por contexto é recomendação do Allen). No exemplo das passagens, eu poderia colocar em uma lista chamada "No PC - tempo livre", que eu acesso enquanto tenho intervalos durante o trabalho. Ou, se existisse um prazo, poderia colocar também no calendário (saiba mais sobre calendário no final do texto também).

Regularmente você vai navegar sobre suas listas. A frequência varia de acordo com o sistema que você montou e com o perfil da sua rotina (aproveitando, vale citar que o GTD recomenda que uma vez por semana a gente revise o sistema inteiro). Essa etapa é a de REFLETIR. No exemplo que eu trouxe, eu faria isso quando estivesse no contexto associado à lista onde coloquei a tarefa, ou seja: no PC, com tempo livre.

Após a reflexão observando todas possibilidades de atividades que eu poderia realizar naquele momento, considerando, além do contexto, outras questões como tempo disponível, nível de energia e importância, eu escolheria qual atividade iria me ENGAJAR. E aí, com foco total, sabendo que é aquilo que eu deveria estar realmente fazendo naquela hora, eu me dedicaria à tarefa - e, então, solicitaria a pesquisa das passagens.

Quando lidamos com pendências assim, experimentamos mais foco, mais sensação de controle e mais realização. A redução na ansiedade também é notável. No exemplo que eu trouxe, o que muita gente faria (inclusive eu, no passado) seria se assustar com a urgência da demanda recém chegada e parar tudo para realizá-la. Muitas vezes nós passamos diretamente do capturar para o engajar, deixando muita coisa pelo caminho e criando um ciclo vicioso. É preciso mudar a maneira com a qual lidamos com as coisas que chamam nossa atenção: nós devemos controlá-las, não o contrário.

O que você pode aplicar hoje

Existe, obviamente, muito mais do que eu trouxe nesse breve exemplo. O entendimento do GTD requer um envolvimento holístico com a abordagem e a melhor maneira de evoluir, na minha opinião, é aliando teoria e prática - estudando e experimentando. Porém, trago alguns pequenos hacks que tirei do livro e que você já pode aplicar hoje. 

1) Esvazie a mente

Tenha um lugar único para depositar tudo que você pensa. É o lugar para "esvaziar a mente". Já citei a conversa com você mesmo no Whatsapp e acredito que é uma ótima maneira de começar, já que provavelmente você usa esse app constantemente.

Crie a conversa, fixe no topo e insira lá tudo que esbarrar em você ao longo do dia: indicações de vídeos para assistir; mensagens/áudios que te enviarem que são grandes demais para responder na hora; pensamentos interessantes sobre aquele projeto; lembretes do que você precisa comprar para sua casa; uma ideia que te ocorreu sobre o que fazer no fim de semana. Enfim, coisas que passaram por você e que vão demandar alguma ação.

Não se esqueça de revisar essa lista diariamente, olhando item por item (não pule para o próximo sem resolver o que fazer com o anterior) e decidindo o que deve ser feito - e em qual contexto. E cuidado para não cair na tendência de se engajar em algo antes de terminar o processamento da caixa toda, exceto se...

2) Regra dos 2 minutos

Aproveitando o hack acima para explicar este com rapidez: você está processando a caixa de entrada e se depara com uma pendência que demora menos de dois minutos para ser resolvida? Faça na hora. 

Simples assim.

3) Calendários são sagrados

"Eu preciso me organizar, vou passar a usar o calendário!". Então você abre sua agenda e insere tudo que você sonha em fazer naquela semana, transformando-o em uma espécie de jogo de tetris lotado de compromissos e blocos de atividades. Não tem jeito, isso é receita para frustração. 

Lembre-se: calendário não é lista de desejos. 

Mude sua relação com a agenda: coloque nela apenas o que tiver data/hora para ser realizado. O que não precisa ser feito em momento específico não vai no calendário, vai em listas de próximas ações (para serem feitas o quanto antes, no contexto determinado).

E o mais importante: comece.

Sem dúvidas você vai precisar ler o livro em algum momento. (Na verdade, se você se envolver com o GTD, com certeza você vai querer lê-lo). Porém, existem boas alternativas para começar sem ele. Tive grandes aprendizados com a Thais Godinho do blog Vida Organizada. Ela tem ótimos vídeos em um canal no Youtube também. Falando em vídeos, gosto demais deste TED Talks do David Allen falando sobre "Modelo de Planejamento Natural de Projetos".

Longo caminho

Como falei no princípio, não podemos esperar que vamos concluir tudo: sempre haverão pendências. E à medida que evoluímos (seja no trabalho, na vida familiar, em um projeto em casa, em um hobbie, etc.), as demandas podem ficar maiores em volume e em complexidade.

Além disso, nem tudo pode ser feito na hora. E nem tudo depende só da gente. Sem um sistema para organizar tudo isso, não é de se estranhar que a gente sempre se sinta um pouco - ou muito - perdido e angustiado.

No contexto atual, sempre conectados, temos outro agravante: as interrupções se tornam cada vez mais constantes. E a tendência é que isso não diminua, mas isso é outro assunto... 

Espero que o GTD te ajude nessa jornada. 😊