Anotando pedidos - 3 Dicas sobre anotações no discovery

Você já teve que parar para anotar uma receita? Você precisa ser rápido senão pulará um dos ingredientes e no final ele pode fazer falta. Imagina agora você anotando um pedido e na hora que o cliente recebe o prato, não era o que ele esperava. Nesse post comentarei 3 práticas que uso em minhas anotações no momento de uma entrevista com stakeholder, para evitar esses pedidos errados.

Parte essencial do discovery é o momento de pesquisa em que você deve conversar com pessoas para obter informações valiosas que vão te direcionar para resolver os problemas certos. Aqui vão algumas dicas de como realizo as anotações dessas conversas.

1 - Anote a timestamp

Essa primeira dica vale para conversas que estão sendo gravadas, vale o adendo que toda conversa gravada você precisa do consentimento da outra parte registrada! Considerando que você está gravando e não tem um observador que vai te acompanhar na entrevista para tomar notas, uma ótima prática é você anotar em que momento o tempo da gravação está quando algo relevante foi dito.

Você pode anotar o tempo e também uma palavra-chave para se lembrar do que se trata. Exemplo:

E daí quando retomamos a gravação em seus 7 minutos e 34 segundos podemos entender todo o contexto que levou a esse insight. É como quando você precisa retornar para o vídeo de uma receita para entender a sequência de ingredientes.

2- Essa é a que mais me ajuda: use alguma referência no começo da linha.

Crie símbolos, nomeie os itens. Facilita o seu scanning quando você precisar retomar para essas anotações, o objetivo disso é você bater o olho e identificar do que se trata e também agiliza a escrita.

Nomeie os itens: Se a entrevistada comentou algo sobre algum número de ticket, nome de alguém relevante para o contexto, algum identificador que vai te facilitar a busca depois, anote.

Por exemplo: 97907 - ticket com vídeo exemplo, ou ainda "GEMAS - reservar".

Crie símbolos: Símbolos precisam ser únicos, rápidos, fáceis para você entender e funcionam como um atalho. O objetivo é trazer rapidez para as notas, então adote siglas também.

Os símbolos que uso e padronizei para as minhas anotações são:

• ! (ponto de exclamação) para ações que preciso fazer e às vezes até repito para entender a prioridade.
• * (asterisco) para coisas importantes que preciso retomar.
• “” (aspas) para citações valiosas, se conseguir registre exatamente o que foi falado.

Na nossa cozinha podíamos muito bem usar um "s/" para informar que aquele pedido é sem algum ingrediente específico.

3- Separe uns 15 minutos para revisar as anotações logo após a conversa.

Assim que acabar a seção é sempre bom já revisar as anotações que você fez, é o melhor momento pois as informações ainda estão frescas contigo. Nesse momento você pode terminar de algumas anotações, capturar o mais relevante, organizar conforme o processo de vocês, mas o mais importante é entender o que fará com essas notas. Então se organize para realizar os próximos passos:

• Tinha alguma ação imediata?
• Precisava acionar alguém? É preciso enviar um e-mail? Aqui é um ótimo momento de já enviar aquele e-mail solicitando o modelo que o cliente comentou que podia te enviar!
• É preciso documentar isso no nosso discovery? Se isso não está no seu processo, já se organize para poder realizar essa tarefa.
• Existe algum ponto que pode ser melhorado no roteiro ou um ponto que tenho que explorar mais na próxima entrevista? Já realize esses ajustes de rota e melhorias.

Precisamos sempre otimizar o tempo, então esse tratamento após a reunião é importantíssimo para que essas informações não fiquem somente na sua cabeça ou no drive de gravações e te poupem de ter uma lista extensa de gravações para retomar.

E uma receita que se preze tem seus segredinhos, então aqui vai uma dica extra:

Foque na conversa!

As anotações são importantes para você se encontrar, mas não devem interromper o fluxo de conversa, ninguém quer ter a sensação de estar em um interrogatório e isso acontece quando paramos o fluxo para ficar escrevendo. Você precisa otimizar e pensar nos seus recursos. Entenda o objetivo que você quer atingir, nem tudo precisa ser anotado!

Tente não burocratizar, criar muitas regras ou complicar os processos de tomar notas, elas são um suporte para não perder as informações. Para encerrar deixo duas recomendações de livros relacionados:

How to take smart notes do Sönke Ahrens, o autor apresenta o método Zettelkasten que é uma forma de anotação com objetivo em aprendizado e referências, é como organizar um cérebro de referências em forma de cards.

E como comentei sobre entrevista, é inevitável não recomendar O Teste da mãe do Rob Fitzpatrick para que você foque em fazer as perguntas certas, inclusive você pode conferir o que falamos sobre o livro aqui e exemplos de sua aplicação aqui.

Então é isso, faça as suas anotações de modo que elas gerem próximas ações para atingir o seu objetivo, chef Felipe desligando por aqui e até mais!